При покупке программных продуктов 1С версии ПРОФ или КОРП заключите договор 1С:ИТС на год и получите 12 месяцев обслуживания по цене 8 месяцев.
Важность настройки системы 1С:Документооборот для бизнеса
1С:Документооборот - один из тех продуктов, бизнес-эффект от внедрения которого, очень сильно зависит от качества настройки системы. Автоматизация документооборота существенно ускоряет выполнение рутинных задач, а также минимизирует вероятность ошибок, связанных с человеческим фактором. Правильно настроенное решение 1С:Документооборот помогает компаниям упорядочить документы, оптимизировать рабочие процессы и повысить контроль над исполнением задач и поручений.
Преимущества использования 1С:Документооборот в работе организаций
Эффективное использование 1С:Документооборот позволяет:
-
Сократить время на обработку документов.
- Автоматизировать процессы визирования и согласования, постановки задач и поручений.
- Улучшить доступ к информации для сотрудников на всех уровнях.
-
Обеспечить защиту данных и контроль доступа в соответствии с локальными нормативно-справочными актами и законодательством.
-
Обеспечить среду эффективного взаимодействие между сотрудниками при работе с документами.
-
Повысить исполнительскую дисциплину.
Почему настройка системы — ключ к эффективному документообороту
Без должной настройки система сможет не раскрыть весь потенциал, а окажется лишь дополнительным обременением. Неполная или неверная настройка 1С:Документооборот создает множество сложностей в управлении документами, например: сложно сориентироваться и выбрать подходящий вид документа для создания и дальнейшей обработки, невозможность доступа к файлам, проблемы с уведомлениями, ошибки в процессах согласования и, как результат, — нарушение бизнес-процессов. Поэтому качественная настройка системы — обязательный этап для её успешного использования.
Первичная настройка 1С:Документооборот: шаги к успешному запуску
Настройка и администрирование: базовые параметры системы
Ключевые настройки системы
1С:Документооборот предоставляет целый ряд возможностей для настройки системы под конкретные нужды бизнеса.
Настройка системы выполняется в следующей последовательности:
-
Настройка функциональности развернутого решения (Настройки – Настройка функциональности)
-
Настройка структуры предприятия и внесение данных собственных организаций
-
Создание пользователей и настройка их полномочий
-
Настройка видового состава документов с параметрами их учета
-
Настройка процессов обработки документов (этапы, сроки, исполнители)
-
Настройка правил заполнения шаблонов файлов для документов по данным карточки документа или данным системы
-
Настройка правил организации взаимосвязей объектов (документы, файлы, мероприятия)
Индивидуальные настройки для сотрудников
Доступ к папкам хранения файлов
принадлежность сотрудника к ролям исполнителей и группам, что позволяет ограничить доступ к документам, задачам и файлам в зависимости от их ролей, что повышает безопасность и снижает риски
Электронная почта и уведомления
настройки позволяют интегрировать почту пользователя с системой, а также установить удобные уведомления по событиям и задачам
Настройка помощников и замещений
позволяет делегировать полномочия работы с документами, файлами и задачами другим сотрудникам в процессах
Работа с почтой и уведомлениями: эффективное взаимодействие
Электронная почта — один из основных каналов для получения уведомлений и документов, поэтому её интеграция с 1С:Документооборотом помогает улучшить коммуникацию внутри компании
-
Настройка и интеграция почтовых систем
- Почтовый клиент 1С:Документооборот — может взаимодействовать с почтовыми сервисами напрямую и почтовыми программами, установленными у пользователя. Это позволяет отправлять и получать письма непосредственно из интерфейса системы.
- Фильтры и правила обратки писем — можно настроить фильтры и правила, которые помогут выделять важные сообщения и исключить из уведомлений менее приоритетные.
-
Упрощение обмена данными с помощью «легкой» почты
Функция «легкой» почты позволяет отправлять уведомления о задачах или изменениях статусов без переноса всех данных, что ускоряет взаимодействие между сотрудниками и снижает нагрузку на информационную базу и оборудование.
Настройки прав доступа: создание безопасной среды
Грамотная настройка прав доступа — это ключ к безопасному документообороту, который поможет защитить корпоративную информацию. А настройка полномочий для групп и пользователей позволит оптимально определить их возможности в системе. Возможности пользователей в системе назначаются установленными для них полномочиями. По умолчанию, все пользователи имеют базовые права для работы с документами, файлами и задачами.
Ответственные за выполнение иных задач учета и настройки системы должны быть наделены соответствующими полномочиями помимо базовых.
Ограничение доступа к документам, файлам, проектам и мероприятиям может быть настроено в следующих разрезах:
- Персональные права (могут определяться явно или через скрипты подстановки)
- По Ролям исполнителей
- По рабочим группам
- По подразделениям
- По грифам
- По проектам
Мобильный доступ и web-версия
Для работы вне офиса, 1С:Документооборот позволяет работать с информационной системой с помощью мобильного клиента, мобильного приложения или с помощью веб-браузера. Это позволяет получать уведомления и работать с документами практически с любого устройства, быть на связи и не выпадать из процессов компании.
Настройки документооборота и работы с процессами
Организация и управление документами (делопроизводство)
Управление списком документов
Доступные для пользователя документы могут быть выведены списком с различными способами группировки и фильтрации. В форме списка доступен предпросмотр основных данных документа, состояния его обработки и состава приложенных файлов. Реализованные механизмы группировки и отбора документов в списке облегчают поиск и управление.
Автоматизация процесса хранения и учета сканированных документов
1С:Документооборот позволяет выполнять потоковое сканирование и автоматическое размещение файлов сканов в документах системы. Это особенно актуально для организаций, где требуется выполнение сканирования большого количества документов для хранения и классификации.
Процессы визирования, согласования и передачи документов
Процессы согласования, утверждения и подписания – важные элементы в системе управления любой компании. От скорости прохождения процессов зависит качество принятия управленческих решений. В 1С:Документооборот можно настроить процессы с задачами визирования и согласования, что позволит минимизировать задержки при подписании или утверждении документов. Для каждого этапа процесса можно настроить срок исполнения, условия проверки корректности выполнения, состав участников с возможностью алгоритмического подбора исполнителей, указать одновременный или последовательный способ обработки. Установка сроков исполнения задач позволит контролировать исполнительскую дисциплину.
Работа с задачами: как настроить процессы в 1С:Документооборот
Управление сроками, перенаправление и эскалация задач
Система позволяет осуществлять контроль сроков исполнения для каждой задачи, перенаправлять или автоматически выполнять задачи при необходимости в соответствии с правилами эскалации. Сотрудники могут перенаправить задачу другому исполнителя или создать подзадачу, по итогам исполнения которой указать решение по своей задаче. Это повышает точность исполнения и снижает вероятность ошибок.
Уточнения и обсуждения по задачам, перенос сроков исполнения
Система позволяет задавать постановщику уточняющие вопросы по полученной задаче в рамках процессов обработки, запрашивать перенос сроков. Автор задачи может переносить сроки исполнения поставленных своих задач.
Настройка резервного копирования: защита данных и планирование
Резервное копирование данных в 1С:Документооборот — это гарантия сохранности информации. Автоматическое резервное копирование позволяет восстанавливать данные при сбоях.
-
Автоматическое резервное копирование и выбор параметров
Настройка резервного копирования позволяет выбрать глубину и частоту копирования данных. Например, можно задать ежедневное копирование всех данных для минимизации рисков потерь.
ВАЖНО! Если выбран метод хранения файлов документов на томах, то необходимо отдельно организовать резервное копирование содержимого томов хранения сторонними инструментами!
-
Хранение копий на сторонних серверахДля дополнительной защиты копии можно хранить на сторонних серверах, что снижает вероятность утраты данных при сбое в основной системе.
Полезные услуги
Абонентское сопровождение
Абонентское сопровождение – это лучшая форма установления доверительного сотрудничества компании и клиента. Абонентское сопровождение – дает Вам возможность максимально оперативно решать Ваши задачи, обеспечить стабильную работу программ, получать квалифицированную поддержку закрепленной команды обслуживающей компании, дорабатывать системы под Ваши запросы и быть в курсе последних обновлений и технологических изменений, вне зависимости от выбранного Вами тарифного плана.
Интеграция 1С с другими системами
Интеграция 1С значительно улучшает управление Вашей компании за счет того, что при интеграции 1С со многими различными программами и оборудованием, создаётся единая система управления бизнесом, сохраняя уникальность её отдельных компонент. Мы готовы помочь интегрировать вашу 1С с другими системами, приложениями и оборудованием, чтобы вы получали максимальную выгоду от работы компании.
Корпоративное внедрение 1С
Технология корпоративного внедрения разработана для крупных проектов или компаний со специфическим учетом, так как позволяет организовать эффективное управление проектом, минимизировать риски при создании автоматизированной системы с учетом особенностей предприятия и с применением лучших практик. Наши специалисты обладают необходимыми знаниями и опытом для успешной реализации корпоративного внедрения «1С:Предприятие 8».
Дополнительные возможности: расширенные функции 1С:Документооборот
Система 1С:Документооборот предлагает ряд дополнительных функций, позволяющих улучшить автоматизацию и адаптировать систему под нужды бизнеса.
-
Использование ботов и интеграция с Telegram
Для уведомлений и простых операций в 1С:Документооборот можно настроить ботов, которые будут интегрированы с Telegram. Это удобный способ для информирования сотрудников, которые находятся вне офиса и возможность не останавливать запущенные процессы.
-
Распознавание изображений и речиСистема поддерживает распознавание графических текстов и речи, что значительно упрощает обработку документов и позволяет в разы сократить время на ввод информации.
-
Юридически значимый электронный документооборот (ЭДО)
Система поддерживает юридически значимый документооборот, что позволяет обмениваться документами с электронными подписями, имеющими юридическую силу. Это упрощает взаимодействие с партнёрами и государственными органами. Наша компания имеет опыт расширения функциональности 1С:Документооборот для работы с ЭДО. Наши специалисты реализовали возможность работы с ЭДО непосредственно из процессов из привычного интерфейса своего рабочего места. Более подробно можно прочитать в разделе ВЕГА:Бесшовная интеграция 1С:Документооборот с Контур.Диадок
Финальная проверка и советы по настройке системы
Советы по окончательной настройке системы
Перед запуском системы важно провести финальную проверку, протестировать настройки прав доступа, уведомлений, и убедиться, что все процессы выполняются корректно. Проверка может включать тестирование каждой группы пользователей, чтобы удостовериться, что все параметры выставлены правильно.
Рекомендации по обращению к сертифицированным специалистам
Настроить типовое решение 1С:Документооборот может быть непросто без опыта. Специалисты помогут максимально оптимизировать систему, а также предложат дополнительные функции, которые улучшат её производительность и эффективность работы сотрудников.
Часто задаваемые вопросы (FAQ) по настройке 1С:Документооборот
- Возможно ли настроить резервное копирование на сервере третьей стороны?
Да, резервные копии могут храниться на сторонних серверах для дополнительной безопасности. Как настроить права доступа для разных отделов и групп сотрудников?
В 1С:Документооборот можно настроить права доступа для каждого отдела и даже для отдельных сотрудников. Это делается через настройку ролей и групп пользователей. Для этого администратор создает группы с определёнными правами, а затем назначает их нужным сотрудникам или отделам. Такой подход позволяет ограничивать доступ к важной информации, обеспечивая безопасность и конфиденциальность данных.Как подключить электронную подпись и настроить юридически значимый документооборот?
Для настройки юридически значимого документооборота в 1С:Документооборот нужно подключить сертификаты электронной подписи. Для этого в системе настраиваются модули работы с квалифицированными ЭЦП, что позволяет заверять документы в соответствии с законодательством. Сотрудники могут использовать свои ЭЦП для подписания документов, что делает их юридически значимыми и позволяет обмениваться ими с партнёрами и госорганами.Как настраивать уведомления о событиях и задачах для разных сотрудников?
Уведомления в 1С:Документооборот можно настроить как на уровне всей компании, так и для отдельных сотрудников. Например, можно настроить, чтобы руководители получали уведомления о всех изменениях в задачах их подчинённых, а сотрудники — только по задачам, которые назначены им напрямую. Для этого используются настройки почтовых уведомлений и напоминаний, которые можно интегрировать с корпоративной почтой или отправлять на личные электронные адреса сотрудников.- Как работает резервное копирование и можно ли выбрать частоту копирования данных?
В 1С:Документооборот есть возможность настроить автоматическое резервное копирование. Частоту резервного копирования можно выбрать в зависимости от потребностей бизнеса. Например, можно установить ежедневное копирование всех данных, еженедельное или даже ежечасное — для особо критичной информации. Также рекомендуется хранить копии на отдельном сервере для минимизации рисков потери данных в случае сбоя.
Почему выбирают нас
27
Лет опыта внедрения продуктов "1С:Предприятие"
112
Сертификатов 1С у сотрудников компании
>345
Успешных внедрений в компаниях разного масштаба и сфер деятельности
ISO
Работаем по стандартам 9001:2015