helpdesk Заказать звонок
open

Настройка 1С:Документо­оборот

Важность настройки системы 1С:Документооборот для бизнеса

1С:Документооборот - один из тех продуктов, бизнес-эффект от внедрения которого, очень сильно зависит от качества настройки системы. Автоматизация документооборота существенно ускоряет выполнение рутинных задач, а также минимизирует вероятность ошибок, связанных с человеческим фактором. Правильно настроенное решение 1С:Документооборот помогает компаниям упорядочить документы, оптимизировать рабочие процессы и повысить контроль над исполнением задач и поручений.

Преимущества использования 1С:Документооборот в работе организаций

Эффективное использование 1С:Документооборот позволяет:

  • Сократить время на обработку документов.

  • Автоматизировать процессы визирования и согласования, постановки задач и поручений.
  • Улучшить доступ к информации для сотрудников на всех уровнях.
  • Обеспечить защиту данных и контроль доступа в соответствии с законодательством.
  • Настроить эффективное взаимодействие между сотрудниками.
  • Повысить исполнительскую дисциплину.

Почему настройка системы — ключ к эффективному документообороту

Без должной настройки система сможет не раскрыть весь потенциал, а окажется лишь дополнительным обременением. Неполная или неверная настройка 1С:Документооборот создает множество сложностей в управлении документами, например: сложно сориентироваться и выбрать подходящий вид документа для его регистрации и дальнейшей обработки, невозможность доступа к файлам, проблемы с уведомлениями, ошибки в процессах согласования и, как результат, — нарушение бизнес-процессов. Поэтому качественная настройка системы — обязательный этап для её успешного использования.

Первичная настройка 1С:Документооборот: шаги к успешному запуску

Настройка и администрирование: базовые параметры системы

Ключевые настройки системы

1С:Документооборот предоставляет целый ряд возможностей для настройки системы под конкретные нужды бизнеса. К базовым параметрам настройки относятся:

  • Настройка видового состава документов и состава видов документов

    первый шаг к наведению порядка и эффективности документооборота.

  • Сроки обработки бизнес-событий

    позволяют контролировать временные рамки для выполнения задач, связанных с обработкой документов.

  • Версионирование документов

    включение и настройка функции, позволяющей отслеживать изменения и сохранять старые версии документов.

  • Электронные подписи

    настройка для заверения документов, что повышает уровень безопасности и легитимности документооборота.

Персональные настройки пользователей

Персональные настройки системы 1С:Документооборот позволяют оптимизировать рабочее пространство для каждого сотрудника, адаптируя его к индивидуальным требованиям.

Индивидуальные настройки для пользователей

Доступ к разным типам файлов и задач
возможность ограничить доступ в зависимости от ролей, что повышает безопасность и снижает риски.
Электронная почта и уведомления
настройки позволяют интегрировать почту пользователя с системой, а также установить удобные уведомления по событиям и задачам.
Выгодное предложение!

При покупке программных продуктов 1С версии ПРОФ или КОРП заключите договор 1С:ИТС на год и получите 12 месяцев обслуживания по цене 8 месяцев.

ЗАКАЗАТЬ

Работа с почтой и уведомлениями: эффективное взаимодействие

Электронная почта — один из основных каналов для получения уведомлений и документов, поэтому её интеграция с 1С:Документооборотом помогает улучшить коммуникацию внутри компании

  • Настройка и интеграция почтовых систем
    • Почтовый клиент 1С:Документооборот —можно интегрировать практически с любой почтовой системой. Это позволяет направлять и получать письма напрямую в интерфейсе системы.
    • Фильтры и правила обратки писем — можно настроить фильтры и правила, которые помогут выделять важные сообщения и исключить из уведомлений менее приоритетные.
  • Упрощение обмена данными с помощью «легкой» почты

    Функция «легкой» почты позволяет отправлять уведомления о задачах или изменениях статусов без переноса всех данных, что ускоряет взаимодействие между сотрудниками и снижает нагрузку на информационную базу и оборудование.

Настройки прав доступа: создание безопасной среды

Грамотная настройка прав доступа — это ключ к безопасному документообороту, который поможет защитить корпоративную информацию. А настройка групп пользователей позволит оптимально распределить функциональность системы. 

Организация прав доступа для разных групп пользователей

  • Права доступа для разных групп — можно настроить доступ на уровне отдельных подразделений или даже сотрудников. Например, руководитель может видеть все документы отдела, а обычный сотрудник — только свои задачи.
  • Настройка прав на документы и процессы — для входящих, исходящих и внутренних документов можно установить разные уровни доступа.

Мобильный доступ и web-версия

Для работы вне офиса, 1С:Документооборот позволяет работать с информационной системой с помощью мобильного клиента, мобильного приложения или с помощью веб-браузера. Это позволяет получать уведомления и работать с документами практически с любого устройства, быть на связи и не выпадать из процессов компании.

Настройки документооборота и работы с процессами

Организация и управление документами (делопроизводство)

Классификация документов и формирование дел

Настройка классификации позволяет группировать документы по категориям, типам и другим критериям, что облегчает поиск и управление.

Организация процесса хранения и учета сканированных копий

Цифровой архив в 1С:Документооборот позволяет сохранять сканы документов и назначать им теги для упрощенного поиска. Это особенно актуально для организаций, где большое количество документов нуждается в хранении и классификации.

Процессы визирования, согласования и передачи документов

Процессы согласования и подписания – важные элементы в системе управления любой компании. От скорости прохождения процессов зависит качество принятия управленческих решений. В 1С:Документооборот можно настроить последовательность визирования и согласования, что исключает задержки при подписании или утверждении документов. Каждый этап процесса можно автоматизировать, настроив маршрут последовательности передачи объекта согласования и сроки исполнения. Именно установка сроков позволит контролировать исполнительскую дисциплину.

Работа с задачами: как настроить процессы в 1С:Документооборот

Управление сроками и перенаправлением задач

Система позволяет настроить контроль сроков для каждой задачи, а также перенаправлять задачи при необходимости, если требуется участие другого сотрудника. Это повышает точность исполнения и снижает вероятность ошибок.

Настройка вопросов по задачам и изменение дат исполнения

Система позволяет уточнять вопросами по задачи, чтобы конкретизировать детали работы. Кроме того, при необходимости можно менять даты исполнения задач, что делает работу более гибкой и адаптивной.

Настройка резервного копирования: защита данных и планирование

Резервное копирование данных в 1С:Документооборот — это гарантия сохранности информации. Автоматическое резервное копирование позволяет восстанавливать данные при сбоях.

  • Автоматическое резервное копирование и выбор параметров
    Настройка резервного копирования позволяет выбрать глубину и частоту копирования данных. Например, можно задать ежедневное копирование всех данных для минимизации рисков потерь.
  • Хранение копий на сторонних серверах
    Для дополнительной защиты копии можно хранить на сторонних серверах, что снижает вероятность утраты данных при сбое в основной системе.

Полезные услуги

Корпоративное внедрение 1С
Технология корпоративного внедрения разработана для крупных проектов или компаний со специфическим учетом, так как позволяет организовать эффективное управление проектом, минимизировать риски при создании автоматизированной системы с учетом особенностей предприятия и с применением лучших практик. Наши специалисты обладают необходимыми знаниями и опытом для успешной реализации корпоративного внедрения «1С:Предприятие 8».
Подробнее
Курс повышения квалификации
Практический курс по расчету заработной платы разработан исходя из нашего многолетнего опыта внедрения программных продуктов «1С:Предприятие 8» с учетом всех особенностей законодательства, технических возможностей конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» и потребностей пользователей. Обучение проводится в удобном онлайн-формате благодаря чему вы сможете повысить квалификацию без отрыва от производства.
Подробнее
Абонентское сопровождение
Абонентское сопровождение – это лучшая форма установления доверительного сотрудничества компании и клиента. Абонентское сопровождение – дает Вам возможность максимально оперативно решать Ваши задачи, обеспечить стабильную работу программ, получать квалифицированную поддержку закрепленной команды обслуживающей компании, дорабатывать системы под Ваши запросы и быть в курсе последних обновлений и технологических изменений, вне зависимости от выбранного Вами тарифного плана.
Подробнее

Дополнительные возможности: расширенные функции 1С:Документооборот

Система 1С:Документооборот предлагает ряд дополнительных функций, позволяющих улучшить автоматизацию и адаптировать систему под нужды бизнеса.

  • Использование ботов и интеграция с Telegram

    Для уведомлений и простых операций в 1С:Документооборот можно настроить ботов, которые будут интегрированы с Telegram. Это удобный способ для информирования сотрудников, которые находятся вне офиса и возможность не останавливать запущенные процессы.

  • Распознавание изображений и речи
    Система поддерживает распознавание графических текстов и речи, что значительно упрощает обработку документов и позволяет в разы сократить время на ввод информации.
  • Юридически значимый электронный документооборот (ЭДО)

    Система поддерживает юридически значимый документооборот, что позволяет обмениваться документами с электронными подписями, имеющими юридическую силу. Это упрощает взаимодействие с партнёрами и государственными органами. Наша компания имеет опыт расширения функциональности 1С:Документооборот для работы с ЭДО. Наши специалисты реализовали возможность работы с ЭДО непосредственно из процессов из привычного интерфейса своего рабочего места. Более подробно можно прочитать в разделе ВЕГА:Бесшовная интеграция 1С:Документооборот с Контур.Диадок

Финальная проверка и советы по настройке системы

Советы по окончательной настройке системы

Перед запуском системы важно провести финальную проверку, протестировать настройки прав доступа, уведомлений, и убедиться, что все процессы выполняются корректно. Проверка может включать тестирование каждой группы пользователей, чтобы удостовериться, что все параметры выставлены правильно.

Рекомендации по обращению к сертифицированным специалистам

Настроить типовое решение 1С:Документооборот может быть непросто без опыта. Специалисты помогут максимально оптимизировать систему, а также предложат дополнительные функции, которые улучшат её производительность и эффективность работы сотрудников.

Часто задаваемые вопросы (FAQ) по настройке 1С:Документооборот

  1. Возможно ли настроить резервное копирование на сервере третьей стороны?
    Да, резервные копии могут храниться на сторонних серверах для дополнительной безопасности.
  2. Как настроить права доступа для разных отделов и групп сотрудников?
    В 1С:Документооборот можно настроить права доступа для каждого отдела и даже для отдельных сотрудников. Это делается через настройку ролей и групп пользователей. Для этого администратор создает группы с определёнными правами, а затем назначает их нужным сотрудникам или отделам. Такой подход позволяет ограничивать доступ к важной информации, обеспечивая безопасность и конфиденциальность данных.

  3. Как подключить электронную подпись и настроить юридически значимый документооборот?
    Для настройки юридически значимого документооборота в 1С:Документооборот нужно подключить сертификаты электронной подписи. Для этого в системе настраиваются модули работы с квалифицированными ЭЦП, что позволяет заверять документы в соответствии с законодательством. Сотрудники могут использовать свои ЭЦП для подписания документов, что делает их юридически значимыми и позволяет обмениваться ими с партнёрами и госорганами.

  4. Как настраивать уведомления о событиях и задачах для разных сотрудников?
    Уведомления в 1С:Документооборот можно настроить как на уровне всей компании, так и для отдельных сотрудников. Например, можно настроить, чтобы руководители получали уведомления о всех изменениях в задачах их подчинённых, а сотрудники — только по задачам, которые назначены им напрямую. Для этого используются настройки почтовых уведомлений и напоминаний, которые можно интегрировать с корпоративной почтой или отправлять на личные электронные адреса сотрудников.

  5. Как работает резервное копирование и можно ли выбрать частоту копирования данных?
    В 1С:Документооборот есть возможность настроить автоматическое резервное копирование. Частоту резервного копирования можно выбрать в зависимости от потребностей бизнеса. Например, можно установить ежедневное копирование всех данных, еженедельное или даже ежечасное — для особо критичной информации. Также рекомендуется хранить копии на отдельном сервере для минимизации рисков потери данных в случае сбоя.
Почему выбирают нас
27
Лет опыта внедрения продуктов "1С:Предприятие"
112
Сертификатов 1С у сотрудников компании
>345
Успешных внедрений в компаниях разного масштаба и сфер деятельности
ISO
Работаем по стандартам 9001:2015

Возврат к списку