При покупке программных продуктов 1С версии ПРОФ или КОРП заключите договор 1С:ИТС на год и получите 12 месяцев обслуживания по цене 8 месяцев.
Важность настройки системы 1С:Документооборот для бизнеса
1С:Документооборот - один из тех продуктов, бизнес-эффект от внедрения которого, очень сильно зависит от качества настройки системы. Автоматизация документооборота существенно ускоряет выполнение рутинных задач, а также минимизирует вероятность ошибок, связанных с человеческим фактором. Правильно настроенное решение 1С:Документооборот помогает компаниям упорядочить документы, оптимизировать рабочие процессы и повысить контроль над исполнением задач и поручений.

Преимущества использования 1С:Документооборот в работе организаций
Эффективное использование 1С:Документооборот позволяет:
-
Сократить время на обработку документов.
- Автоматизировать процессы визирования и согласования, постановки задач и поручений.
- Улучшить доступ к информации для сотрудников на всех уровнях.
- Обеспечить защиту данных и контроль доступа в соответствии с законодательством.
- Настроить эффективное взаимодействие между сотрудниками.
-
Повысить исполнительскую дисциплину.
Почему настройка системы — ключ к эффективному документообороту
Без должной настройки система сможет не раскрыть весь потенциал, а окажется лишь дополнительным обременением. Неполная или неверная настройка 1С:Документооборот создает множество сложностей в управлении документами, например: сложно сориентироваться и выбрать подходящий вид документа для его регистрации и дальнейшей обработки, невозможность доступа к файлам, проблемы с уведомлениями, ошибки в процессах согласования и, как результат, — нарушение бизнес-процессов. Поэтому качественная настройка системы — обязательный этап для её успешного использования.
Первичная настройка 1С:Документооборот: шаги к успешному запуску
Настройка и администрирование: базовые параметры системы
Ключевые настройки системы
1С:Документооборот предоставляет целый ряд возможностей для настройки системы под конкретные нужды бизнеса. К базовым параметрам настройки относятся:
-
Настройка видового состава документов и состава видов документов
первый шаг к наведению порядка и эффективности документооборота.
-
Сроки обработки бизнес-событий
позволяют контролировать временные рамки для выполнения задач, связанных с обработкой документов.
-
Версионирование документов
включение и настройка функции, позволяющей отслеживать изменения и сохранять старые версии документов.
-
Электронные подписи
настройка для заверения документов, что повышает уровень безопасности и легитимности документооборота.
Персональные настройки пользователей
Персональные настройки системы 1С:Документооборот позволяют оптимизировать рабочее пространство для каждого сотрудника, адаптируя его к индивидуальным требованиям.
Индивидуальные настройки для пользователей
Работа с почтой и уведомлениями: эффективное взаимодействие
Электронная почта — один из основных каналов для получения уведомлений и документов, поэтому её интеграция с 1С:Документооборотом помогает улучшить коммуникацию внутри компании
-
Настройка и интеграция почтовых систем
- Почтовый клиент 1С:Документооборот —можно интегрировать практически с любой почтовой системой. Это позволяет направлять и получать письма напрямую в интерфейсе системы.
- Фильтры и правила обратки писем — можно настроить фильтры и правила, которые помогут выделять важные сообщения и исключить из уведомлений менее приоритетные.
-
Упрощение обмена данными с помощью «легкой» почты
Функция «легкой» почты позволяет отправлять уведомления о задачах или изменениях статусов без переноса всех данных, что ускоряет взаимодействие между сотрудниками и снижает нагрузку на информационную базу и оборудование.
Настройки прав доступа: создание безопасной среды
Грамотная настройка прав доступа — это ключ к безопасному документообороту, который поможет защитить корпоративную информацию. А настройка групп пользователей позволит оптимально распределить функциональность системы.
Организация прав доступа для разных групп пользователей
- Права доступа для разных групп — можно настроить доступ на уровне отдельных подразделений или даже сотрудников. Например, руководитель может видеть все документы отдела, а обычный сотрудник — только свои задачи.
- Настройка прав на документы и процессы — для входящих, исходящих и внутренних документов можно установить разные уровни доступа.
Мобильный доступ и web-версия
Для работы вне офиса, 1С:Документооборот позволяет работать с информационной системой с помощью мобильного клиента, мобильного приложения или с помощью веб-браузера. Это позволяет получать уведомления и работать с документами практически с любого устройства, быть на связи и не выпадать из процессов компании.
Настройки документооборота и работы с процессами
Организация и управление документами (делопроизводство)
Классификация документов и формирование дел
Настройка классификации позволяет группировать документы по категориям, типам и другим критериям, что облегчает поиск и управление.
Организация процесса хранения и учета сканированных копий
Цифровой архив в 1С:Документооборот позволяет сохранять сканы документов и назначать им теги для упрощенного поиска. Это особенно актуально для организаций, где большое количество документов нуждается в хранении и классификации.
Процессы визирования, согласования и передачи документов
Процессы согласования и подписания – важные элементы в системе управления любой компании. От скорости прохождения процессов зависит качество принятия управленческих решений. В 1С:Документооборот можно настроить последовательность визирования и согласования, что исключает задержки при подписании или утверждении документов. Каждый этап процесса можно автоматизировать, настроив маршрут последовательности передачи объекта согласования и сроки исполнения. Именно установка сроков позволит контролировать исполнительскую дисциплину.
Работа с задачами: как настроить процессы в 1С:Документооборот
Управление сроками и перенаправлением задач
Система позволяет настроить контроль сроков для каждой задачи, а также перенаправлять задачи при необходимости, если требуется участие другого сотрудника. Это повышает точность исполнения и снижает вероятность ошибок.
Настройка вопросов по задачам и изменение дат исполнения
Система позволяет уточнять вопросами по задачи, чтобы конкретизировать детали работы. Кроме того, при необходимости можно менять даты исполнения задач, что делает работу более гибкой и адаптивной.
Настройка резервного копирования: защита данных и планирование
Резервное копирование данных в 1С:Документооборот — это гарантия сохранности информации. Автоматическое резервное копирование позволяет восстанавливать данные при сбоях.
-
Автоматическое резервное копирование и выбор параметровНастройка резервного копирования позволяет выбрать глубину и частоту копирования данных. Например, можно задать ежедневное копирование всех данных для минимизации рисков потерь.
-
Хранение копий на сторонних серверахДля дополнительной защиты копии можно хранить на сторонних серверах, что снижает вероятность утраты данных при сбое в основной системе.
Полезные услуги
Дополнительные возможности: расширенные функции 1С:Документооборот
Система 1С:Документооборот предлагает ряд дополнительных функций, позволяющих улучшить автоматизацию и адаптировать систему под нужды бизнеса.
-
Использование ботов и интеграция с Telegram
Для уведомлений и простых операций в 1С:Документооборот можно настроить ботов, которые будут интегрированы с Telegram. Это удобный способ для информирования сотрудников, которые находятся вне офиса и возможность не останавливать запущенные процессы.
-
Распознавание изображений и речиСистема поддерживает распознавание графических текстов и речи, что значительно упрощает обработку документов и позволяет в разы сократить время на ввод информации.
-
Юридически значимый электронный документооборот (ЭДО)
Система поддерживает юридически значимый документооборот, что позволяет обмениваться документами с электронными подписями, имеющими юридическую силу. Это упрощает взаимодействие с партнёрами и государственными органами. Наша компания имеет опыт расширения функциональности 1С:Документооборот для работы с ЭДО. Наши специалисты реализовали возможность работы с ЭДО непосредственно из процессов из привычного интерфейса своего рабочего места. Более подробно можно прочитать в разделе ВЕГА:Бесшовная интеграция 1С:Документооборот с Контур.Диадок
Финальная проверка и советы по настройке системы
Советы по окончательной настройке системы
Перед запуском системы важно провести финальную проверку, протестировать настройки прав доступа, уведомлений, и убедиться, что все процессы выполняются корректно. Проверка может включать тестирование каждой группы пользователей, чтобы удостовериться, что все параметры выставлены правильно.
Рекомендации по обращению к сертифицированным специалистам
Настроить типовое решение 1С:Документооборот может быть непросто без опыта. Специалисты помогут максимально оптимизировать систему, а также предложат дополнительные функции, которые улучшат её производительность и эффективность работы сотрудников.
Часто задаваемые вопросы (FAQ) по настройке 1С:Документооборот
- Возможно ли настроить резервное копирование на сервере третьей стороны?
Да, резервные копии могут храниться на сторонних серверах для дополнительной безопасности. Как настроить права доступа для разных отделов и групп сотрудников?
В 1С:Документооборот можно настроить права доступа для каждого отдела и даже для отдельных сотрудников. Это делается через настройку ролей и групп пользователей. Для этого администратор создает группы с определёнными правами, а затем назначает их нужным сотрудникам или отделам. Такой подход позволяет ограничивать доступ к важной информации, обеспечивая безопасность и конфиденциальность данных.Как подключить электронную подпись и настроить юридически значимый документооборот?
Для настройки юридически значимого документооборота в 1С:Документооборот нужно подключить сертификаты электронной подписи. Для этого в системе настраиваются модули работы с квалифицированными ЭЦП, что позволяет заверять документы в соответствии с законодательством. Сотрудники могут использовать свои ЭЦП для подписания документов, что делает их юридически значимыми и позволяет обмениваться ими с партнёрами и госорганами.Как настраивать уведомления о событиях и задачах для разных сотрудников?
Уведомления в 1С:Документооборот можно настроить как на уровне всей компании, так и для отдельных сотрудников. Например, можно настроить, чтобы руководители получали уведомления о всех изменениях в задачах их подчинённых, а сотрудники — только по задачам, которые назначены им напрямую. Для этого используются настройки почтовых уведомлений и напоминаний, которые можно интегрировать с корпоративной почтой или отправлять на личные электронные адреса сотрудников.- Как работает резервное копирование и можно ли выбрать частоту копирования данных?
В 1С:Документооборот есть возможность настроить автоматическое резервное копирование. Частоту резервного копирования можно выбрать в зависимости от потребностей бизнеса. Например, можно установить ежедневное копирование всех данных, еженедельное или даже ежечасное — для особо критичной информации. Также рекомендуется хранить копии на отдельном сервере для минимизации рисков потери данных в случае сбоя.