При покупке программных продуктов 1С версии ПРОФ или КОРП заключите договор 1С:ИТС на год и получите 12 месяцев обслуживания по цене 8 месяцев.
Почему документооборот — ключевой аспект бизнеса
Каждый день компания работает с огромным количеством документов: договоры, счета, служебные записки, отчёты. Ошибки и хаос в управлении этими документами приводят к потерям данных, задержкам в работе и даже финансовым рискам. В условиях цифровизации становится критически важно не просто хранить документы, но и оперативно их находить, обрабатывать и согласовывать.
Одна из самых эффективных стратегий — внедрение электронного документооборота (ЭДО) с помощью 1С. Однако перед этим необходимо провести анализ текущей системы управления документами. Здесь на помощь приходит консалтинг документооборота — услуга, которая помогает выявить проблемные зоны и настроить эффективную систему управления документами.
Основные проблемы в документообороте
-
Потеря документов
Физические носители, хаотичное хранение файлов, пересылка по электронной почте — всё это ведёт к тому, что нужный документ оказывается утерян. В результате:
- Теряется время на поиск.
- Возникают риски срыва сроков и потери клиентов.
- Появляется вероятность утечки конфиденциальной информации.
-
Ошибки при создании документов
Некорректные данные в договорах, устаревшие шаблоны, человеческий фактор — всё это ведёт к юридическим и финансовым рискам. Ошибки могут привести к штрафам, судебным разбирательствам и потере деловой репутации.
-
Долгое согласование документов
Многократные правки, отсутствие единой платформы для взаимодействия, ручная отправка файлов по почте — всё это замедляет бизнес-процессы. В итоге сотрудники тратят недели на согласование простого договора.
-
Хаос в хранении
Документы хранятся на разных носителях, на локальных компьютерах, в почтовых архивах. Из-за этого:
- Сложно найти нужную версию документа.
- Доступ к важным файлам получают посторонние сотрудники.
- Возникают сложности с интеграцией данных между отделами.
-
Влияние человеческого фактора
Копирование файлов, ручное ведение архива, неструктурированное хранение — всё это приводит к дублированию данных, потере информации и снижению эффективности работы.
Как понять, что пора менять систему?
Прежде чем внедрять новые решения, важно оценить текущее состояние документооборота. Если хотя бы на половину вопросов из чек-листа ниже ваш ответ неудовлетворителен, значит, пора наводить порядок.
Чек-лист: оцените свой документооборот:
- Есть ли в вашей компании человек, который отвечает за документооборот?
Как много времени требуется на поиск бумаг?
Порой отыскать их невозможно.Как устроено архивирование?
В кабинетах и на столах сотрудников, без единого перечня, защищенного от посторонних лиц.Что нужно сделать при поступлении новых документов?
Инструкции не актуальны, новые сотрудники не знают, как поступить, поэтому бумаги могут не попасть к нужному адресату.Как создаются новые документы?
Ошибки в процессе работы приводят к частым переделкам.Сколько времени требуется на согласование?
Четких временных рамок нет, сроки затягиваются, даты постоянно меняются.Как контролируется рабочее время сотрудников?
Отсутствие контроля за временем и планирования задач, эффективность работы остается условной.Что происходит, если сотрудник уходит в отпуск, заболевает или увольняется?
Работа замедляется или останавливается, когда данные не были переданы предварительно.- Как организованы запреты на доступ к информации?
Специалисты имеют доступ к документам, которые не имеют отношения к их работе, доступ может сохраняться даже после увольнения.
Если многие из этих пунктов вам знакомы, значит, ваша система документооборота нуждается в пересмотре. Консалтинг поможет выявить проблемные места, предложить решения и внедрить современные инструменты для их устранения.
Как работает консалтинг документооборота?
Консалтинг проходит в несколько этапов:
-
Аудит текущей системы
- Анализ существующих процессов.
- Оценка проблемных зон и рисков.
- Определение готовности компании к автоматизации.
-
Оптимизация процессов
- Создание новых регламентов.
- Определение зон ответственности сотрудников.
- Разработка удобной структуры хранения документов.
-
Автоматизация
- Внедрение системы электронного документооборота на базе 1С.
- Настройка маршрутов согласования и контроля версий.
- Интеграция с ERP, CRM и другими бизнес-приложениями.
-
Обучение сотрудников
- Разъяснение новых регламентов.
- Обучение работе в системе.
- Поддержка на этапе перехода.
-
Сопровождение
- Мониторинг эффективности системы.
- Внесение улучшений и доработок.
- Оперативная техническая поддержка.
Основные этапы внедрения
Этап 1: Анализ и аудит
- Проведение интервью с сотрудниками.
- Изучение текущих процессов.
- Формирование аналитической справки с выводами и рекомендациями.
Этап 2: Разработка системы
- Определение стандартов документооборота.
- Создание шаблонов и инструкций.
- Настройка ролевой модели доступа.
Этап 3: Внедрение
- Настройка системы хранения и поиска.
- Оптимизация процесса согласования.
- Контроль эффективности на первых этапах.
Преимущества систематизированного документооборота
-
Удобство: доступность и контроль
Систематизированный документооборот – это про комфорт и контроль. Больше не нужно тратить часы на поиски нужного файла в почте или папках – вся информация доступна в пару кликов.
-
Как это работает?
- Документы хранятся в едином пространстве с удобной системой поиска.
- Согласования проходят по четким срокам, что помогает планировать рабочий процесс.
- Руководители получают актуальные данные для принятия решений без задержек.
Результат – больше времени на ключевые задачи, меньше хаоса в бумагах.
Выгода: снижение затрат и рост эффективности.
Каждая минута, потраченная на рутину, – это потерянные деньги. Оптимизированный документооборот минимизирует финансовые потери и делает бизнес более продуктивным.
-
Как это отражается на финансах?
- Снижаются затраты на персонал, так как автоматизированные процессы требуют меньше ресурсов.
- Уменьшаются временные издержки на обработку документов.
- Производительность сотрудников растет за счет оптимизации рабочих процессов.
- Себестоимость продукции или услуг снижается, а бизнес получает конкурентное преимущество.
- Защищенность: надежность и минимизация рисков.
Работа с документами – это не только про удобство, но и про безопасность. Ошибки в бумагах могут стоить дорого, а несогласованные действия – привести к штрафам и потерям.
-
Что дает систематизированный документооборот?
- Все файлы находятся на своих местах, доступ к ним четко регулируется.
- Ошибки сведены к минимуму за счет автоматизированных проверок.
- Сверки с налоговой и партнерами проходят без проблем, так как все данные актуальны и доступны.
- Компания становится более гибкой: проще адаптироваться к новым условиям рынка без лишних рисков.
Полезные услуги
Абонентское сопровождение
Абонентское сопровождение – это лучшая форма установления доверительного сотрудничества компании и клиента. Абонентское сопровождение – дает Вам возможность максимально оперативно решать Ваши задачи, обеспечить стабильную работу программ, получать квалифицированную поддержку закрепленной команды обслуживающей компании, дорабатывать системы под Ваши запросы и быть в курсе последних обновлений и технологических изменений, вне зависимости от выбранного Вами тарифного плана.
Интеграция 1С с другими системами
Интеграция 1С значительно улучшает управление Вашей компании за счет того, что при интеграции 1С со многими различными программами и оборудованием, создаётся единая система управления бизнесом, сохраняя уникальность её отдельных компонент. Мы готовы помочь интегрировать вашу 1С с другими системами, приложениями и оборудованием, чтобы вы получали максимальную выгоду от работы компании.
Корпоративное внедрение 1С
Технология корпоративного внедрения разработана для крупных проектов или компаний со специфическим учетом, так как позволяет организовать эффективное управление проектом, минимизировать риски при создании автоматизированной системы с учетом особенностей предприятия и с применением лучших практик. Наши специалисты обладают необходимыми знаниями и опытом для успешной реализации корпоративного внедрения «1С:Предприятие 8».
Наши услуги
Мы оказываем услуги по созданию корпоративных автоматизированных систем управления документами: от аудита текущих процессов работы с документами до проектирования целевой модели документооборота.
Аудит состояния документооборота
- мы опросим сотрудников всех ваших подразделений;
- проведем диагностику готовности предприятия к внедрению СЭД;
- предоставим вам рекомендации по совершенствованию документооборота;
- обеспечим рекомендации по выстраиванию документооборота «с нуля» при работе с вновь созданными подразделениями;
- предложим при необходимости полный пересмотр системы корпоративного документооборота.
По результатам проведенного аудита мы направим вам детальный аналитический отчет о результатах, включающий описание текущих процессов документооборота, индивидуальные рекомендации по их оптимизации и оценку готовности предприятия к внедрению СЭД.
Постановка системы документооборота
- утвердим видовые составы документов, шаблонов, единых правил оформления;
- опишем маршруты обработки документов;
- сократим бумажный документооборот – определим перечень документов внутри вашей компании для перевода в электронный вид;
- сформируем стратегию безбумажного документооборота и плана её реализации;
- определим требования к системе контроля исполнительской дисциплины;
- разработаем распорядительные документы, формирующие правовое поле применения СЭД на предприятии;
- организуем работы с бумажными документами: корректировку существующей номенклатуры дел или сформируем номенклатуру дел «с нуля»;
- организуем работы архива бумажных и электронных документов.
Почему выбирают нас?
- Опыт и сертификация — мы являемся сертифицированным "Центром компетенции по 1С:Документообороту"
- Проверенные методики — используем лучшие практики внедрения.
- Гибкий подход — адаптируем решения под специфику бизнеса.
- Поддержка на всех этапах — не просто внедряем, но и сопровождаем
Как заказать услугу?
- Оставьте заявку, и мы вам перезвоним или свяжитесь с нами по телефону.
- Бесплатная консультация — мы оценим вашу ситуацию и предложим решение.
- Гибкие форматы сотрудничества — разовый аудит или комплексное внедрение.
Не откладывайте решение проблем документооборота. Оптимизируйте бизнес-процессы и освободите время для развития компании!
Почему выбирают нас
27
Лет опыта внедрения продуктов "1С:Предприятие"
112
Сертификатов 1С у сотрудников компании
>345
Успешных внедрений в компаниях разного масштаба и сфер деятельности
ISO
Работаем по стандартам 9001:2015