Понятие Отгул
В Трудовом кодексе РФ нет расшифровки понятия «отгул». Под ним подразумевают дополнительное время отдыха (другой день отдыха), предоставляемое сотруднику по его желанию, в следующих случаях:
работа в выходной или нерабочий праздничный день (ст. 153 ТК РФ),
компенсация времени, отработанного сверхурочно (ст. 152 ТК РФ) и др.,
сдача крови и ее компонентов (ст. 186 ТК РФ) (в текущей статье не рассматриваем).
День отгула не оплачивается – ст. 153 ТК РФ, то есть предоставляемый отгул условно считаем перенесенным выходным днем.
Трудовой кодекс РФ предусматривает следующее:
Если сотрудника вызвали на смену вне его утвержденного графика труда и отдыха, ему на выбор положена, либо удвоенная оплата, либо стандартный одинарный расчет и дополнительные сутки отдыха.
Если сотрудник выбрал дополнительное время отдыха, он может использовать эти дни в любом из двенадцати последующих календарных месяцев, после привлечения к труду вне графика. Роструд обращает внимание: новый порядок действует исключительно в отношении отгулов, заработанных начиная с 01.03.2025. Отгулы, накопленные до 28.02.2025 включительно, можно использовать в любое время по согласованию с работодателем.
Неиспользованные дни отдыха сотрудник вправе присоединить к своему ежегодному трудовому отпуску в этом же календарном периоде (году).
Если сотрудник не использовал причитающиеся отгулы в течение года, они не аннулируются.
При увольнении сотрудника, работодатель обязан компенсировать все неиспользованные отгулы, независимо от того за какой период возникло право на дополнительные периоды отдыха и какая причина увольнения.
Для учета Отгулов необходимо установить опцию «Отгулы» (Настройка – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний – Учет отсутствий).
Рис.1. Настройка «Расчет зарплаты».
Документ Работа в выходные и праздники
В документе Работа в выходные и праздники за работу полную смену для сотрудников устанавливаем настройку «Оплата производится» - «По дням», а «Способ компенсации» устанавливаем – «Отгул».
Рис.2. Пример документа Работа в выходные и праздники. Полная смена.
Для учета работы части смены в праздники или выходные в документе Работа в выходные и праздники устанавливаем настройки «Оплата производится» - «По часам», а «Способ компенсации» устанавливаем – «Отгул».
Для документа Работа в выходные и праздники с оплатой по часам регистрируется сколько часов за какой день отработано.
Рис.3. Пример документа Работа в выходные и праздники. Часть смены.
Документ Работа сверхурочно
Работа сверхурочно подразумеваем выполнение работ сверх графика в рабочий день сотрудника в часах. Устанавливаем в настройку «Способ компенсации» – «Отгул».
Рис.4. Пример документа Работа сверхурочно.
Документ Регистрация переработок
При суммированном учете рабочего времени также можно компенсировать переработки отгулом. Для этого способ компенсации в документе Регистрация переработок выбираем «Отгул»
Рис.5. Пример документа Регистрация переработок.
Контроль накопленных Отгулов у сотрудников
Отчеты Остатки отпусков и Остатки отпусков (кратко) (Раздел Кадры – Кадровые отчеты) позволяет получить информацию по незакрытым отгулам сотрудников в днях и часах.
Рис.6. Пример Отчета Остатки отпусков.
Рис.7. Пример Отчета Остатки отпусков (кратко).
Предоставление отгула
День отдыха, по желанию работника может быть использован в течение одного года со дня работы в выходной или нерабочий праздничный день либо присоединен к отпуску, предоставляемому в указанный период. Письмо Минтруда России от 07.10.2020 № 14-2/ООГ-15728:
За не полностью отработанный выходной или праздничный день сотруднику полагается полный день отдыха, который он может использовать в течение года (для отработанных дней с 1 марта 2025 года). При этом при увольнении оплачиваются только отработанные часы, а не полный день.
Отгул – индивидуальный документ
При заполнении документа Отгул, при выборе сотрудника, данные остатков отгулов в днях заполняются автоматически в реквизитах «В счет отработанных ранее дней».
Рис.8. Пример документа Отгул целодневный, 1 день.
Рис.9. Пример документа Отгул целодневный, 3 дня.
Пользователь указывает в документе какое количество дней берет сотрудник как отгул в свой рабочий день (по графику работы) и даты отсутствий.
Пользователь может выбрать учитываемые отработанные праздничные и выходные дни.
Если у сотрудника есть отгулы накопленные до 1 марта 2025 программа зачтет такой день без указания конкретной даты отработки.
Отгулы, накопленные более 12 месяцев назад, в списке не доступны для выбора.
Полный день отгула целесообразно указывать, если сотрудник отработал полный день в праздник или выходной день, при настройке «в днях».
Накопленные часы не учитываются.
Рис.10. Пример регистра Дни часы отгулов.
Если сотрудник отработал в часах в праздники, выходные или сверхурочно, или планируется зачесть часы переработки, то устанавливаем флаг «Отсутствие в течении части смены» и указываем количество часов и дату отсутствия.
Например, хотим предоставить отгул на один день (8 часов) в счет ранее отработанных 13 часов (Рис.11)
Рис.11. Пример документа Отгул в часах.
По умолчанию реквизит «В счет ранее отработанных дней» заполняется всеми накопленными отгулами сотрудника.
В списке выбора отображаются дни работы в праздники и выходные, не закрытые другими отгулами.
Часы, отработанные сверхурочно и переработки учитываются без привязки к дате работы.
Укажем количество отработанных ранее дней/часов вручную. Отработанные дни подтянутся автоматически.
Рис.12. Пример документа Отгул в часах, отредактированный вручную, зачитываем 1 день.
Выбрать можно только день целиком, т.е. выбрать только один час за этот день нельзя.
Можно зачесть только накопленные часы, при работе сверхурочно или зарегистрированные документом Регистрация переработок (Рис.13).
Рис.13. Пример документа Отгул в часах отредактированный вручную, зачитываем только часы.
В отчете Остатки отпусков (кратко), после проведения документа Отгул видим, что остаток уменьшен на количество зачтенных дней и/или часов.
Рис.14. Пример документа Отгул в часах отредактированный вручную.
Ошибки проведения
При проведении документа Отгул, выполняется проверка указанных дней/часов:
Если неверно указать количество Часов отгула, то выводится сообщение об ошибке, что запланировано больше часов отгула чем по Графику работы сотрудника запланировано рабочего времени (Рис.15).
Рис.15. Пример документа Отгул в часах отредактированный вручную. Часы отгула.
Указать меньшее количество часов можно, то есть отгул предоставляется на часть рабочей смены
Если указать большее количество часов (дней) в реквизите В счет отработанных ранее, чем у сотрудника в остатке, программа выдаст ошибку при проведении такого документа (Рис.16).
Рис.16. Пример документа Отгул в часах отредактированный вручную. Зачтенные дни/часы.
Отгулы в документе Отпуск
Если сотрудник пожелал присоединить дни (часы) отгула к отпуску, то их предоставление оформляется с помощью документа Отпуск. На закладке «Дополнительные отпуска» под табличной частью документа количество предоставляемых дней отгула по умолчанию заполняется всеми накопленными сотрудником отгулами. Количество как предоставляемых, так и списываемых дней и часов можно изменить вручную (Рис.17).
Рис.17. Пример документа Отпуск. Отгулы.
Отгулы в документе Увольнение
При увольнении сотрудника, все остатки накопленных отгулов в днях и часах должны быть оплачены сотруднику, в том числе и накопленные за прошлые года.
Размер такой компенсации рассчитывается как разница между повышенной оплатой за работу в выходные или праздники и фактически произведенной за эти дни оплатой в одинарном размере (ч. 6 ст. 153 ТК РФ).
Компенсация за дни/часы отдыха (отгулы), не использованные до увольнения, в общеустановленном порядке облагается страховыми взносами и НДФЛ.
Рис.18. Пример документа Увольнение. Компенсация отгулов.
Компенсация отгула рассчитывается исходя из стоимости дня (часа) на день работы выходной (праздник) в разные месяцы. Стоимость часа/дня может различаться. За отработанные полные смены и за отдельные часы работы начисления производятся разными видами начислений (Рис.19).
Рис.19. Пример документа Увольнение. Компенсация отгулов. Начисления.
Отгул в расчете фактически отработанного времени сотрудника
Таким образом, механизм учета отгулов в программе таков, что отгулы накапливаются документами Работа в выходные и праздники, Работа сверхурочно и Регистрация переработок, регистрирующими выбор этого способа компенсации, и списываются (предоставляются) документами Отгул (Отгул списком) и Отпуск (Отпуск сотрудников) (если отгул предоставляется совместно с отпуском) и Увольнение, при окончательном расчете с сотрудником. При этом накапливать и списывать отгулы можно как в днях, так и в часах.
В программе регистрация фактического отгула и ее влияние на расчет заработной платы аналогично регистрации отпуска без сохранения заработной платы. В месяце регистрации отгула фактически отработанное время будет уменьшено на время отгула, норма времени при этом не изменится, что отразится в расчете повременной оплаты труда в этом месяце (Рис.21).
В отчете Табель учета рабочего времени отгул отразится как отсутствие с кодом (НВ).
Рис.20. Пример Табеля учета рабочего времени.
При расчете заработной платы мы видим уменьшение отработанного времени относительно нормы рабочего времени и соответственно начислений за месяц.
Рис.21. Пример документа Начисление зарплаты и взносов. Отработанное время.
При необходимости, начислить сотруднику окладную часть без учета Отгула в программе можно выполнив настройки, при которых будет уменьшена Норма рабочего времени в месяце, когда сотрудник использует отгул. Для этого нужно сформировать документ Индивидуальный график. При этом на день отгула следует запланировать выходной день (В) (Рис. 22).
Рис.22. Пример документа Индивидуальный график. Замена вида времени.
В результате начислен полный оклад, если нет иных отклонений.
Рис.23. Пример документа Начисление зарплаты и взносов. Снижена норма времени.
Такой подход имеет несколько нюансов:
-
«Окладники» будут получать полный оклад в том месяце, когда используют отгул, в то время как сдельщики и поденщики все равно получат только фактически заработанные суммы.
-
В табеле отгул будет отражен как обычный выходной – В.
-
Уменьшение нормы рабочего времени, при сохранении оклада, ведет к завышению среднего заработка.
-
Для расчета отпусков день отгула не исключается из календарных дней месяца.
-
Зависимость общего заработка «окладника» от количества отгулов: например, в месяце 20 рабочих дней, у сотрудника накопилось 20 отгулов. Если сотрудник использует 19 отгулов, то, отработав 1 день, он получит полный оклад. Однако если он решит отгулять все 20, то заработка за этот месяц не будет вовсе, ведь при уменьшении нормы на число отгулов мы получим 0.
Конечно, есть и другие способы учета отгулов в расчете заработной платы сотрудников, которые также имеют свои нюансы.
Остались вопросы по статье или есть другие вопросы по учету в программах 1С?
Оставьте заявку прямо сейчас и получите профессиональную консультацию наших специалистов.
Как проверить расчет за переработки при суммированном учете вы можете прочитать в нашей статье «Проверка расчёта за переработки при суммированном учёте в 1С:ЗУП».