Как в 2025 году заполнять раздел 3 РСВ по работнику без выплат - практический план действий

Ситуация бизнеса: отчёт близко, по сотруднику выплат нет — раздел 3 РСВ всё равно нужен

Что изменилось в порядке заполнения РСВ к 2025 году и почему это важно для графы 130

С 2024 года (применительно к отчётам, сдаваемым в 2025-м) действует важное уточнение: в графе 130 раздела 3 РСВ указываются коды категории застрахованного лица за 1-й, 2-й и 3-й месяцы последних трёх месяцев расчётного периода. Это критичный нюанс, который массово «роняет» отчёты при проверках.

«Последние три месяца периода»: как трактовать и не перепутать последовательность

• Берём три последних календарных месяца расчётного периода (например, для РСВ за I квартал — это январь, февраль, март).
• В графе 130 по сотруднику вы показываете последовательно коды категорий за эти месяцы: 1-й, 2-й, 3-й.
• Даже если выплат нет, код категории ЗЛ всё равно указывается (он зависит не от выплат, а от статуса лица).

Классическая ошибка: бухгалтер указывает «текущий месяц» первым, а затем «предыдущие». Нужно строго следовать хронологии внутри квартала.

Где в форме РСВ «живет» графа 130 и как она влияет на контрольные соотношения

Графа 130 находится в персонифицированной части раздела 3 по каждому застрахованному лицу. Именно по ней срабатывает блок проверок:

• соответствие кода категории ЗЛ миграционному/налоговому статусу сотрудника;
• согласованность категорий с тарифом плательщика в текущем расчётном периоде;
• непротиворечивость последовательности месяцев (1-й, 2-й, 3-й).

Бизнес-сценарии «работник без выплат»: с чем реально сталкиваются бухгалтерия и HR

Причины «нуля» по сотруднику разные: простой, отпуск без содержания, временная приостановка работы, длительная командировка без начислений, стажировка без оплаты и пр. Логика заполнения раздела 3 при этом едина: определяем тариф, определяем категорию, корректно ставим коды в графе 130 за каждый месяц.

Сотрудник в штате, начислений за 3 последних месяца нет

Пример: сотрудник был в отпуске без содержания. Он остаётся застрахованным лицом, его категория не исчезает, а в графе 130 должны стоять соответствующие коды за каждый месяц.

Сотрудник-нерезидент/временно проживающий иностранец без выплат

Пример: ВЖ-иностранец без начислений. Категория «ВЖНР» в графе 130 сохраняется, даже если зарплата не начислялась.

МСП с выплатами другим сотрудникам, но по конкретному работнику — ноль

Организация в целом платит (и может попадать на тариф «20»), но по одному сотруднику три месяца — ноль. В графе 130 у этого сотрудника категория проставляется согласно его статусу, а тариф организации участвует в контроле согласованности.

Алгоритм заполнения раздела 3 по работнику без выплат: от тарифов до категории

Ключевая последовательность, которой мы учим бухгалтерию и ИТ-службы:

1. Определить код тарифа плательщика страховых взносов (он зависит от статуса организации и наличия/уровня выплат по компании в целом).
2. Определить категорию застрахованного лица (зависит от гражданства/миграционного статуса: «НР», «ВЖНР» и др.).
3. Заполнить графу 130 за 1-й, 2-й и 3-й месяцы последних трёх месяцев расчётного периода.
4. Проверить контрольные соотношения и выгрузку в 1С без ошибок.

Шаг 1: Определяем код тарифа плательщика

• «01» — базовый тариф, в том числе когда по организации в целом нет выплат (нулевые начисления).
• «20» — применяется у субъектов МСП при выплатах, превышающих 1,5 МРОТ (в части соответствующих тарифов и условий применения).
• Тариф не равен сумме выплат конкретного сотрудника: он определяется по организации/категории плательщика и может не зависеть от того, что по конкретному работнику «ноль».

Шаг 2: Определяем категорию застрахованного лица

• «НР» — для граждан РФ, граждан ЕАЭС и иностранных граждан с ПМЖ в РФ.
• «ВЖНР» — для временно проживающих иностранных граждан.
• Категория «живёт» в карточке сотрудника и не исчезает из-за отсутствия выплат. Именно она переносится в графу 130.

В 1С (ЗУП 3.1/ERP) используйте раздел «Кадры → Сотрудники → Карточка → Налоги и взносы/­Страхование» — здесь задаётся статус и категория ЗЛ. Для 1С:Бухгалтерия 3.0 — «Зарплата и кадры → Сотрудники», вкладки с налогами и страховыми взносами.

Шаг 3: Заполняем графу 130 по трём месяцам — не перепутать хронологию

• В графе 130 отражаются три кода — за 1-й, 2-й и 3-й месяцы последней тройки месяцев периода.
• Если статус не менялся — коды повторяются (например, «НР/НР/НР»).
• Если статус менялся внутри квартала (редко, но бывает) — в графе 130 отражаем реальную динамику (например, «НР/ВЖНР/ВЖНР»).

Валидация логики перед выгрузкой в 1С: контрольные соотношения и подсказки

• Проверка на согласован­ность тарифов и категорий (например, МСП-тариф и «НР»/«ВЖНР»).
• Проверка на последователь­ность месяцев (никаких «3-й — 1-й — 2-й»).
• Автоматическая выгрузка в РСВ с подсветкой строк, где нет выплат, но категория обязательна.

Разбор кодов на примерах: как уменьшить ошибки «на кончиках пальцев»

Ниже — три типовых карточки сотрудника, в каждом примере есть мини-таблица заполнения графы 130.

МСП: по организации есть выплаты > 1,5 МРОТ, по конкретному сотруднику — нет (категория «НР»)

• Тариф плательщика: «20» (условия МСП соблюдены, по компании выплаты есть).
• Сотрудник — гражданин РФ, НР.
• За три месяца в квартале начислений по сотруднику нет.

Графа 130:

Некоторые пытаются ставить «прочерк», если нет выплат. Это неверно — ставим «НР» по всем трём месяцам.

Временно проживающий иностранец без выплат (категория «ВЖНР»)

• Тариф плательщика по организации: «01» или «20» — зависит от компании, а не от конкретного сотрудника.
• Сотрудник — временно проживающий, категория «ВЖНР».
• Начислений в отчётном квартале по нему нет.

Графа 130:

По организации в целом нет выплат (тариф «01») — особенности заполнения

• За расчётный период нет выплат по всем сотрудникам.
• Тариф: «01».
• Сотрудник — гражданин РФ (НР).

Графа 130:

Как правильно настроить 1С для безошибочного заполнения раздела 3

Актуальность релиза, обновление регламентированных отчётов и классификаторов

• Своевременно делайте обновление ваших учетных программ 1С.
• Обновляйте регламентированную отчётность и классификаторы категорий ЗЛ — от этого напрямую зависит корректность графы 130.

Карточки сотрудников: миграционный статус и категории — где фиксируем и кто отвечает

• Кадры (HR) ведут миграционный статус, основания (вид на жительство, РВП, гражданство), сроки.
• Бухгалтерия контролирует соответствие статуса и категории ЗЛ в 1С.
• В 1С:ЗУП: «Кадры → Сотрудники → Карточка → Налоги и взносы/­Страхование» — Категория ЗЛ.
• В 1С:Бухгалтерия: «Зарплата и кадры → Сотрудники» — вкладки налогов/­взносов.

Нормативные справочники и роли: разграничение ответственности между бухгалтерией и HR

• Создайте в 1С роль «HR-миграция» (право редактировать статусы, без доступа к начислениям).
• За бухгалтерией — контроль категорий ЗЛ, тарифов и итоговой сдачи.
• Разделите права так, чтобы никто не корректировал графу 130 вручную в последний момент.

Унификация шаблонов заполнения и печатных форм — контроль версий

• Поддерживайте единые шаблоны пояснений, внутренних регламентов и чек-листов.
• Храните версионность документов (дата, автор, подпись ИТ).

Контроль качества: чек-лист самопроверки перед отправкой РСВ

Один лист проверки экономит часы на переписку с инспекцией.

• Последовательность трёх месяцев в графе 130 не перепутана.
• Привязка категории к миграционному статусу подтверждена документально (сканы ВНЖ/РВП/­паспорт, договор).
• Тариф плательщика верно определён с учётом наличия/­отсутствия выплат по организации.
• Контрольные соотношения пройдены, выгрузка в формат ФНС без ошибок.
• Ответственные и дата последней проверки зафиксированы в карточке отчёта.

Типичные ошибки и как мы их предупреждаем средствами 1С

«НР» vs «ВЖНР»: путаница по иностранным гражданам и ЕАЭС

Симптом: сотрудник-иностранец отражён как «НР».

Проверка в 1С: отчёт «Список сотрудников с иностранным статусом» + сверка категорий.

Исправление: корректировка статуса и категории ЗЛ в карточке, перепроведение отчёта.

Смешение месяцев при заполнении графы 130 (сдвиг периодов)

Симптом: месяцы в графе 130 идут не по хронологии.

Проверка: автоматическое правило «ВЕГИ» — «1-й ≤ 2-й ≤ 3-й месяц квартала».

Исправление: перенумерация и пересохранение строки ЗЛ.

Игнор обновлений формы и регламентированных отчётов

Симптом: отчёт не проходит форматно-логический контроль ФНС.

Проверка: монитор релизов.

Исправление: обновление релиза, повторная выгрузка.

Ручные корректировки в последний день отчёта

Симптом: несогласованность тарифов/­категорий, человеческий фактор.

Профилактика: запрет прямого редактирования полей раздела 3 для рядовых пользователей, правки — только через карточки сотрудников и настройки организации.

Как мы внедряем безошибочное заполнение РСВ под ключ

Мы закрываем и методологию, и автоматизацию end-to-end — от диагностики до сопровождения.

Диагностика: экспресс-аудит настроек 1С и карты процессов

• Сканируем справочники сотрудников, статусы и категории ЗЛ.
• Проверяем настройки организации, тарифы, релизы и отчётность.
• Готовим «карту рисков».

Настройка и автоматизация: роли, справочники, шаблоны, контрольные правила

• Вводим роли «HR-миграция», «Бухгалтер РСВ», «Контролёр выгрузки».
• Настраиваем автопроверки перед выгрузкой: тариф ↔ категория, 1-й/2-й/3-й месяц, обязательность графы 130 даже при нуле выплат.
• Добавляем шаблоны внутренних регламентов и инструкций.

Сопровождение: мониторинг изменений правил заполнения, обновления 1С, линия консультаций

• Поддерживаем релизы 1С:ЗУП/1С:Бухгалтерия/1С:ERP.
• Отслеживаем изменения требований к РСВ и обновляем ваши регламенты.

В 2025 году правильная логика кодов и аккуратные настройки 1С решают всё. Даже если по сотруднику не было начислений, раздел 3 РСВ — обязателен, а графа 130 — ключ к безошибочной сдаче. Последовательность проста: тариф плательщика → категория ЗЛ → три месяца графы 130 → контрольные соотношения.