Деньги, которые не вернуть — и почему это важно

Что такое безнадежная дебиторская задолженность — без иллюзий

Безвозвратный долг: когда «просрочка» становится потерей

Простая просрочка не делает задолженность безнадежной. Но если ясно, что деньги не поступят, наступает обязанность списания. Это может быть спустя месяцы или даже годы — важно признать: вернуть долг невозможно.

Разграничиваем понятия:

• Сомнительная — просрочена, но есть шанс возврата.
• Просроченная — превысила срок оплаты, но еще не факт, что потеряна.
• Безнадежная — по ней есть официальные или фактические основания считать долг безвозвратным.

Когда списание неизбежно: юридические признаки безнадежности

Законодательством установлены четкие основания признания задолженности безнадежной. Главное — наличие документальных подтверждений.

Кого и что можно списать: юридические основания

Налоговый кодекс РФ, статья 266, определяет четыре ключевых основания:

1. Ликвидация контрагента — подтверждается выпиской из ЕГРЮЛ.
2. Истечение срока исковой давности — как правило, 3 года.
3. Банкротство физлица — если есть решение арбитража.
4. Бесперспективность взыскания — постановление ФССП об окончании исполнительного производства по ст. 46.

Неочевидные исключения

Если контрагент просто «не выходит на связь», это не основание. Также не получится списать долг в налоговом учете, если нет надлежащего документального подтверждения или истек срок создания резерва.

Что должно быть до списания:

• Инвентаризация расчетов — проводится регулярно (форма ИНВ-17, ИНВ-22, приложение по расчетам).
• Акты сверок — подтверждают согласование долга.
• Судебные решения / Постановления ФССП — по делу о взыскании.
• Бухгалтерская справка и приказ руководителя — обязательны для фиксации решения о списании.

Практический чек-лист:

1. Проверьте дату и сумму задолженности
2. Подтвердите основание для признания долга безнадежным
3. Оформите справку бухгалтера (произвольная форма)
4. Подготовьте приказ на списание (по шаблону компании)
5. Проведите списание в учете

Налоговый учет: списание через резерв или напрямую

Способ №1: Списание через резерв по сомнительным долгам

Кто может использовать: Только компании на ОСНО и работающие по методу начисления.

Порядок:

• Задолженность группируется по сроку просрочки (до 45, от 45 до 90, более 90 дней).
• Резерв создается в размере:
  
  • До 45 дней — 50%
  • Более 90 дней — 100%

Ограничение по сумме:

• Размер резерва — не более 10% выручки за отчетный период.

Пример:

Выручка — 20 млн руб.

Резерв не должен превышать 2 млн руб., даже если долгов больше.

Способ №2: Прямое списание на внереализационные расходы

Когда применяется:

• Если резерв не создавался.
• При наличии оснований по ст. 266 НК РФ.

Ограничения:

• Компании на УСН не могут учитывать такие расходы — это прямо запрещено НК.

Бухгалтерский учет: один путь, но с нюансами

Резерв обязателен по ПБУ 21/2008. В отличие от налогового учета, здесь его нужно создавать всем.

Формирование резерва:

• Дт 91.2 — Кт 63 (создание резерва)

Списание долга за счет резерва:

• Дт 63 — Кт 62 (списание задолженности)

Если резерв не создавался:

• Дт 91.2 — Кт 62 (прямое списание)

Пример:

Долг 150 000 руб., срок 120 дней, резерв есть:

• Создан резерв: Дт  .2 Кт 63 — 150 000
• Списано: Дт 63 Кт 62 — 150 000

Что делать после списания: не теряйте из виду списанный долг

Учет на забалансовых счетах:

• Используется счет 007
• Срок хранения — 5 лет

Когда можно снять окончательно:

• По истечении срока хранения или если контрагент восстановлен и долг фактически не подлежит взысканию.

Зачем отслеживать:

• Возможен возврат долга — его нужно будет восстановить в учете.
• Учет для анализа работы с дебиторкой.

Автоматизация учета в 1С: без рутины и с полной прозрачностью

Преимущества автоматизации:

• Исключение человеческих ошибок
• Своевременное формирование резервов
• Упрощение инвентаризации расчетов
• Быстрая генерация документов для списания
• Единый центр контроля и анализа дебиторки

Возможности типовых конфигураций 1С:

• 1С:Бухгалтерия предприятия — автоматизация резерва и списания, отчеты по сомнительным долгам
• 1С:Управление торговлей — контроль по срокам задолженности, отслеживание динамики расчетов
• 1С:ERP — сквозная аналитика по дебиторке, интеграция с управленческим учетом и казначейством

Пошагово в 1С:

1. Инвентаризация расчетов — отчет «Состояние расчетов с контрагентами»
2. Формирование резерва — документ «Формирование резерва по сомнительным долгам» в блоке «Операции»
3. Оформление списания — документ «Списание задолженности» с автоматическим выбором счетов и резервов
4. Контроль и анализ — отчет «Анализ задолженности», «Ведомость по счету 63»

Дополнительные настройки, которые реализуем мы:

• Автоматическая идентификация задолженности по сроку просрочки
• Шаблоны документов (справка, приказ, акт сверки)
• Интеграция со службой безопасности для анализа платёжной дисциплины
• Оповещения для ответственных сотрудников

Кейс: ВЕГА Центр проектных технологий

Компания: региональный дистрибьютор стройматериалов. Объем продаж: 350 млн руб./год.

До:

• Ручной учет просрочек в Excel
• Не создавались резервы, списания не проводились
• Потенциальные риски по налогам и искажение отчетности

После внедрения:

• Реализован модуль автоматизации резерва и списания
• Настроены шаблоны документов
• Созданы регламентные процедуры инвентаризации
• Выявлено и списано 5,3 млн руб. безнадежной задолженности

Результат: бухгалтерия сократила время на обработку дебиторки на 40%, предприятие минимизировало налоговые риски и повысило точность управленческой отчетности.

Точка в долге — не всегда конец

Списание — не про «забыть и простить», а про «контролировать и управлять». Даже списанный долг — не всегда безнадежный. Главное — учет, документирование и прозрачность.

Советы напоследок:

• Делайте инвентаризацию не реже раза в год
• Не затягивайте с документами — важен хронологический порядок
• Автоматизируйте процессы — это снижает риски и экономит ресурсы

Если вам нужно настроить учет резервов и списаний в 1С — команда «ВЕГА Центр проектных технологий» готова помочь. Мы говорим с бухгалтерами на одном языке и знаем, как превратить рутину в надежный инструмент контроля.