Работодатели и заказчики по гражданско-правовым договорам должны представлять подраздел 1.1 подраздела 1 формы ЕФС-1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» (далее – Сведения о трудовой деятельности) по форме и в порядке, утв. приказом СФР от 17.11.2025 № 1462, (далее - Порядок № 1462).

Сведения о трудовой деятельности необходимо представлять в территориальные отделения Социального фонда России (СФР) по месту учета организации или индивидуального предпринимателя. Если у организации есть обособленное подразделение, имеющее отдельный расчетный счет и начисляющее выплаты физическим лицам, то Сведения о трудовой деятельности сдаются отдельно по месту нахождения головной организации и обособленного подразделения.

Если численность застрахованных (включая работников и исполнителей по ГПД) за отчетный период превышает 10 человек, то сведения представляются в электронном виде (п. 2 ст. 8 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ (далее – Закон № 27-ФЗ). При меньшей численности Сведения о трудовой деятельности можно представлять как в электронном виде, так и на бумажном носителе.

Кто подает Сведения о трудовой деятельности формы ЕФС-1

Сведения о трудовой деятельности в составе формы ЕФС-1 представляют (п. 2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ, п. 4 и 5 Порядка № 1462):

• работодатели в отношении работников, в том числе совместителей (внутренних и внешних);
• организации и ИП, заключившие:
• договоры гражданско-правового характера, предметом которых является выполнение работ (оказание услуг);
• договоры авторского заказа;
• договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства;
• издательские лицензионные договоры;
• лицензионные договоры о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в т. ч. договоры о передаче полномочий по управлению правами, заключенные с организацией по управлению правами на коллективной основе.

Отметим, что обязанность подавать Сведения о трудовой деятельности при заключении или расторжении договора ГПХ появилась только с 01.01.2023 года. Если договор был заключен ранее этой даты и продолжает действовать, то Сведения о трудовой деятельности в составе формы ЕФС-1 не подаются. В том числе, не нужно подавать Сведения о трудовой деятельности при продлении гражданско-правового договора.

В каких случаях нужно подавать Сведения о трудовой деятельности формы ЕФС-1

К сведениям о трудовой и иной деятельности, которые необходимо представлять в составе формы ЕФС-1, относятся (пп. 4 и 5 п. 2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ, п. 5 Порядка № 1462):

• сведения о приеме на работу с указанием (при наличии) структурного подразделения страхователя, в которое принят работник;
• сведения о переводах на другую постоянную работу;
• сведения о приостановлении и возобновлении действия трудового договора;
• сведения об увольнении, основаниях и причинах прекращения трудовых отношений;
• даты заключения, даты прекращения и иные реквизиты договоров ГПХ, на вознаграждение по которым начисляются страховые взносы, и периоды выполнения работ (оказания услуг) по таким договорам;

Помимо указанных, иные случаи, требующие представления Сведений о трудовой деятельности, поименованы в п. 4 Порядка № 1462. В нем указано, что Сведения о трудовой деятельности подаются на лиц, в отношении которых произведены кадровые изменения, в том числе:

• установление второй и последующей профессии или иной квалификации;
• отмена ранее произведенных мероприятий;
• и др.

Согласно п. 43 и п. 53 Порядка № 1462 Сведения о трудовой деятельности также представляются при:

• приеме (переводе) на дистанционную работу или установлении неполного рабочего времени;
• реорганизации;

переводе зарегистрированного лица из одного обособленного подразделения юридического лица в другое.

Таким образом, перечень кадровых изменений, которые требуют представления Сведений о трудовой деятельности, открыт. При этом «нулевая форма» не представляется.

Также Сведения представляются при подаче зарегистрированным лицом заявления о продолжении ведения бумажной трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ (переход на ЭТК).

Сроки представления Сведений о трудовой деятельности формы ЕФС-1

Сведения о трудовой деятельности формы ЕФС-1 представляются в разные сроки.

Не позднее следующего рабочего дня со дня издания приказа (заключения договора), представляются сведения о (пп. 2 п. 5 и п. 6 ст. 11 Закона № 27-ФЗ):

• о приеме на работу и увольнении;
• приостановлении или возобновлении трудового договора;
• заключении или прекращении ДГПХ.

Независимо от даты начала действия работ по договору (если конкретная дата оговорена в ГПД), подать форму ЕФС-1 нужно не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения (подписания) договора (п. 6 ст. 11 Закона № 27-ФЗ, письмо СФР от 07.02.2023 № 19-02/11195л). Дата заключения в этом случае будет указана в графе 9. См. особенности заполнения Сведений при заключении договоров ГПХ.

Во всех остальных случаях срок представления Сведений о трудовой деятельности формы ЕФС-1 – 25-е число месяца, следующего за тем, в котором издан соответствующий приказ о кадровом мероприятии (пп. 1 п. 5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).

Если 25-е число приходится на выходной или нерабочий праздничный день, то можно руководствоваться положениями ст. 193 ГК РФ, согласно которым в этом случае днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день (письмо СФР от 25.01.2023 № 19-02/463л).

Согласно п. 11 Порядка № 1462 Сведения о трудовой деятельности по работникам представляются при ликвидации организации или прекращении деятельности в качестве ИП. Сроки представления определены в п. 11 ст. 11 Закона № 27-ФЗ. Их необходимо подать в течение одного месяца со дня утверждения промежуточного ликвидационного баланса (принятия решения о прекращении деятельности в качестве ИП), но не позднее дня представления документов для внесения в ЕГРЮЛ (ЕГРИП) сведений о ликвидации (прекращении деятельности). Если ликвидация происходит в рамках процедуры банкротства, то Сведения о трудовой деятельности необходимо сдать до представления в арбитражный суд отчета конкурсного управляющего о результатах конкурсного производства.

Как сформировать отчет Сведения о трудовой деятельности работников, ЕФС-1 подраздел 1.1

В «1С:Зарплата и управление персоналом 8» для формирования сведений о трудовой деятельности с 2023 года необходимо использовать документ – «Сведения о трудовой деятельности работников, ЕФС-1 подраздел 1.1.»:

• раздел Кадры или раздел Отчетность, справки – журнал Электронные трудовые книжки;

Рисунок 1. Электронные трудовые книжки, формирование отчета Сведения о трудовой деятельности, ЕФС-1 подраздел 1.1.

• или сервис 1С-Отчетность – папка Отчетность по физлицам.

Рисунок 2. 1С-Отчетность, формирование отчета Сведения о трудовой деятельности, ЕФС-1 подраздел 1.1.

В форме документа указать Организацию и Дату документа.

Нажать на кнопку Заполнить и выбрать подходящую команду:

Рисунок 3. Заполнение отчета Сведения о трудовой деятельности, ЕФС-1 подраздел 1.1.

Для проверки корректности заполнения мероприятия дважды кликаем на строке.

Рисунок 4. Мероприятия сотрудника в отчете Сведения о трудовой деятельности, ЕФС-1 подраздел 1.1.

Проверяем данные сотрудника:

• Код категории;
• Гражданство;
• СНИЛС;
• ИНН;
• Дата рождения.

Если данные не заполнены или заполнены некорректно, то необходимо внести недостающие данные в карточку Сотрудника (или Физического лица) и перезаполнить отчет. Конечно, можно заполнить недостающую информацию и непосредственно в отчете, но внесенные данные не сохранятся в карточке Сотрудника / Физлица.

Рисунок 5. Личные данные сотрудника, гражданство

Код категории – заполняется данными о гражданстве Сотрудника (или Физического лица), например, для граждан РФ указывается код – ГРФ, для иностранных граждан или лиц без гражданства:

• ПЖИГ — иностранные граждане или лица без гражданства, постоянно проживающие в РФ.
• ВЖИГ — иностранные граждане или лица без гражданства, временно проживающие в РФ, а также временно пребывающие в РФ лица, которым предоставлено временное убежище.
• ВПИГ — иностранные граждане или лица без гражданства (за исключением высококвалифицированных специалистов, ВКС), временно пребывающие в РФ.
• ВКС — высококвалифицированные специалисты из числа иностранцев, временно пребывающие в РФ.
• МДИГ — новый код, который нужно указывать для иностранных граждан, подлежащих обязательному пенсионному страхованию и (или) обязательному социальному страхованию в соответствии с международными договорами РФ.

При заполнении формы ЕФС-1 указывается статус застрахованного лица по состоянию на дату заполнения отчётности. То есть если в течение отчётного периода статус человека изменился (например, он получил разрешение на временное проживание), в отчётах нужно отражать тот, что актуален на момент сдачи.

Отражение мероприятий Прием на работу (по трудовому договору), Кадровый перевод в отчете ЕФС-1 подраздел 1.1.

Рисунок 6. Мероприятия сотрудников в отчете Сведения о трудовой деятельности, ЕФС-1 подраздел 1.1.

В табличной части расшифровки по строке мероприятия в колонках (открывается двумя кликами по строке в отчете):

• Вид отражается как «Прием» и «Перевод» соответственно;
• Данные договора – Совм-ль – заполняется значениями:
  • Бессрочный, Срочный до 6 месяце и Срочный более 6 месяцев. Срок действия договора определяется на закладке Трудовой договор установкой признака «Срочный трудовое договор до:» и сроком действия в месяцах;

Рисунок 7. Документ Прием на работу, срочный трудовой договор.

• по совместительству - если в приказе на примем или перевод сотрудника установлен Вид занятости «Внешнее совместительство» или «Внутреннее совместительство».

Рисунок 8. Документ Прием на работу, вид занятости.

Рисунок 9. Мероприятия сотрудников в отчете Сведения о трудовой деятельности, ЕФС-1 подраздел 1.1.

• Удаленность – заполняется, если установлен признак Работает дистанционно в кадровых документах Прием на работу и Кадровый перевод на закладке Главная). (Признак доступен, если в настройках кадрового учета в программе 1С установлен флаг Используется дистанционная работа).

Рисунок 10. Документ Прием на работу, дистанционная работа.

Для указания признака Надомной работы (код НДОМ – при приеме (переводе) сотрудника на работу на дому) необходимо установить соответствующий код в Мероприятиях сотрудника вручную (Данные договора – Удаленность – Надомная).

Не знаете с чего начать?

Оставьте контакт и мы свяжемся с вами в течение 15 минут для подбора оптимального решения!

Рисунок 11. Мероприятие сотрудника в отчете Сведения о трудовой деятельности, ЕФС-1 подраздел 1.1.

• Сокр-ть графика - признак сокращенности графика рабочего времени в Сведениях заполняется автоматически согласно установленному Графику работы в кадровых документах, например, Прием на работу или Кадровый перевод.

Рисунок 12. График работы, настройка неполного рабочего времени

Тер. условия – заполняются данными особых климатических условий труда, установленных для Организации, Подразделения или Территории работы сотрудника.

Рисунок 13. Прием на работу, настройка территории работы сотрудника

Рисунок 14. Мероприятия сотрудников в отчете Сведения о трудовой деятельности, ЕФС-1 подраздел 1.1.

• Подразделение и Должность - заполняются наименованием подразделения и должностью, на которые принят или перемещен сотрудник.
• Разряд, категория – заполняются данными Разряда или Категории сотрудника, если таковые присвоены сотруднику, при приеме или переводе.

Разряд и категория сотрудника может присваиваться сотруднику, если включена опция Используются тарифные группы в настройках Расчета зарплаты и выполнены соответствующие настройки тарифных групп, настроены тарифные группы для позиции штатного расписания.

Рисунок 15. Настройка Расчет зарплаты

Рисунок 16. Прием на работу, разряд (категория)

Рисунок 17. Мероприятия сотрудников в отчете Сведения о трудовой деятельности, ЕФС-1 подраздел 1.1.

• Трудовая функция, Код ОКЗ - заполняется данными из карточки Должности и/или Позиции штатного расписания.

Корректная передача сведений в СФР невозможна без предварительной классификации должностей. Важным реквизитом является код Общероссийского классификатора занятий (ОКЗ) — программа позволяет подобрать его из встроенного классификатора.

Рисунок 18. Настройка должности, трудовая функция

Рисунок 19. Настройка позиции штатного расписания, трудовая функция

Рисунок 20. Мероприятия сотрудников в отчете Сведения о трудовой деятельности, ЕФС-1 подраздел 1.1.

• Документы основания: Наименование – Наименование документа, указанного в документах приема или перевода. Наименование может быть отличное от наименования «Приказ».

Рисунок 21. Кадровый перевод, наименование документа

• Документ основание: Дата – Дата документа – дата приказа, может отличаться от даты начала действия приказа.

Рисунок 22. Прием на работу, дата приказа и дата начала действия.

Рисунок 23. Мероприятия сотрудников в отчете Сведения о трудовой деятельности, ЕФС-1 подраздел 1.1.

• Документ основание: Номер – Номер документа, отраженный в реквизите «печать как» документа приема или перевода.

Рисунок 24. Прием на работу, номер приказа

Рисунок 25. Мероприятия сотрудников в отчете Сведения о трудовой деятельности, ЕФС-1 подраздел 1.1.

Отражение мероприятий Договора авторского заказа или оказания услуг (выполнения работ) (ГПХ) в отчете ЕФС-1 подраздел 1.1.

В отчете ЕФС-1 подраздел 1.1. автоматически заполняются сведения о заключении или прекращении договора гражданско-правового характера о выполнении работ или оказании услуг (далее ГПХ) по аналогии с приемом (увольнением).

Для этого в документах договоров ГПХ нужно установить флажок «Отразить трудовую деятельность» (раздел Зарплата – Договоры (в т. ч. авторские)). Для мероприятий по договорам ГПХ также необходимо указать код по ОКЗ. Код необходимо указать вручную из классификатора в документе договора в одноименном поле.

Рисунок 26. Договор ГПХ

Если требуется начислить взносы по страхованию от несчастных случаев, требуется установить флажок Подлежит страхованию от несчастных случаев в документе Договор (работы, услуги). Для Договоров авторского заказа подлежит страхованию от несчастных случаев или нет определяется Видом работ.

Рисунок 27. Договор ГПХ, взносы на НС и ПЗ

В зависимости от настроек, выполненных в договорах в ЕФС-1 подраздела 1.1. в колонках расшифровки отражаются следующие данные:

• Вид – заполняется значением «Начало договора ГПХ» или Окончание договора ГПХ» в зависимости от регистрируемого мероприятия. Если договор имеет дату окончания, то в отчете отразятся две строки и датой начала договора и окончания.
• Трудовая функция – заполняется значениями в зависимости от типа договора и отметки Подлежит страхованию от несчастных случаев в документе или Виде работ.

Рисунок 28. Мероприятия сотрудников в отчете Сведения о трудовой деятельности, ЕФС-1 подраздел 1.1.

Если нужно передать кадровое мероприятие по лицензионным договорам или договорам об отчуждении исключительных прав (коды выполняемой функции ДОИП, ИЗЛД и ЛДПИ), то мероприятие регистрируется с помощью документа Регистрация трудовой деятельности (раздел Кадры или раздел Отчетность, справки – журнал Электронные трудовые книжки).

Рисунок 29. Регистрация трудовой деятельности

Затем формируется отчет ЕФС-1 подраздел 1.1.

Рисунок 30. Мероприятия сотрудников в отчете Сведения о трудовой деятельности, ЕФС-1 подраздел 1.1.

Отражение мероприятий Увольнение

Особенностью мероприятия Увольнение является заполнение реквизитов Основание увольнения и Код причины.

Рисунок 31. Мероприятия сотрудников в отчете Сведения о трудовой деятельности, ЕФС-1 подраздел 1.1.

Колонки заполняются данными из реквизита Основание увольнения документа Увольнение.

Рисунок 32. Увольнение, основание увольнения

Отражение мероприятий Приостановление и возобновление трудового договора

Приостановление и возобновление трудового договора (например, при мобилизации) тоже отражаются в подразделе 1.1 — не путайте с подразделом 1.2 для временных переводов.

Рисунок 33. Мероприятия сотрудников в отчете Сведения о трудовой деятельности, ЕФС-1 подраздел 1.1.

Вид мероприятия Приостановлении и/или Возобновления (трудового договора) в отчете ЕФС-1 подраздела 1.1 отразится, если введены соответствующие документы Приостановление трудовых договоров и Возобновление трудовых договоров соответственно (Кадры → Все кадровые документы)

Рисунок 34. Приостановление трудовых договоров

Отправка отчета Сведения о трудовой деятельности ЕФС-1 подраздел 1.1

Перед отправкой отчета рекомендуется выполнить проверку сведений на их соответствие требованиям СФР (кнопка Проверка – Проверить выгрузку. В этом случае выполняется проверка по встроенному в программу 1С алгоритму. Кроме того, проверку сведений можно произвести с помощью сторонних программ, которые должны быть предварительно установлены на компьютере (по кнопке Да в сообщении, которое выводится на экран после встроенной проверки сведений). При нарушении каких-либо требований выводится соответствующее служебное сообщение.

Рисунок 35. Мероприятия сотрудников в отчете Сведения о трудовой деятельности, ЕФС-1 подраздел 1.1.

Если сведения передаются в СФР без использования телекоммуникационных каналов связи, то из отчета можно получить печатную форму ЕФС-1 по кнопке Печать – ЕФС-1.

Если организация подключена к сервису «1С-Отчетность», то форму можно отправить в СФР непосредственно из программы. Перед отправкой сведений рекомендуется выполнить форматно-логический контроль заполнения сведений (кнопка Проверка – Проверить в интернете). Для отправки сведений нажмите кнопку Отправить.

Если для отправки сведений используются сторонние программы, то для того, чтобы получить файл со сведениями в электронном виде по установленным форматам на электронных носителях, нажмите на кнопку Выгрузить и в появившемся диалоговом окне выберите каталог, в котором следует сохранить файл. Просмотреть содержимое файла можно по кнопке Открыть файл. Далее этот файл загрузите в стороннюю программу и отправьте отчет в фонд.

Рисунок 36. Мероприятия сотрудников в отчете Сведения о трудовой деятельности, ЕФС-1 подраздел 1.1.

После проведения документа Сведения о трудовой деятельности работников, ЕФС-1 подраздел 1.1. кадровые мероприятия, включенные в него, будут считаться отправленными в СФР, по которым пока еще не получен протокол. Все мероприятия из этого документа будут считаться «условно» принятыми СФР и не будут учитываться при заполнении последующих форм документов.

После того, как получен протокол:

• если сведения не приняты полностью, то необходимо снять с проведения документ Сведения о трудовой деятельности работников, ЕФС-1 подраздел 1.1.;
• если сведения приняты полностью, то необходимо установить флажок Документ принят в СФР (не редактируется), в результате по каждому сотруднику автоматически будет установлен флажок в колонке Принято в табличной части формы. Кнопка Провести, изменить статус на «Сдано». Флаги принятия и статус изменится автоматически, если подключен сервис 1С-Отечетность.

Рисунок 37. Мероприятия сотрудников в отчете Сведения о трудовой деятельности, ЕФС-1 подраздел 1.1.

• если сведения приняты частично, то установите флажок Документ принят в ПФР (не редактируется) и снимите флажок в колонке Принято по сотруднику, данные по которому не приняты фондом. Кнопка Провести. Если таких сотрудников в протоколе много, то можно проставить отметки автоматически по кнопке Прочитать протокол приема. Протокол должен быть в машиночитаемом формате xml. Если используется сервис «1С-Отчетность», такой протокол можно выгрузить из окна просмотра этапов отправки по кнопке Выгрузить – Все файлы и подписи. В выгруженной папке протокол располагается в подпапке «Протокол\Содержимое».

Если остались вопросы по заполнению отчета Сведения о трудовой деятельности, ЕФС-1 подраздел 1.1. или иные вопросы по учету в продуктах 1С, то вы можете обратиться к нашим специалистам-консультантам для получения квалифицированной помощи.