Что такое «Переработки»?
Согласно ст. 99 ТК РФ сверхурочная работа - работа, выполняемая сотрудником по инициативе работодателя за пределами установленной для сотрудника продолжительности рабочего времени: ежедневной работы (смены), а при суммированном учете рабочего времени - сверх нормального числа рабочих часов за учетный период. Сверхурочную работу, которую при суммированном учете нет возможности отнести к конкретным дням, называют переработками.
При подсчете нормы рабочих часов, которые необходимо отработать в учетном периоде, из этого периода исключается время, в течение которого сотрудник освобождался от исполнения трудовых обязанностей с сохранением места работы (например, ежегодный отпуск, учебный отпуск, отпуск без сохранения заработной платы, временная нетрудоспособность, период выполнения государственных, общественных обязанностей). Норма рабочего времени в этих случаях должна уменьшаться на количество часов такого отсутствия, приходящихся на рабочее время (письмо Роструда от 01.03.2010 № 550-6-1).
Предварительные настройки в «1С:Зарплата и управление персоналом»
Для возможности регистрации переработок и расчета доплаты за переработки (сверхурочной работы при суммированном учете рабочего времени) в настройке параметров расчета зарплаты (раздел Настройка - Расчет зарплаты - ссылка Настройка состава начислений и удержаний) на закладке Почасовая оплата установите флажок Переработки при суммированном учете времени (рис. 1). После установки флажка в программе будет доступен документ Регистрация переработок. А в плане видов начислений (раздел Настройка - Начисления) будет доступен вид начисления Доплата за переработки при суммированном учете рабочего времени для расчета доплаты за переработки в документе Начисление зарплаты и взносов.
Рис. 1. Настройка состава начислений и удержаний
Регистрация переработок при суммированном учете
Регистрация переработок при суммированном учете рабочего времени выполняется одноименным документом Регистрация переработок.
Пользователь указывает период расчета в реквизитах Период с /по: месяц, квартал, год, далее нажимает на кнопку Заполнить.
Табличная часть документа Регистрация переработок будет заполнена сотрудниками, при выполнении следующих условий:
Сотрудник, хотя бы один день работал по Графику работы сотрудников с установленным флагом Суммированный учет рабочего времени (как правило — это сменные графики) за указанный в документе период;
Рис. 2. Пример сменного графика работы с настройкой Суммированный учет
В колонке Отработано – Всего значение больше чем в колонке Норма по сотруднику.
Рис. 3. Пример документа Регистрация переработок (за квартал)
Так же неоплаченные часы переработок могут быть отражены в документе Увольнение для сотрудников с суммированным учетом.
Рис. 4. Пример документа Увольнение
Итак, мы подошли к вопросам, которые часто задают коллеги консультантам нашей компании:
- Как проверить, правильно ли посчитаны переработки?
- Как получены такие цифры?
Колонка Норма
Норма рабочего времени для Графика работы, назначенного сотруднику, определяется в зависимости от установленной настройки в реквизите. При подсчете определить норму по:
Производственному календарю;
Рис. 5. Пример сменного графика работы с настройкой Суммированный учет. Расчет нормы по Производственному календарю
Норму часов за месяц можно посмотреть в печатной форме Производственного календаря (Раздел Настройка) для 40 часовой рабочей недели:
Рис. 6. Печатная форма Производственного календаря
По данным этого графика;
Норма часов за месяц соответствует количеству часов, указанных в текущем Графике работы:
Рис. 7. Пример сменного графика работы с настройкой Суммированный учет. Расчет нормы по Данным этого графика
По данным другого графика – например. «Производственный календарь 36 часовая рабочая неделя».
Норма часов за месяц соответствует указанной в выбранном Графике работы в реквизите Данные другого графика:
Рис. 8. Пример сменного графика работы с настройкой Суммированный учет. Расчет нормы по Данным
В колонке Норма - определяется норма за учетный период согласно настройке, указанной в графике работы сотрудника в разделе При подсчете переработок определять норму по, за вычетом невыходов по "уважительным" причинам (отсутствия по невыясненной причине и прогулы не уменьшают норму).
Сотрудник может отработать не полный месяц по причинам:
- Принят не с первого дня месяца:
- Приостановлен трудовой договор;
- Уволен не в последний день месяца.
Поэтому требуется расчет как Нормы рабочего времени, так и Отработанного времени количества часов по дням с учетом выше указанных причин, то есть за периоды работы сотрудника в организации.
Также, если введен Индивидуальный график работы сотруднику, то Норма рабочего времени рассчитывается от количества часов, установленных в Индивидуальный графике.
Также требуется учитывать, что сотрудник в течении периода может переводится на другой график работы, в котором учитывается Норма работы при суммированном учете иначе. Потому рассматривается также движения регистра Графики работы сотрудников интервальный.
Рис. 9. Регистр График работы сотрудников интервальный
Итак, как проверить, правильно ли посчитаны переработки?
Сформируем Табель учета рабочего времени по сотруднику за период, указанный в документе Регистрация переработок, определим период работы сотрудника за минусом неявок по уважительной причине.
Для примера рассмотрим один месяц (март) работы сотрудника. Сотрудник в этом месяце отсутствовал, ему рассчитан документ Отпуск.
Рис. 10. Табель рабочего времени Т-13
Для расчета переработок учитывается период с 11 по 31 марта, то есть исключаем период отсутствия по «уважительной» причине
Проверим, переводился ли в этот период сотрудник на другой график работы с другим учетом нормы рабочего времени.
Для примера с 17 марта сотрудник был переведен с Графика работы с суммированным учетом рабочего времени с «Нормой» по Производственному календарю на График работы суммированным учетом рабочего времени с «Нормой» 36 рабочих часов в неделю.
Для этого рассмотрим кадровые документы сотрудника или регистре Графики работы сотрудников интервальный (Функции для технического специалиста).
Рис. 11. Регистр График работы сотрудников интервальный
И так, для расчета переработок сотруднику рассматриваем два периода:
- С 11 по 16 марта - График работы «Смена 1» с «Нормой» по Производственному календарю;
- С 17 по 31 марта - График работы «Смена 2» с «Нормой» другого графика с 36 часовой рабочей неделей.
Посчитаем количество рабочих часов по «Норме» по каждому периоду работы..
В первом случае для подсчета по Производственному календарю можем использовать обычный график «Пятидневка», так как он полностью соответствует Производственному календарю с 40 часовой рабочей неделей.
Рис. 12. График работы Пятидневка
В период С 11 по 16 марта запланировано по норме 4 * 8 = 32 рабочих часа.
Во-втором случае используем график, указанный в качестве графика для расчета Нормы рабочего времени, «Производственный календарь 36 часовая рабочая неделя».
Рис. 13. График работы «Пятидневка с 36 часовой рабочей неделей»
В период с 17 по 31 марта запланировано 7,2*11=79,2 рабочих часа.
Итого для сотрудника за март месяц с учетом документа Отпуска Норма рабочего времени составляет 32 +79,2 = 111,2.
В документе Регистрация переработок за март по сотруднику отражено соответственно 111,2 рабочих часов в колонке Норма.
Рис. 14. Документ Регистрация переработок
Колонки Отработано: Всего и Отработано: в т.ч. в праздн
В колонке Отработано: Всего - определяются фактически отработанные сотрудником часы за учетный период по фактически выполненным начислениям за отработанное время. При этом, поскольку последний месяц учетного периода при заполнении табличной части еще не рассчитан, выполняется его предварительный расчет, причем с учетом неутвержденных документов-отклонений (отпуска, больничные, командировки и т.п.), т.к. часто на момент регистрации переработок документы-отклонения еще не рассчитаны и не утверждены расчетчиком. В в т.ч. в праздн. - определяются часы, отработанные сотрудником за учетный период в государственные праздники, на которые выпала его смена. Поскольку такие часы уже автоматически оплачиваются в повышенном размере (доплатой), оплачивать их повторно как часы переработки не требуется (такие часы уменьшают число часов переработки, подлежащих доплате). Данные в колонке заполняются в справочных целях, используются при печати приказа, непосредственно в расчете не участвуют;
В нашем примере на период с 11 по 31 марта нет государственных праздников, следовательно колонка в т.ч. в праздн. не будет рассчитана.
Как проверить расчет количества часов в колонке Отработано: Всего?
За периоды работы на графике суммированного учета собирается информация об отработанных часах:
За текущий месяц часы собираются по данным учета времени. Например, если учетный период с января по сентябрь, данные об отработанных часах за сентябрь будут учитываться по данным учета времени.
За предыдущие месяцы – из регистра расчета Начисления.
Проверить расчет отработанных дней можно с помощью отчета Табель учета рабочего времени сотрудника, также исключая периоды отсутствий по «уважительным причинам» и часы работы в праздники и выходные, а также сверхурочно.
Рис. 15. Табель рабочего времени Т-13
Отчет Табель учета рабочего времени удобен для целей расчета отработанного времени:
отражает все отклонения от нормы рабочего времени (отпуска, больничные, сверхурочную работу и работу в праздники и выходные, и т.д. по подготовленным кадр);
учитывает переводы на другой график;
покажет запланированное рабочее время по графику сотрудника, как отработанное время, в текущем месяце, до расчета документа Начисления зарплаты и взносов.
Итак, по табелю за март учитывается 121 час отработанного времени, что соответствует данным документа Регистрация переработок.
Рис. 16. Документ Регистрация переработок
Колонка Уже оплач. по повыш. тарифу
В колонке Уже оплач. по повыш. тарифу - определяются часы, оплаченные сотруднику за учетный период в повышенном размере. При работе по графику с суммированным учетом невозможно сказать определенно, в какие именно часы сотрудник переработал сверхурочно. Поэтому также невозможно точно сказать, сколько именно переработок (сверхурочных часов) пришлось на уже оплаченные в двойном размере праздничные часы. Пользователю предоставляется возможность самостоятельно определить, сколько именно из переработанных часов пришлось на праздничные. Эти часы как сверхурочные оплачены не будут: при подсчете часов переработок, подлежащих оплате, они вычитаются. Если переработки требуется оплачивать без их учета, то данные в колонке можно обнулить;
Колонка Всего к оплате
В колонке Всего к оплате - определяются часы переработки как разница между нормой за учетный период, фактически отработанным временем и уже оплаченным временем по повышенному тарифу. В нашем примере – 9,80 часов (121 часа всего отработанных – 111,2 часов по норме - 0 часов, оплаченных по повышенному тарифу);
Колонка Оплата: х1,5 и х2
В колонках Оплата: х1,5 и х2 - определяются часы переработки к оплате. Поскольку законодательство не содержит положений о том, сколько часов переработок оплачиваются не менее чем в полуторном размере, а сколько – не менее чем в двойном, по умолчанию все часы переработок заполняются в колонку для их "полуторной" оплаты. Часы двойной оплаты необходимо выделить самостоятельно в соответствии с принятой на предприятии методикой.
Колонка Способ компенсации
В колонке Способ компенсации - выберите способ компенсации переработки (в нашем примере - Повышенная оплата). Если используется возможность регистрации отгулов, то вместо оплаты часов переработки можно зарегистрировать их для последующего предоставления отгулов, выбрав способ компенсации Отгул.
Учет переработок в документе Увольнение
При расчете документа Увольнение, производится «окончательный» расчёт сотруднику, в том числе производятся начисления за ранее не оплаченные (не начисленные) переработки.
Для примера введем документ Увольнение тому же сотруднику, в реквизит Сверхурочные часы х1,5 также выведены накопленные, но нерассчитанные ранее часы переработки.
Рис. 17. Документ Увольнение
Начисление за переработки при суммированном учете
Как рассчитывается доплата за часы переработки
Дополнительная оплата за переработки производится из расчета за первые два часа не менее чем в полуторном размере, а за последующие часы - не менее чем в двойном (ст. 152 ТК РФ). При расчете используется часовая тарифная ставка сотрудника.
При установке флага Переработки при суммированном учете времени в настройке Расчета зарплаты в плане видов начислений будет доступен вид начисления Доплата за переработки при суммированном учете рабочего времени для расчета доплаты за переработки в документе Начисление зарплаты и взносов.
Рассмотрим показатели формулы расчета вида начисления:
Рис. 18. Вид начисления Доплата за переработки при суммированном учете рабочего времени
ПереработаноПоСуммированномуУчетуВПределах2Часов – количество часов из колонки Оплата: х2 документа Регистрация переработки;
Аналогичного показателя для учета количества часов оплачиваемых по полуторной ставке нет. Количество часов, оплачиваемых по полуторной ставке, рассчитывается как разница между Переработано по суммированному учету и Переработано по суммированному учету в пределах 2х часов.
СтоимостьЧаса - часовая тарифная ставка сотрудника определяется в программе автоматически. При этом для сотрудников, основная оплата которым начисляется по месячной тарифной ставке (должностной оклад), производится пересчет ставок.
Пересчет месячной тарифной ставки в часовую (стоимость часа) осуществляется путем деления месячной тарифной ставки на количество рабочих часов в месяце, за который рассчитывается оплата.
Для сотрудников, труд которых оплачивается исходя из месячной тарифной ставки, расчет часовой или дневной тарифной ставки для начисления оплаты за сверхурочную работу может производиться:
исходя из месячной нормы времени по графику сотрудника. При этом варианте часовая (дневная) ставка определяется путем деления месячной тарифной ставки (должностного оклада) на количество рабочих часов (дней) в месяце выполнения сверхурочных работ, ночных работ и т.п. по графику работы сотрудника. Данный порядок можно установить, если месячная норма по графикам сотрудников не превышает месячную норму по производственному календарю;
исходя из среднемесячной нормы рабочего времени (определяемой автоматически по данным заполненного производственного календаря как 1/12 годовой нормы). При этом варианте часовая (дневная) ставка определяется путем деления месячной тарифной ставки (должностного оклада) на среднее количество часов (дней) в месяце за год;
исходя из месячной нормы времени по производственному календарю с учетом продолжительности рабочей недели, установленной для графика сотрудника. При этом варианте часовая (дневная) ставка определяется путем деления месячной тарифной ставки (должностного оклада) на количество рабочих часов (дней) в месяце по производственному календарю с учетом продолжительности рабочей недели.
Вариант алгоритма пересчета устанавливается в настройках расчета зарплаты в разделе При пересчете тарифной ставки сотрудника в стоимость часа (дня) использовать (раздел Настройка – Расчет зарплаты).
Рис. 19. Пример настройки пересчета тарифной ставки сотрудника в стоимость часа (дня)
Выбранный вариант используется для всех расчетов, например, расчет оплаты за работу в выходные и праздничные дни, доплаты за работу в ночные часы и др., связанных с пересчетом месячной тарифной ставки в часовую или дневную, и распространяется на все организации, учет по которым ведется в информационной базе.
Кроме того, вариант алгоритма пересчета месячной тарифной ставки в часовую или дневную можно установить индивидуально для каждого сотрудника в документах, таких как Прием на работу, Кадровый перевод, Восстановление в должности на закладке Оплата труда в поле Порядок пересчета. По умолчанию указывается порядок перерасчета, который установлен в настройках Расчета зарплаты.
В программе по умолчанию в качестве тарифной ставки сотрудника при пересчете используется ставка его "основного" (повременного) начисления, например, оклада по дням. В программе можно использовать при расчетах так называемую совокупную тарифную ставку, которая будет учитывать не только оклад сотрудника, но и любые другие начисления, назначенные сотруднику в плановом порядке. Причем, такие плановые начисления должны иметь показатели в формуле (постоянные показатели (которые используются "во всех месяцах после ввода значения"), которые необходимо выбрать в настройке. Для этого в настройках расчета зарплаты (раздел Настройка - Расчет зарплаты) (рис. 4) выберите показатели, используемые в начислениях, которые требуется учитывать при пересчете тарифной ставки сотрудника. Например, процент или сумму ежемесячной премии (раздел Показатели, определяющие состав совокупной тарифной ставки).
При этом если в качестве показателя, определяющего состав совокупной ставки сотрудника, выбран процентный показатель, то из состава расчетной базы начисления, в котором этот показатель используется, может потребоваться исключить начисления, при расчете которых производится перерасчет ставки.
Если при назначении сотруднику плановых начислений среди них окажутся несколько начислений, в которых используются показатели, выбранные как составляющие его совокупную тарифную ставку, то в документе появится возможность ее указать.
Показатели, входящие в состав Совокупной тарифной ставки, указываются в разделе Настройка – Расчет зарплаты в блоке Показатели, определяющие состав совокупной тарифной ставки.
Рис. 20. Пример настройки пересчета тарифной ставки сотрудника в стоимость часа (дня)
После выбора показателей необходимо перерасчитать ФОТ (раздел Зарплата - Пересчет планового ФОТ). Размер совокупной тарифной ставки определяется программой автоматически как вклад в ФОТ таких начислений. При необходимости ее можно отредактировать. В дальнейшем именно размер такой совокупной тарифной ставки будет использоваться при расчете начислений, расчет которых требует пересчета ставки.
Посмотреть размер Совокупной тарифной ставки сотрудника можно в документах Прием на работу, Кадровый перевод, Изменение оплаты труда.
По желанию сотрудника переработка вместо повышенной оплаты может компенсироваться предоставлением дополнительного времени отдыха, но не менее времени, отработанного сверхурочно (ст. 152 ТК РФ). Для реализации данной возможности в настройке расчета зарплаты (раздел Настройка - Расчет зарплаты - ссылка Настройка состава начислений и удержаний) на закладке Учет отсутствий установите флажки Отгулы и В том числе внутрисменные, если отгулы предоставляются в течение рабочей смены.
Рис. 21. Настройки Расчета зарплаты. Отгулы
Пример расчета показателей для начисления доплаты за часы переработки
Рассмотрим начисление сотруднику из вышеописанного примера. Всего к оплате 9,80 часов за переработку сверх нормы. Сколько часов будет оплачиваться по полуторной ставке и сколько по двойной ставке – устанавливает ответственный пользователь, согласно принятому в организации учету.
Рис. 22. Пример расчета часов переработки при суммированном учете рабочего времени в документе Регистрация переработок.
Начисление за переработки выполняется в документе Начисление зарплаты и взносов.
Рис. 23. Пример расчета Доплаты за переработки при суммированном учете рабочего времени в документе Начисление зарплаты и взносов.
В примере видим заполнение показателей в соответствии с данными документа Регистрация переработки:
Переработки (всего) – 9.8 часов - Всего к оплате;
Переработки (до 2 ч) – 2 часа – Оплата в 1,5 размере;
Остальные часы: 9,8 – 2 = 7,8 будут оплачены в 2 размере.
Час. стоимость – 210,227 – рассчитана автоматически.
Давайте разберемся, как получено значение 210,227
Определяем способ пересчета тарифной ставки для организации:
Рис. 24. Пример настройки пересчета тарифной ставки сотрудника в стоимость часа (дня)
- Норма времени определяется по графику сотрудника;
- Расчет от сумм тарифных начислений сотрудника, то есть премии и надбавки не включены.
Проверяем, назначен ли сотруднику индивидуальный способ пересчета тарифной ставки:
Рис. 25. Документ Кадровый перевод. Настройка пересчета тарифной ставки сотрудника в стоимость часа (дня)
- По кадровым данным сотруднику Порядок пересчета применяется общий для организации, то есть по норме графика сотрудника;
- В тарифную ставку входит только Оклад в размере 37 000 рублей.
Проверяем производилось ли изменение графика сотруднику в течении расчётного месяца в кадровых документах сотрудника или регистре Графики работы сотрудников (Функции для технического специалиста). Есть кадровые переводы с изменением графика:
Рис. 26. Регистр Графики работы сотрудников
- С 1 марта по 16 марта сотрудник работал по графику «Смена 1», с 17 марта да конца месяца по графику «Смена 2»
- Индивидуальный график сотруднику не назначался.
Определяем норму рабочих часов по графикам сотрудника за рассчитываемый месяц с учетом перевода с одного графика на другой:
Рис. 27. График работы «Смена 1»
С 1 по 16 марта 11 часов х 8 рабочих дней = 88 рабочих часов;
Рис. 28. График работы «Смена 1»
С 17 по 31 марта суммарно 88 рабочих часов.
Итого за месяц 88+88=176 рабочих часов.
Рассчитываем стоимость часа: 37000/176 = 210,227 рублей. Значения показателей проверены.
Теперь рассмотрим пример расчета Результата начисления Доплата за переработки при суммированном учете рабочего времени.
2 часа рассчитывается в 1,5 размере: 210,227 * 2 * 0,5 = 210,23
7,8 часов в двойном размере: 210,227 * (9,8-2) * 1 = 1639,77
Итого Результат составляет: 210,23+1639,77=1850,00 рублей.
Почему используется значение 0.5, а не 1.5 при расчете? Сотрудник одну ставку уже получил, при начислении «основной» зарплаты за отработанный день, то есть требуется доплатить 1.5-1=0,5 ставки. С двойной ставкой соответственно доплачиваем только одну целую ставку.
Также из примера стоит сделать вывод, что норма часов для расчета количества часов переработки рассчитывается по алгоритму, отличному от алгоритма расчёта часовой тарифной ставки сотрудника.
Если у вас возникают подобные ситуации или вопросы - мы с удовольствием вам подскажем правильное решение.