В больших организациях работа отдела кадров и расчетного отдела выполняется часто не согласовано и возникает необходимость последовательного пересчета расчетных документов от начала года для восстановления корректности расчета НДФЛ.
Напоминаю, расчет НДФЛ ведется нарастающим итогом от начала года, и пересчет документа в середине периода может дать неожиданный результат, так будет учтен рассчитанный НДФЛ как до даты рассчитываемого документа, так и после.
Как сделать это правильно?
Выполняем следующие действия:
Создадим резервную копию рабочей базы данных. Для удобства сверки после пересчетов, рекомендуем развернуть резервную копию в отдельный экземпляр базы данных.
Отменяем проведение документов выплаты от начала года в журнале «Все ведомости на выплату зарплаты» по сотрудникам, для которых требуется пересчет НДФЛ.
Рис. 1. Журнал «Все ведомости на выплату зарплаты»
Отменяем проведение документов начисления от начала года в журнале «Все начисления» по сотрудникам, для которых требуется пересчет НДФЛ.
Рис. 2. Журнал документов «Все начисления»
Далее, последовательно рассчитываем НДФЛ в документах начислений в порядке следования дат документов, проводим документы. По каждому документу начисления в соответствующих документах выплаты Обновляем НДФЛ к перечислению, проводим документы.
Важно:
Начисление – Выплата;
Начисление – Выплата;
Только такой подход гарантирует корректность расчёта НДФЛ.
Рассмотрим пример пересчета за январь:
Рис. 3. Журнал документов «Все начисления»
В первую очередь, согласно датам начисления из примера, рассчитываем документ «Начисление за первую половину месяца» за январь.
Рис. 4. Пример документа «Начисление за первую половину месяца за январь», закладка «НДФЛ»
В документе «Начисление за первую половину месяца» на закладке «НДФЛ» выделяем сотрудника или сотрудников, по которым требуется пересчитать НДФЛ от начала года, нажимаем на кнопку «Пересчитать сотрудника».
Для документа «Начисление за первую половину месяца» нет возможности пересчитать только НДФЛ для выделенных сотрудников, поэтому после пересчета сверяем рассчитанные суммы на всех закладках документа, для этого будет удобно использовать развернутую резервную копию базы данных. Проводим документ после пересчета и сверки.
Вторым шагом открываем документы выплаты по документу «Начисление за первую половину месяца» в журнале «Все ведомости на выплату зарплаты», относящиеся к сотрудникам, к которым применяется пересчет НДФЛ.
Рис. 5. Журнал «Все ведомости на выплату зарплаты»
В нашем примере видим только два документы выплаты: «аванс» и «за месяц», то есть начисления документа «Премия» выплачены вместе с зарплатой за месяц, согласно датам документов в журнале и Дате планируемой выплаты, указанной в документе.
В документе из примера «Ведомость в банк» со способом оплаты «Аванс» выделяем сотрудников, по которым ведется пересчет НДФЛ и нажимаем на кнопку «Обновить налог».
Рис. 6. Пример документа «Ведомость в банк» за январь, выплата аванса
Суммы НДФЛ к перечислению будут обновлены по данным начисления за первую половину месяца, при этом суммы К выплате не изменяются (!), так как должны соответствовать фактически выплаченным суммам. Проводим документ.
Возвращаемся к документам начислений.
Рис. 7. Журнал документов «Все начисления»
Документ «Начисление зарплаты и взносов» должен быть рассчитан последним в месяце (!). Поэтому сначала пересчитаем документ «Премия» за январь, даже если расчет документа производился в тот же день, что и расчет документа «Начисление зарплаты и взносов».
Рис. 8. Пример документа «Премия»
Для документа «Премия» также не предусмотрен отдельный расчет НДФЛ, потому для выделенных сотрудников пересчитываются начисления целиком командой «Пересчитать сотрудника», результат по суммам начислений сверяем с данными копии базы. НДФЛ может быть пересчитан исходя из всех расчетов от начала года. Проводим документ.
Выплата премии отдельной ведомостью в нашем примере не производится, премия выплачивается вместе с зарплатой за месяц.
Следующим шагом пересчитаем НДФЛ в документе «Начисление зарплаты и взносов», так как других нерассчитанных и непроведённых документов начислений в январе больше нет.
Рис. 9. Пример документа «Начисление зарплаты и взносов» за январь, закладка «НДФЛ»
В документе «Начисление зарплаты и взносов» на закладке «НДФЛ» выделим сотрудников, по которым требуется пересчет НДФЛ, и нажмем на кнопку «Пересчитать НДФЛ».
При пересчете учитываются суммы НДФЛ пересчитанного документа «Начисление за первую половину месяца» и рассчитается НДФЛ нарастающим итогом с начала года. Проведем документ.
Далее переходим к документам выплаты за месяц. Повторяем действия для «Ведомости в банк»: выделить сотрудников, которым требуется пересчет НДФЛ, нажать на кнопку «Обновить налог», провести документ.
Рис. 10. Пример документа «Ведомость в банк», выплата зарплаты за месяц
Если в реквизите «Выплачивать» указано Зарплата за месяц, то в ведомости на выплату в колонке «НДФЛ к перечислению» отразятся все суммы (!) неудержанного НДФЛ от начала года, в том числе и по документу «Премия», по которой не выполнялись отдельные выплаты.
Рис. 11. Пример документа «Ведомость в банк», НДФЛ к перечислению Подробно
Для проверки результата пересчетов сформируем отчет по НДФЛ (Раздел Налоги и взносы – Отчеты по налогам и взносам) за январь и февраль, убедимся, что в базе по расчету налога отражены все суммы начислений, учтены все вычеты, корректно рассчитан НДФЛ исчисленный и удержанный.
Например, используем отчет «Анализ НДФЛ по месяцам».
Рис. 12. Пример отчета Анализ НДФЛ по месяцам
Как настроить отчет «Анализ НДФЛ по месяцам», с выводом аналитики: документы-основания, сотрудники и другими необходимыми реквизитами, смотрите в нашей статье «Полезные настройки отчётов по НДФЛ».
Если результат проверки соответствует расчетным данным, то переходим к перерасчету НДФЛ в следующем месяце используя те же правила.
Если у вас возникают вопросы в процессе пересчета документов или требуется иная консультативная помощь по работе программных продуктов 1С, наши специалисты-консультанты всегда готовы оказать необходимую поддержку.