Исправление периода или даты окончания командировки

Рассмотрим пример, сотрудник отправлен в командировку в апреле приблизительно до конца месяца, однако, дату окончания следует указать, укажем 30 апреля (Рис. 1).

Рис. 1. Пример документа Командировка

Рассчитаны и выплачены начисления по командировке, аванс и зарплата за апрель. Сотрудник в апреле фактически отработал только 8 дней из 22 по графику, при чем только в первой половине месяца и к выплате за месяц нет сумм, остальные дни рассчитаны по среднему заработку в документе Командировка и выплачены в межрасчетный период (Рис. 2 и 3).

Рис. 2. Пример документа Начисление за первую половину месяца

Рис. 3. Пример документа Начисление зарплаты и взносов

Но после выплаты зарплаты за месяц выясняется, что сотрудник вернулся из командировки раньше, например, 25 апреля и теперь следует пересчитать как начисления по командировке, так и за месяц. Если выплаты за месяц еще не выполнялись, то пересчет можно выполнить непосредственно в документах, с соблюдением последовательности расчета: 1) Командировка; 2) Начисление зарплаты и взносов.

Но главной ошибкой пользователей считается исправление даты окончания непосредственно в документе Командировка после начислений и выплат за месяц, часто такая ошибка связанна с несогласованностью работы отдела кадров и расчетного отдела: кадровик может не знать, что зарплата за месяц уже рассчитана, а расчётчик - что командировка исправлена.

Какие последствия будет иметь пересчет командировки после закрытия месяца:

• Возникнет долг сотрудника перед организацией за выплату командировочных за большее количество дней (Рис. 4 и 5), который следует учесть, при последующих выплатах. Выплата части доходов в последующем периоде влечет корректировки периода учета НДФЛ;

Рис. 4. Пересчитанный документ Командировка

Рис. 5. Отчет Задолженность по зарплате

• Потребуется пересчет зарплаты за месяц и/или за первую половину месяца, иначе дни, отменённые как дни в командировке, останутся не рассчитанными как отработанные. В примере после пересчета начислено за 11 отработанных дней. Долг сотрудника уменьшится на сумму расчета за эти дни (Рис. 6)

Рис. 6. документ Начисление зарплаты и взносов после пересчета

• НДФЛ исчисленный и удержанный не соответствуют друг другу и разницу нужно учесть при последующих выплатах (Рис. 7) или изменить сумму удержания в Ведомости на выплату (Рис. 8).

Рис. 7. Пример отчета Анализ НДФЛ по документам-основаниям

Рис. 8. Пересчет НДФЛ в Ведомости на выплату

• Перезаполнить документы Удержанный НДФЛ в бухучете, Отражение зарплаты в бухучете, и как следствие повторно провести синхронизацию с программой регламентированного учета, переформировать и отправить Уведомление по НДФЛ или даже корректировку регламентированной отчетности 6-НДФЛ.

Конечно, все эти поправки можно выполнить, если поправлен один документ Командировки. Однако, если исправления периода командировки возникают регулярно и массово, то ошибок не избежать.

Как правильно исправить Командировку после расчета и выплаты зарплаты

После «закрытия» месяца, то есть зарплата рассчитана и выплачена, возможно проведена синхронизация с программой регламентированного учета, или даже сдана регламентированная отчетность, мы рекомендуем применять документы-исправления в текущем периоде, который создается по гиперссылке «Исправить».

Документ Командировка не исправляется непосредственно, а создается на его основании документ-исправление за текущий месяц, в нашем примере за Май, когда была получена информация о фактической дате возвращения сотрудника из командировки, и исправляется дата окончания командировки в документе-исправлении (Рис. 9).

Рис. 9. Документы Командировка и Командировка-исправление

Документ-исправление выполнит пересчеты за период командировки, но они будут отнесены к текущему «незакрытому» периоду (Рис. 10), и, следовательно, не потребуется выполнять все описанные выше пункты по пересчетам и исправлениям. 

Рис. 10. Пересчеты в документе-исправлении документа Командировка

Во-первых, не требуется пересчитывать начисления за месяц (первую половину месяца), пересчитываются оклад и прочие начисления в документе Командировка-исправление.

Во-вторых, не требуется повторное формирование документов Удержанный НДФЛ в бухучете, Отражение зарплаты в бухучете, и как следствие повторно проводить синхронизацию с программой регламентированного учета, формировать и отправлять Уведомление за «закрытый» период.

Но, возможно потребуется корректировка 6-НДФЛ, если отчетность за исправляемый период уже сдана.

Долг сотрудника перед организацией возникает в месяце исправления, то есть в мае, на сумму разницы первоначального начисления и фактической выплаты (Рис. 11).

Рис. 11. Отчет Задолженность по выплате

Подведем итог

Исправление документов за «закрытый» период правильно выполнять с помощью документа-исправления, который создается по гиперссылке «Исправить» в форме «оригинального» документа.

Расчет и оплата длительных командировок

Риски пересчетов долгосрочных командировок еще выше, при исправлении периода командировки. Мы рекомендуем начисления по долгосрочным командировкам выполнять частями:

• в месяце начала командировки,
• с авансом,
• и по результатам начислений за месяц,

либо только с авансом и зарплатой за месяц.

Для того чтобы была возможность выполнять указанный выше алгоритм расчета командировочных начислений необходимо установить опцию «Рассчитывать переходящий период командировки с авансом и зарплатой» в настройках Расчета зарплаты (Рис. 12).

Рис. 12. Настройка Расчет зарплаты. Настройка состава начислений и удержаний

В документе Командировка появляется возможность установить настройку:

• Рассчитывать переходящий период командировки с авансом и зарплатой;
• Рассчитывать командировку с авансом и зарплатой;

В первом случае за текущий месяц сумма командировочных будет рассчитана в документе Командировка и может быть выплачена в «межрасчетном» периоде, начисления за последующие месяцы выполняются при расчете аванса и зарплаты за месяц, а во втором случае расчёт только в документах Начисление за первую половину месяца и Начисление зарплаты и взносов за месяц.

Например, рассмотрим командировку на два месяца с установленной опцией Рассчитывать переходящий период командировки с авансом и зарплатой в документе Командировка (Рис. 13).

Рис. 13. Документ Командировка

Непосредственно в документе Командировка командировочные начислены только за текущий месяц (Рис. 14).

Рис. 14. Документ Командировка. Начисления

За июнь командировочные рассчитаны в составе начислений аванса и зарплаты (Рис. 15).

Рис. 15. Начисление за первую половину месяца (Июнь)

Примечание

Командировочные начисляются в составе начислений за первую половину месяца, если в Виде начисления установлена опция «Начисляется при расчете за первую половину месяца» (Рис. 16).

Рис. 16. Вид начисления Командировка

Подведем итог

Для снижения рисков пересчетов за более ранние «закрытые» периоды, при исправлении даты окончания длительной командировки, мы рекомендуем использовать начисления командировочных частями, то есть с применением настройки:

• Рассчитывать переходящий период командировки с авансом и зарплатой;
• Рассчитывать командировку с авансом и зарплатой;

При таком подходе потребуется пересчет начислений только одного - последнего периода, независимо: период «закрыт» или «незакрыт».