Счёт на оплату в 1С:ERP/КА/УТ — быстрый, аккуратный и контролируемый процесс

Где живёт счёт в вашем бизнес-процессе продаж

Ключевая мысль: Понимая, где «счёт» находится в воронке и финансовом контуре, вы сокращаете цикл «заказ-оплата» и снижаете число уточнений.

Типовые цепочки документов: «Заказ → Счёт → Оплата» и «Отгрузка → Счёт → Закрывающие»

В 1С:Бухгалтерии документ «Счёт покупателю» — это непроводимый управленческий документ, который фиксирует договорённости и служит основой для оплаты и печати. Реальные движения по учёту появятся позже — в оплате и реализации.

Две рабочие цепочки:

1. Предоплата: Заказ клиента (опционально) → Счёт покупателю → Поступление на расчётный счёт / Приходный кассовый ордер → Реализация (акты, накладные) → Закрывающие документы.
2. После отгрузки: Реализация (акт/накладная) → Счёт покупателю (на основании) → Оплата → Закрывающие.

Первая цепочка ускоряет деньги, вторая — удобна при постоплате и сервисных работах.

Роли и ответственность: менеджер/бухгалтер/финансовый контролёр

• Менеджер по продажам — инициирует счёт, проверяет позиции и цены, контролирует отправку клиенту.
• Бухгалтер — валидирует реквизиты, печатные формы, отслеживает оплаты и корректности договоров/счётов.
• Финансовый контролёр — следит за лимитами дебиторки, сроками оплаты, флажками «просрочка» и сигналами для приостановки отгрузок.

Контуры учёта: управленческий и регламентированный; влияние на ДДС и дебиторку

• В регламентированном учёте «Счёт покупателю» проводок не создаёт, но попадает в контур согласования и печати.
• В управленческой отчётности (платёжный календарь/планы поступлений) счёт может использоваться как источник прогноза, если включены соответствующие опции и отчёты. Мы в «ВЕГА Центр проектных технологий» часто добавляем простой отчёт «Прогноз поступлений по выставленным счетам» с контролем статусов оплаты.
• Дебиторка управляется документами оплаты и реализации; однако дисциплина по срокам счетов напрямую влияет на кассовые разрывы и скорость оборота денег.

Подготовка системы: минимальные настройки, которые экономят часы

Ключевая мысль: Один раз настроили — каждый следующий счёт формируется без ручных правок и перепечаток.

Справочники контрагентов и договоров

• Источники данных: импорт из Excel/CRM, создание «с нуля», автоматическое появление из банковских выписок.
• Валидация реквизитов: по ИНН/КПП с автозаполнением полей организации. Рекомендуем включить проверку по данным ЕГРЮЛ/ЕГРИП и завести регламент «новый контрагент = обязательная проверка + договор по умолчанию».
• Договоры: тип расчётов (по договору/по документам), валюта, тип цен по умолчанию, условия предоплаты/постоплаты.

Номенклатура и типы цен

• Единицы измерения и округления — чтобы печать выглядела корректно.
• Типы цен («Оптовая», «Розничная», «По договору») привязываем к договору контрагента.
• Скидки: разрешаем скидки по строкам и/или общую скидку по документу; фиксируем права, кто имеет право изменять.

Расчётные счета и политика поступлений

• Несколько расчётных счетов на организацию — удобно для разных направлений бизнеса/SKU.
• В печатной форме указываем «основной счёт» по договору или направление платежа, чтобы деньги попадали на нужный Р/С без уточнений.

Печатные формы: логотип, печать и подписи руководителя

• Настраиваем бренд-пакет (логотип, печать, факсимиле), чтобы сразу отправлять готовый PDF из 1С.
• Поле «Действителен до…»: в типовой форме 1С его нет — мы добавляем в печать и в шаблон письма.

Сценарий «Предоплата»: счёт, который оплачивают с первого письма

Ключевая мысль: Пошагово — чтобы счёт уходил клиенту за минуту и не возвращался с вопросами.

Путь в интерфейсе: Продажи → Счета покупателям; создание документа

1. Откройте Продажи → Счета покупателям.
2. Нажмите Создать.
3. Выберите Организацию и Склад (если нужно для печати остатков/условий).

Выбор контрагента и договора

• Введите начало названия или ИНН — быстрый поиск.
• Проверьте заполненность юридических реквизитов и договор: валюта, тип цен, срок оплаты.
• Если контрагент новый — заведите его с автозаполнением по ИНН, выберите договор «по умолчанию».

Добавление позиций

• Кнопки Добавить / Подбор / Изменить.
• В подборе включите показ актуальных остатков и колонку «Тип цены».
• Разрешённая ручная корректировка цен и скидок — по правам пользователя.

Срок действия счёта и условия оплаты

• Укажите дату в поле Комментарий («Счёт действителен до …») либо используйте донастроенную печать с отдельным полем.
• Добавьте примечания: условия поставки, контакты для вопросов.

Гибкое ценообразование

• Скидка по строке (процент/сумма) или общая скидка по документу.
• Фиксируем в регламенте, кто имеет право менять цены и на сколько.

Печать/отправка

• Кнопка Печать → «Счёт» → Сохранить в PDF.
• Отправить → По электронной почте (через настроенный почтовый профиль 1С).

Форматы: PDF по умолчанию; при необходимости — вместе с спецификацией/коммерческим предложением.

Что это даёт: скорость (-70% времени на выставление), меньше уточнений, выше конверсия оплаты в срок.

Сценарий «После отгрузки»: счёт «на основании» первичных документов

Ключевая мысль: Исключаем двойной ввод — переносим номенклатуру и цены из уже оформленной реализации.

Путь в интерфейсе

Продажи → Реализация (акты, накладные) → открыть нужный документ → Создать на основании → Счёт покупателю.

Как переносятся строки и условия

• В счёт копируются строки номенклатуры, цены, скидки и реквизиты контрагента из реализации.
• Что проверить перед отправкой:
  
  • корректность получателя и договора;
  • наличие «действителен до…» в печати;
  • банковские реквизиты организации и назначение платежа.

Согласование и контроль статусов

• В регламенте фиксируем: кто проверяет, кто отправляет (менеджер/бухгалтер).
• Для прозрачности используем статусы: Черновик → На проверке → Отправлен → Оплачен/Просрочен (статусы — управленческие, реализуются через доп.реквизиты/обработки и отчёты).

Документ, готовый к клиенту: печать, подписи, бренд

Ключевая мысль: Клиент получает юридически корректный и брендированный документ без «танцев» с принтером и сканером.

Печатные формы

• Базируемся на стандартных формах 1С, донастраиваем под бренд-гайд: логотип, печать, подпись руководителя/ГБ.
• Добавляем поле «Счёт действителен до», контакт менеджера, QR-код со ссылкой на оплату/личный кабинет (если используется).

Электронная отправка

• Из 1С отправляем письмо с PDF-вложением и, при необходимости, XML/Excel-спецификацией.
• Темы/тексты берём из шаблонов; вложения формируются автоматически.

Контроль доставки

• Используйте Журнал исходящей корреспонденции (почтовый лог 1С): дата/время, адресаты, вложения.
• Повторная отправка — из карточки документа: Ещё → Отправить повторно.

Управление качеством и безопасностью: меньше ошибок, больше прозрачности

Ключевая мысль: Сокращаем человеческий фактор, разгружаем бухгалтерию и уплотняем контроль.

Роли и права доступа

• Разграничиваем: кто создаёт, кто утверждает, кто отправляет.
• Ограничиваем права на изменение цен/скидок, реквизитов получателя, расчётного счёта.

Журналы и уведомления

• Включаем системные уведомления: «Выставлен счёт на сумму свыше N», «Срок оплаты по счёту истекает».
• Следим за обновлениями 1С и новостями на ИТС — важные изменения в печатных формах и обменах влияют на скорость и корректность.

Типовые ошибки и их исправление

• Неверные реквизиты контрагента — исправьте в справочнике, переформируйте печать, отправьте заново.
• Ошибочные позиции/цены — отредактируйте документ, заново сформируйте PDF.
• Дубликаты — используйте «Пометка на удаление», очистите ссылки (если есть документы-потомки, удаление запрещено — сначала снимите связи).
• Неправильный расчётный счёт организации — укажите правильный счёт в документе/печати и сохраните шаблон, чтобы не повторялось.

Финансовый эффект: как счёт влияет на деньги сегодня

Ключевая мысль: Правильный процесс счёта сокращает цикл «заказ-оплата» и убирает кассовые разрывы.

Метрики

• Срок выставления (от запроса до отправки).
• Конверсия оплаты (оплаченные/выставленные).
• Доля возвратов/исправлений.
• Средний срок оплаты (DSO) по группам клиентов.

Триггеры ускорения

• Ограниченный срок действия счёта.
• Предзаполненные реквизиты и корректные шаблоны письма.
• Шаблоны товарных наборов — чтобы не собирать позиции вручную.
• QR/ссылка на оплату в печати и письме (если у вас эквайринг/ЛК).

Связь с ДДС и управленческой отчётностью

• Используйте отчёт «Прогноз поступлений по счетам» (управленческий) и платёжный календарь — на его основе планируйте списания.
• В «ВЕГА Центр проектных технологий» мы добавляем индикаторы: к оплате сегодня/на этой неделе/просрочено, агрегированные по менеджерам и ключевым клиентам.

Практика ВЕГА Центр проектных технологий: приёмы и настройки, которые работают на проектах

Ключевая мысль: Лайфхаки из внедрений — экономят часы уже на первой неделе.

Быстрый старт справочников

• Импорт контрагентов из банковских выписок: 1С создаёт контрагентов по ИНН автоматически.
• Валидация по ЕГРЮЛ/ЕГРИП и фиксирование договора «по умолчанию» — минимизирует возвраты платежей.

Шаблоны товарных наборов и типы цен по договорам

• Наборы «Стартовый пакет», «Ежемесячное обслуживание» — один клик переносит готовый набор в счёт.
• Тип цены закрепляем на договоре, чтобы менеджер не выбирал руками.

Расщепление поступлений по расчётным счетам

• Для разных направлений — разные Р/С в печати. Деньги приходят сразу «куда надо», без внутренних перебросок.

Бренд-пакет печатных форм «под ключ» и рассылка прямо из 1С

• Настраиваем PDF со всеми атрибутами бренда, архивирование и автоматическую отправку письма из документа.

Чек-листы

Ключевая мысль: Дадим «шпаргалки», чтобы команда действовала одинаково быстро и правильно.

Чек-лист подготовки 1С к выставлению счетов

• Контрагенты заведены, реквизиты проверены по ИНН/ЕГРЮЛ.
• Договоры заполнены: валюта, тип цен, счёт организации.
• Номенклатура нормализована: единицы, НДС, округления, артикулы.
• Типы цен настроены и привязаны к договорам.
• Печатные формы: логотип, печать, подписи, «действителен до…».
• Почтовый профиль 1С настроен, шаблоны писем утверждены.
• Регламенты прав:   меняет цены/скидки; кто отправляет.

Чек-лист «Счёт в предоплате» (6 шагов)

1. Продажи → Счета покупателям → Создать.
2. Выбрать контрагента и договор (проверить реквизиты).
3. Подобрать позиции (проверить остатки/тип цены).
4. Прописать «действителен до…», примечания.
5. Печать → PDF, визуальная проверка.
6. Отправить по email, зафиксировать отправку в журнале.

Чек-лист «Счёт после отгрузки» (3 шага)

1. Открыть документ Реализации.
2. Создать на основании → Счёт покупателю.
3. Проверить печать и отправить.

Когда подключать ВЕГА Центр проектных технологий: где внешняя экспертиза окупается

Ключевая мысль: Понимание границы «сделаем сами» и «делегируем», чтобы не тратить недели на пробы и ошибки.

Аудит текущего процесса и печатных форм

• Разбираем путь «от запроса до оплаты», ищем узкие места, приводим печатные формы к единому стандарту.

Интеграция с банком и автоматизация контрагентов

• Настраиваем выгрузку/загрузку выписок, автосоздание контрагентов по ИНН из платежей, правила соответствия договоров.

Разработка бренд-пакета и маршрутов согласования

• Печатные формы под бренд-гайд, статусы и маршруты согласования по ролям и суммам.

Обучение бухгалтерии и продаж

• Короткие регламенты, KPI по срокам выставления и оплате, разбор ошибок на примерах.

Кейсы «до/после»: как это выглядит в реальности

Кейс 1. Производственная компания (металлообработка), 280 сотрудников

До: счёт формировался в Word, реквизиты копировались из прошлого письма; 20–30% возвратов платежей из-за старого Р/С.

Проект (3 недели):

• Аудит и унификация договоров, закрепление типов цен.
• Печатные формы в 1С с логотипом, печатью и полем «действителен до».
• Шаблон письма + отправка из 1С.
• Отчёт «Прогноз поступлений по счетам».

После: время на выставление — с 10–15 мин до 1–2 мин; возвраты платежей — с 30% до <3%; DSO – 5 дней.

Кейс 2. Инжиниринговая компания (проектные услуги), 90 сотрудников

До: «счёт после отгрузки» собирался вручную, путали ставки НДС и единицы измерения.

Проект (2 недели):

• Маршрут «Реализация → Создать на основании → Счёт».
• Запрет ручного изменения НДС менеджерами, только через тип цены/договор.
• Контроль статусов и уведомления «срок оплаты истекает».

После: ошибок в печатных формах — минус 80%, конверсия оплаты в срок — +18 п.п.

Итог по двум сценариям. Если вы работаете по предоплате — ключ к скорости денег: заранее настроенные справочники, типы цен и бренд-печать + шаблон письма. Если счёт идёт после отгрузки — используйте «Создать на основании» и статусы согласования. В обоих случаях вы выигрываете в сроках, прозрачности и предсказуемости ДДС.

Мы в «ВЕГА Центр проектных технологий» помогаем пройти этот путь быстро: аудит процесса, печатные формы «под ключ», интеграция банковских выписок и обучение команды. Нужен мини-аудит или консультация? Оставьте запрос — вернёмся с конкретным планом и оценкой эффекта.