НСИ в 1С: фундамен­таль­ный обзор для тех, кто стремится к порядку в учёте

Почему тема НСИ актуальна для каждого предприятия

Коротко о сути НСИ

Базовые понятия НСИ и мастер-данных

Что такое мастер-данные в контексте 1С

Прежде чем детально разбираться в структуре и особенностях НСИ, стоит понять, что же такое «мастер-данные» (master data). В 1С под этим термином обычно подразумеваются базовые справочники: номенклатура, контрагенты, склады, единицы измерения, сотрудники, организации и пр. Именно мастер-данные формируют фундамент вашей учётной системы. Если фундамент «трещит», то все верхние уровни — от бухгалтерского до управленческого учёта — начинают ломаться и генерировать ошибки.

Один из важнейших принципов мастер-данных: единый подход к созданию элементов справочника. Каждая номенклатурная позиция, каждый контрагент или склад должны быть внесены по единым правилам, чтобы данные были сопоставимы между собой.

Чем грозит отсутствие единой системы НСИ

Если на предприятии нет централизованного ведения НСИ, «дикая» креативность пользователей приводит к:

• Дублированию: одни и те же материалы или товары могут называться по-разному (часто из-за опечаток, невнимательности или отсутствия регламентов).
• Конфликтам в наименованиях и артикулах позиций: один артикул может быть присвоен нескольким абсолютно различным товарам.
• Торможению управленческих решений: из-за путаницы и несопоставимых данных сложно быстро составить отчёт или посчитать себестоимость.
• Сложностям во взаимодействии отделов: бухгалтерия вынуждена «сверять» отчётность со складом, производством и прочими подразделениями, тратя уйму времени на выявление расхождений.

Отличие НСИ от документов оперативного учёта

Важно понимать, что НСИ — это стабильные, «условно-постоянные» справочники, которые лишь изредка обновляются. Документы оперативного учёта (накладные, акты, счета-фактуры, отчёты) меняются каждый день. Но все они опираются на НСИ, обращаясь к справочникам, чтобы подставить коды, наименования, реквизиты. Поэтому стабильность и точность НСИ выступают «краеугольным камнем» для всей базы 1С.

Сильные стороны НСИ в 1С и результаты внедрения

Повышение эффективности и достоверности данных

Когда в 1С настроен единый справочник номенклатуры и других объектов учёта, это позволяет:

• Автоматизировать ввод данных: сокращается количество ручных операций и, следовательно, риск человеческих ошибок.
• Ускорить и упростить отчётность: менеджеры не тратят время на поиск нужной позиций, не «придумывают» новые наименования и коды.

Всё это приводит к достоверным и корректным отчётам, что крайне важно для управленческих решений.

Упрощение взаимодействия между подразделениями

Когда все отделы «говорят на одном языке», снижается риск недопонимания и многократного уточнения информации. Например, бухгалтер знает, что «Товар А» в учёте — это именно тот «Товар А», который использует производство. Не возникает ситуации, когда производственный отдел называет товар «Материал 123», а в бухгалтерии он же фигурирует как «Сталь холоднокатаная 0,8 мм».

Централизация ответственности за справочники

Часто возникает вопрос: кто будет «хранителем» НСИ? В малом бизнесе это может делать главный бухгалтер или руководитель направления. В более крупных компаниях создаются специальные отделы, отвечающие за ведение справочников. Крайне важно грамотно распределить роли и права доступа: чтобы одни пользователи могли только просматривать справочники, а другие — редактировать. Ошибка в НСИ, сделанная по неосторожности, может «аукнуться» всеми последующими документами.

Польза для владельцев бизнеса

Собственникам важно видеть реальную картину доходов, расходов, складских остатков и производственных процессов. Согласованные справочники обеспечивают единую логику учёта. В итоге руководство получает:

• Прозрачность: все данные говорят «в один голос».
• Управляемость: проще внедрять новые решения, менять модель учёта, настраивать аналитику.
• Сокращение затрат: меньше времени уходит на сверки, исправления ошибок и «разруливание» путаницы.

Структура НСИ в 1С: обзор основных справочников

Разделение справочников на основные и прочие

В 1С традиционно выделяют несколько «стержневых» справочников:

1. Организации
2. Контрагенты
3. Номенклатура
4. Склады
5. Сотрудники

Помимо этого, есть и дополнительные справочники:

• Классификаторы адресов.
• Общероссийские классификаторы (ОКВЭД, ОКОФ и т.д.).
• Банковские справочники (коды банков, реквизиты).

Логика такого разделения проста: без «стержня» в виде основных справочников сложно вести регламентированный и управленческий учёт. А дополнительные справочники служат для уточнения и детализации данных.

Назначение и структура каждого справочника

• Справочник «Организации»: хранит ключевые юридические сведения (ИНН, КПП, ОКПО, ОГРН), контактные данные, банковские реквизиты. Эти данные необходимы для формирования документов и отчётности в госорганы.
• Справочник «Контрагенты»: объединяет клиентов, поставщиков и прочих партнёров. Здесь можно указать юридические и физические лица, их договора, контактных лиц, а также условия сотрудничества (например, особые скидки или валюту расчётов).
• Справочник «Номенклатура»: главное «сердце» товароучётных процессов. Именно в нём хранятся данные о товарах, услугах, работах, полуфабрикатах и т.д. Номенклатура лежит в основе любого документа — от поступления товаров до реализации.
• Справочник «Склады и места хранения»: включает информацию о типах складов, материально-ответственных лицах, адресах и условиях хранения. В торговых конфигурациях 1С склады дополнительно могут иметь настройки учёта по партиям и серийным номерам.

Также существуют справочники «Подразделения», «Физические лица», «Договоры» и многие другие. Их актуальность зависит от конкретной конфигурации.

Подразделы для примеров из разных конфигураций 1С

Каждая конфигурация 1С — Бухгалтерия, УНФ (Управление нашей фирмой), ERP — имеет некоторую специфику. Например, в 1С:ERP справочник номенклатуры может содержать очень детальные реквизиты: виды номенклатуры, нормативы расхода, связи с производственными подсистемами. В 1С:УНФ подход более упрощённый, но при этом тоже есть возможность задавать тип номенклатуры (товары, услуги, работы и т.д.), что влияет на аналитику и удобство поиска.

Номенклатура: сердце товаро­учётных процессов

Что такое номенклатура и для чего она нужна

В 1С «номенклатура» — это всё, что учитывается в качестве товара, услуги, работы, сырья, полуфабриката или готовой продукции. Именно корректность ведения номенклатуры определяет, насколько чётко предприятие сможет отражать фактические остатки, движения и финансовые результаты. Ошибки в номенклатуре — самые болезненные, так как они напрямую влияют на закупки, продажи, складские остатки и даже производственные планы.

Виды номенклатуры и их характеристики

В 1С номенклатура обычно делится на несколько типов:

• Товары: всё, что покупается и продаётся как готовый продукт (например, электроника, продукты питания).
• Материалы: сырьё или комплектующие, которые используются внутри производства.
• Работы и услуги: то, что не имеет физического воплощения, но отражается в учёте (например, монтаж, настройка ПО).
• Готовая продукция: итог производственного процесса, которая может быть отгружена клиентам.

Для одной и той же позиции может существовать несколько карточек, если она имеет несколько вариантов исполнения (цвет, размер, упаковка). Однако очень важно не путать логичные варианты одной номенклатуры (например, «Кроссовки, размер 42» и «Кроссовки, размер 43») с дублированием одного и того же товара под разными названиями.

Единицы измерения и их влияние на учёт

В 1С для каждой номенклатурной позиции задаётся базовая единица измерения. При необходимости можно ввести альтернативные единицы (например, покупать ткань в рулонах, а списывать на производство в метрах). Если это сделать неправильно, в отчётах будет отображаться искажённая информация. Особенно чувствительна эта тема для предприятий, где к одному и тому же товару привязаны несколько разных единиц (штуки, килограммы, тонны).

Особенности поиска и фильтрации в справочнике

Удобство поиска по номенклатуре — ещё одно преимущество 1С. В современных редакциях доступен фильтр по штрих-коду, артикулу, ключевым словам и прочим реквизитам. «Дерево групп» упрощает навигацию, позволяя разбить номенклатуру на категории, подкатегории и т.д. Это особенно полезно, когда в базе несколько тысяч (или даже сотен тысяч) позиций.

Настройка НСИ и разделов в 1С:ERP

Блок «НСИ и администрирование»

В 1С:ERP существует отдельный раздел «НСИ и администрирование». Здесь концентрируются основные настройки системы:

• Управление казначейством
• Зарплата и кадры
• Налоги
• Производство
• Управленческий учёт

Каждый из этих пунктов имеет свои справочники и настройки, которые взаимосвязаны общей структурой НСИ. Один неверный флажок в настройках может сильно повлиять на то, как будут формироваться документы в других подсистемах.

Права доступа к справочникам

Разграничение прав доступа — важнейшая составляющая безопасной работы с НСИ. Например, бухгалтер видит все организации, так как ему нужно формировать налоговую и финансовую отчётность, а кладовщик видит только «свои» склады, чтобы не было случайных изменений в чужих данных. Система ролей в 1С:ERP позволяет настроить это достаточно гибко, чтобы исключить несанкционированные изменения.

Ключевые элементы, которые нужно настроить в первую очередь

• Учёт нескольких организаций: если в холдинг входят несколько юрлиц, в настройках указывается, будут ли они вести учёт совместно или раздельно.
• Валюты, графики, кассы: важно корректно указать основную валюту, вспомогательные валюты, настроить календарь рабочих дней (графики), создать необходимые кассы.
• Настройка закупок и продаж: разделение на управленческий и регламентированный (бухгалтерский) учёт. Это влияет на то, как и где будет формироваться себестоимость, какие документы доступны пользователям и в каком интерфейсе.

Спецификации и дерево спецификаций в производстве

Что такое спецификация

Спецификация — это документ (или набор данных), определяющий, из чего состоит готовое изделие, какие материалы и работы требуются для его выпуска. В 1С:ERP и подобных конфигурациях спецификации играют ключевую роль в производственном учёте, поскольку на их основе рассчитывается потребность в сырье и трудозатратах.

Закладки в спецификации

Обычно спецификация в 1С имеет несколько вкладок:

• Материалы и работы: перечисляются все комплектующие и операции, которые требуются для выпуска.
• Трудозатраты: отражается стоимость (или количество часов) работников, участвующих в процессе.
• Процесс производства: указывается очередность этапов, ответственные отделы и потенциальные узкие места (особенно актуально в дискретном производстве).

Дерево спецификаций

Для сложных изделий спецификации можно выстраивать в виде «дерева», где готовое изделие состоит из полуфабрикатов, а те, в свою очередь, имеют свои подспецификации. Такой подход позволяет:

• Видеть полную структуру изделия «сверху вниз».
• Сравнивать разные версии спецификаций (актуально, если изделие дорабатывается).
• Планировать производство на каждом уровне, учитывая промежуточные этапы.

Типовые ошибки и «подводные камни» при ведении НСИ

Ошибки при создании дублирующих элементов

Частая ситуация: менеджеры по продажам добавляют новую позицию в справочник, не зная, что такая уже есть. Например, «Поликарбонат 4 мм» и «Поликарбонат 4мм». В результате возникает дублирование, которое приводит к искажениям отчётности: остатки делятся между двумя «одинаковыми» товарами, а анализ продаж усложняется.

Чтобы избежать этого, стоит настроить чёткие правила для всех сотрудников: прежде чем создавать новую карточку, нужно проверить, не существует ли уже такая позиция в базе.

Неправильное использование видов номенклатуры

Ещё одна распространённая ошибка — смешивание понятий «Материалы» и «Готовые изделия» в одном разделе. Например, кладовщик не разобрался или не придал значения и внёс комплектующие в группу «Продукция». Это потом запутает и бухгалтерию, и производственный отдел. Кроме того, важно корректно настраивать единицы измерения, иначе при списании материалов могут возникать несостыковки в калькуляциях.

Отсутствие регламентов по актуализации

НСИ требует регулярного «обслуживания». Если компания не заложила в регламент периодическую проверку и актуализацию справочников, то со временем появляются старые, уже неиспользуемые позиции, неактуальные реквизиты, неточные классификаторы. Рекомендуется:

• Периодически инвентаризировать номенклатуру: удалять неиспользуемые записи или помечать их на удаление.
• Проверять актуальность классификаторов: особенно важно для адресных и банковских справочников.
• Проводить «чистку»: объединять дубли и исправлять опечатки.

Главные выводы

• НСИ — это фундамент: без него любые операции в 1С могут идти «под откос» из-за неверных или дублирующих данных.
• Централизованность и правила ведения НСИ экономят время и деньги: документы формируются быстрее, ошибок меньше, производительность выше.
• Руководству проще принимать решения, когда оно доверяет отчётам, опирающимся на согласованные справочники.

Что делать уже сегодня

1. Проверьте актуальность своих справочников. Есть ли в них дубли, устаревшие и неиспользуемые позиции?
2. Создайте регламент ведения НСИ: определите, кто за какие справочники отвечает, как часто они должны их пересматривать и обновлять.
3. Назначьте ответственных: лучше, если один человек (или отдел) будет следить за целостностью и корректностью справочников, а остальные — соблюдать регламенты.

Дополнительные сервисы и помощь

Если у вас нет внутренних ресурсов или экспертизы для аудита и настройки НСИ, можно обратиться к нашим специалистам по внедрению и сопровождению 1С в рамках абонентского договора.

Они помогут:

• Проанализировать текущее состояние ваших справочников.
• Настроить оптимальную структуру с учётом специфики бизнеса.
• Автоматизировать процесс обновления и синхронизации данных.

Существуют и готовые решения (дополнительные модули, обработки) для быстрой «очистки» и объединения дублей в справочниках. Это позволяет за несколько часов сделать то, на что раньше уходили недели ручной работы.

НСИ становится фундаментом цифровой трансформации

Если вы научитесь поддерживать НСИ в порядке, следующими шагами может стать переход к более продвинутым технологиям: BI-аналитика, интеграция с маркетплейсами, автоматизация складских операций через системы управления складом (WMS) и многое другое. Но всё это невозможно без единой и точной базы справочников.

Не стоит ограничиваться только базовыми справочниками — растите, вводите дополнительные классификаторы, разрабатывайте детальные инструкции для всех пользователей 1С. Грамотная НСИ — это платформа для масштабирования бизнеса и повышения эффективности. Чем сложнее структура вашего предприятия, тем более чётким должен быть порядок в данных. Ведь одно дело управлять небольшим интернет-магазином, и совсем другое — координировать работу завода с множеством подразделений и распределёнными складами.

Итог: НСИ — это не просто «формальность» в 1С, а реальный инструмент, который помогает компании сэкономить ресурсы, повысить качество управления и подготовиться к любым вызовам цифровой эпохи.

Список для наглядности (пример одного из возможных регламентов работы с НСИ)

• Шаг 1: Определить ответственных лиц за основные справочники (номенклатуру, контрагентов, склады).
• Шаг 2: Назначить периодичность ревизии (раз в месяц или квартал).
• Шаг 3: Перед ревизией сформировать список спорных позиций (пустые или неиспользуемые карточки, кандидаты  дублирование).
• Шаг 4: Утвердить изменения (объединение дублей, переименование позиций).
• Шаг 5: Обновить регламент и сообщить всем сотрудникам о принятых изменениях.

Придерживаясь такого планомерного подхода, вы исключите риск «захламления» базы, а, значит, сможете развиваться быстро и без постоянных метаний между разрозненными данными.