КЭДО ускоряет HR-процессы и снижает издержки: факт, проверенный на практике
При внедрении кадрового электронного документооборота (КЭДО) мы наблюдаем сокращение сроков оформления кадровых документов до 3 раз, уменьшение ошибок на 40% и снижение затрат на бумагу, пересылку и хранение в среднем на 25%. Эти цифры — не теория, а реальность наших клиентов.
Введение в кадровый ЭДО
-
Цифровой импульс для кадрового учёта
Бизнес стремительно переходит в онлайн: удалёнка, гибкий график, цифровизация всех функций. И кадровое делопроизводство не исключение. Переход к КЭДО стал ответом на запрос рынка — скорости, точности, экономии.
-
Что такое КЭДО по ТК РФ
Согласно ч. 1 ст. 22.1 Трудового кодекса, КЭДО — это оформление, подписание, обмен и хранение кадровых документов в электронном виде с использованием электронной подписи (ЭП). Это касается всех этапов взаимодействия между работодателем и сотрудником — от приёма до увольнения.
Законодательная база КЭДО
Закон № 377-ФЗ от 22.11.2021: что он меняет
Этот закон — ключевой шаг к цифровому кадровому документообороту. Он:
- вводит понятие КЭДО;
- регламентирует порядок перехода организаций;
- описывает права сотрудников и обязанности работодателя.
Поправки в ТК: статьи 22.1–22.3
Новые положения обязывают работодателя:
- уведомить сотрудников о переходе;
- получить их согласие;
- обеспечить доступ к информационной системе;
- использовать квалифицированную ЭП.
Какие документы входят в КЭДО
-
Переводимые в ЭДО:
- трудовые договоры (включая допсоглашения);
- ученические договоры;
- приказы о приёме, переводе, отпуске, поощрении;
- уведомления, заявления, справки.
-
Исключения:
- трудовые книжки (если в бумажном виде);
- акты о несчастных случаях;
- приказы об увольнении (в ряде случаев — только бумаге).
Важно: вы вправе сохранять смешанный документооборот, но мы рекомендуем по возможности переходить на цифровой формат полностью.
Старт проекта: подготовка к переходу
Внутренний нормативный акт
Первый шаг — разработка и утверждение локального акта, который определит:
-
перечень кадровых документов в ЭДО;
-
используемую систему;
-
уровни доступа;
-
сроки уведомлений сотрудников;
-
дату запуска.
Уведомление сотрудников и сбор согласий
Сроки и процедура
Работодатель обязан уведомить сотрудников за 15 календарных дней до старта ЭДО. Уведомление может быть вручено лично, через ЭДО или под подпись.
Механизм согласия
Сотрудник должен дать письменное согласие на участие в КЭДО. Отказавшиеся продолжают работать в бумажном формате.
Особые случаи
- Сотрудники, принятые после 01.01.2022, могут использовать ЭДО без допсогласия.
- При отказе — организация обязана обеспечить бумажный документооборот.
Выбор и интеграция информационной системы
Успех внедрения КЭДО на практике во многом зависит от выбора подходящей информационной системы. Ошибка здесь приводит к затяжному проекту, неудобству для HR и росту числа обращений от сотрудников.
Популярные решения:
-
«1С:Зарплата и управление персоналом» (1С:ЗУП) + «1С:Кабинет сотрудника»
Оптимально для компаний, уже использующих 1С. Поддерживает все типовые кадровые документы, встроена интеграция с ЭП.
-
«1С:Документооборот» + «1С:Кабинет сотрудника»
Расширяет возможности ЗУП за счёт маршрутизации, архивирования, контроля исполнения. Полезен при большом документообороте и распределённых командах. Удобен для совместной работы HR, бухгалтерии и юристов.
Критерии выбора:
-
Соответствие требованиям законодательства:
система должна обеспечивать выполнение всех требований 377-ФЗ и статей 22.1–22.3 ТК РФ. Поддержка УКЭП, ведение журналов событий, экспорт документов по ГОСТу.
-
Информационная безопасность:
защита каналов связи, контроль доступа, аудит действий пользователей. Особенно важно для хранения персональных данных.
-
Удобство интерфейса и процессы для HR:
минимум ручных операций, шаблоны документов, автоматическая маршрутизация на подпись, возможность контролировать статусы в реальном времени.
-
Поддержка интеграции:
совместимость с текущими решениями компании — особенно с 1С:ЗУП, документооборотом, системами учёта времени, порталами самообслуживания.
-
Масштабируемость:
возможность развития системы — от минимального старта до полной автоматизации, подключения новых отделов, регионов, групп пользователей.
На практике для большинства компаний выбор останавливается на связке «1С:ЗУП» + «1С:Документооборот» или интеграции с внешними платформами через API. Наша команда предлагает типовые и кастомные интеграции под специфику клиента — от ИТ-компаний до промышленных холдингов.
Электронная подпись в КЭДО
Какие ЭП применяются:
- простая (ПЭП) — для внутренних уведомлений;
- усиленная неквалифицированная (УНЭП) — ограниченно;
- усиленная квалифицированная (УКЭП) — для подписания договоров и приказов.
Процедура выдачи:
- организация закупает и устанавливает ЭП за свой счёт;
- сотрудники проходят идентификацию;
- ИТ-служба сопровождает использование.
Этапы внедрения КЭДО
Кейсы клиентов «ВЕГА Центр»
-
Кейc 1: Торговая сеть (350 сотрудников)
До: документы подписывались 3–5 дней, бумажные архивы занимали отдельный кабинет.
После: электронная подпись и «1С:ЗУП» позволили сократить обработку до 1 дня. Освобождены ресурсы HR.
-
Кейc 2: Производственная компания
Задача: внедрение КЭДО в рамках проекта цифровой трансформации.
Этапы: аудит, разработка локальных актов, обучение, запуск.
Результат: на 32% меньше ошибок в приказах, снижение нагрузки на юристов и кадровиков.
Ошибки и как их избежать:
- Недостаточная проработка локальных актов.
- Отсутствие обучения.
- Использование неподходящей ЭП.
Метрики успеха КЭДО
-
Скорость оформления
— от 1 часа;
-
Снижение затрат
на бумагу и пересылку до 70%;
-
Рост удовлетворенности HR
— по результатам внутреннего опроса на 8 пунктов.
-
Перспективы развития:
- мобильные приложения;
- интеграция с BI-системами;
- расширение функционала 1С.
Выводы и рекомендации
-
Что вы получите:
- Ускорение HR-процессов;
- Прозрачность документооборота;
- Снижение затрат;
- Повышение цифровой зрелости компании.
-
Как начать:
Чек-лист внедрения КЭДО:
- Провести аудит кадровых процессов;
- Подготовить локальный акт;
- Выбрать систему (оптимально — «1С:ЗУП»);
- Обеспечить ЭП для сотрудников;
- Обучить HR и пользователей;
- Настроить техподдержку и сопровождение.
Компания «ВЕГА Центр проектных технологий» готова сопровождать вас на всех этапах. Мы внедрили КЭДО у десятков клиентов — и знаем, как сделать это эффективно.