Почему важно знать актуальные требования к документам при трудоустройстве
В 2025 году процесс приёма сотрудника в штат изменился не только с точки зрения требований Трудового кодекса РФ, но и в части цифровизации документооборота. Сегодня кадровые службы всё чаще работают с электронными трудовыми книжками, цифровыми СНИЛС и интеграциями с «Госуслугами».
Незнание этих нюансов ведёт к простоям, штрафам и потере кандидатов. А в условиях конкурентного рынка труда быстрая и безошибочная обработка документов становится фактором, определяющим, кто заберёт ценного специалиста — вы или конкуренты.
Правильная организация процесса — это не только юридическая обязанность, но и стратегическое преимущество.
Базовый перечень документов по ТК РФ
Основные документы, которые предоставляет каждый сотрудник
По статье 65 ТК РФ работодатель обязан запросить:
- Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность
- Трудовую книжку (бумажную или электронную). С 2020 года большинство сотрудников уже перешли на ЭТК, но у некоторых остаётся бумажный вариант
- СНИЛС — в электронном виде его можно запросить через СМЭВ или портал «Госуслуги»
Без этих документов оформление трудового договора невозможно, а ошибки в данных могут повлечь споры в судах.
Специфические документы в зависимости от статуса соискателя
В отдельных случаях могут понадобиться:
- Документы воинского учёта — для мужчин, состоящих на воинском учёте
- Дипломы, сертификаты, свидетельства — для профессий с обязательной квалификацией (например, сварщик, врач, машинист)
- Справка об отсутствии судимости — для педагогов, водителей школьных автобусов и ряда других должностей
Зная заранее перечень дополнительных документов, HR может ускорить найм на критически важные позиции.
Дополнительные документы по особенностям трудовой деятельности
В зависимости от характера работы могут потребоваться:
- Медицинские заключения (для работников с тяжёлыми условиями труда, на Севере, в пищевом производстве, на транспорте)
- Документы для иностранных граждан: полис ДМС, разрешение на работу, вид на жительство
Закон обязывает запрашивать только те документы, которые прямо связаны с должностью.
Документы для социальных и налоговых льгот
Часто сотрудники предоставляют их уже после приёма, но грамотный HR запрашивает заранее:
- Справка о доходах (2-НДФЛ) с предыдущего места работы
- Документы для налоговых вычетов (свидетельства о рождении детей, справки об обучении, браке и т.д.).
Эти документы предоставляются добровольно, но ускоряют оформление льгот и повышают лояльность сотрудников.
Документы, оформляемые работодателем при приёме на работу
В рамках кадрового процесса компания формирует:
- Трудовой договор (в бумажном или электронном виде)
- Приказ о приёме на работу (форма Т-1)
- Личную карточку сотрудника (форма Т-2)
Автоматизация процесса сбора и оформления документов на базе 1С
Программы и сервисы на платформе «1С:Предприятие» позволяют перевести кадровые процессы на новый уровень:
- Кадровый учёт и расчёт зарплаты в едином контуре
- Интеграция с «Госуслугами» и СМЭВ для автоматической проверки СНИЛС, дипломов, воинского учёта
- Электронный документооборот с квалифицированной электронной подписью
Кейс «ВЕГА Центр проектных технологий»:
До внедрения программы «1С:Зарплата и управление персоналом» и сервиса «1С:Кабинет сотрудника» процесс оформления сотрудника на работу у клиента занимал 3-4 дня и требовал бумажного обмена документов с бухгалтерий. После внедрения и настройки интеграции время на оформление сократилось до 4–6 часов, а количество ошибок в документах уменьшилось на 78%.
Практические рекомендации от экспертов «ВЕГА Центр проектных технологий»
Чек-лист документов для HR-отдела
- Паспорт
- Трудовая книжка (бумажная/электронная)
- СНИЛС
- Документы воинского учёта (при необходимости)
- Дипломы/сертификаты
- Медицинские заключения
- Справки для льгот
Рекомендации по автоматизации
- Настройте в «1С:Зарплата и управление персоналом» автоматические напоминания о недостающих документах
- Создайте шаблон приказа о приёме с автозаполнением из карточки сотрудника
- Используйте интеграцию с внешними базами для проверки подлинности документов
- Подключите сервис «1С:Кабинет сотрудника» для электронного документооборота с сотрудниками
Современный кадровый документооборот как элемент конкурентного преимущества
Компании, которые умеют быстро и корректно оформлять сотрудников, выигрывают на рынке труда. Интеграция кадровых процессов с «1С:Зарплата и управление персоналом» и сервисом «1С:Кабинет сотрудника» — это фактор, напрямую влияющий на скорость найма, репутацию и затраты бизнеса.
Вложения в автоматизацию кадрового документооборота — это инвестиция в будущее вашей компании.
Отправляя этот вопрос, вы соглашаетесь на обработку персональных данных в соответствии с Политикой конфиденциальности.