Как учет расчетов с контрагентами влияет на финансовое здоровье компании

Задолженность — это зеркало ваших договорных и операционных процессов. Невовремя выставленный счет, неактуальный договор, забытая отгрузка или просроченная оплата — всё это превращается в «мертвые деньги» на бумаге и реальные убытки по факту.

Ключевые риски при неконтролируемой задолженности:

• Заморозка оборотных средств
• Искажение управленческой и финансовой отчетности
• Проблемы с налоговой и аудиторской проверкой
• Потеря контрагентов из-за недоверия

Почему важно вести контроль как дебиторки, так и кредиторки

Баланс — основа. Контроль только дебиторской задолженности без анализа кредиторской не дает полной картины. Вы рискуете перекладывать проблему с места на место: покрывать просрочку клиента — за счет поставщика.

В 1С эти данные можно объединить в единую аналитику, видеть зависимости, приоритеты и даже прогнозировать кассовые разрывы.

Роль автоматизации учета задолженности в 1С

Без автоматизации — постоянные ошибки, двойной ввод данных, «человеческий фактор». С автоматизацией — всегда актуальные остатки, точные сверки и своевременные акты.

Платформа 1С:Предприятие предоставляет встроенные отчеты, формы, документы и механизмы контроля, которые легко адаптируются под специфику вашего учета. И мы в "ВЕГА Центр проектных технологий" умеем настраивать это под конкретную задачу — от бухгалтерии до управленческого учета.

Отчеты по задолженности в 1С быстрый доступ к сути

Универсальный инструмент: «Анализ субконто»

Этот отчет — must have для бухгалтера и финансиста. Он позволяет:

• Получить сведения по остаткам и оборотам
• Анализировать задолженность по разрезам: договор, контрагент, счет учета, документ
• Выявить просрочку или ошибки в отражении

Настройка отчета «Анализ субконто» с разрезом по договорам:

Настройка разрезов:

• 1. Открыть отчет «Анализ субконто»
• 2. Установить фильтр по счетам 60, 62 (или иным расчетным)
• 3. Выбрать аналитику: «Контрагент», «Договор», «Документ расчетов»

Практический совет: Используйте группировку по договору — это помогает выявить долги по закрытым контрактам или дубли по новым.

Инвентаризация расчетов: отчет, которому доверяют бухгалтеры

Акт инвентаризации расчетов — юридически значимый документ, подтверждающий наличие (или отсутствие) задолженности.

Когда нужен:

• Перед составлением годовой отчетности
• При смене бухгалтера/ответственного
• При подготовке к аудиту или сверке с крупным контрагентом

Полезно знать: В 1С можно формировать акт сразу по нескольким контрагентам, а затем выгрузить его в формат Word или Excel.

Регистры налогового учета: задолженность для целей НУ

Чтобы корректно отразить задолженность в налоговом учете, используйте регистр дебиторская и кредиторская задолженность.

Путь: Главное меню → Регистры налогового учета → Регистр дебиторская и кредиторская задолженность

Особенности:

• Фиксация расчетов в разрезе контрагентов и условий
• Разница с БУ: налоговый учет оперирует датой признания, а не только фактом отгрузки/оплаты

Инвентаризация: учет — только по факту

Что это значит на практике?

Инвентаризация расчетов — это способ юридически и бухгалтерски зафиксировать реальные, подтверждённые обязательства между вашей организацией и контрагентами. То есть, то, что должны вам и что должны вы, не «по базе» или устной договоренности, а по факту согласованных данных.

В 1С такой подход реализуется через документы инвентаризации, акты сверок и подтверждение сальдо по счетам.

Зачем и когда нужна инвентаризация задолженности

Вести учёт "по факту" — значит:

• Исключить задолженность, которой нет (ошибочные остатки)
• Подтвердить существующую задолженность с документами
• Зафиксировать данные для аудита, отчётности и решения о резервировании

Обязательные случаи:

Добровольные случаи (но крайне рекомендуются):

• Перед созданием резерва по сомнительным долгам (НУ)
• При выявлении расхождений между БУ и фактом
• В ситуации нестабильности на рынке (повышение рисков неплатежей)
• При реструктуризации договоров, дебиторки или поставщиков

Пример из практики (кейс):

Компания-импортер, провела инвентаризацию перед аудитом. Выявлено 1,7 млн руб. долгов, не подтвержденных контрагентами. После корректировок и оформления резервов удалось избежать претензий от аудитора и налоговой.

Как проводится инвентаризация в 1С

Инструмент в 1С позволяет не только подготовить акт, но и документально связать его с учетной системой, чтобы отраженные суммы были обоснованы.

Пошаговая инструкция:

1. Формирование комиссии

Вводится состав комиссии: бухгалтер, руководитель направления, экономист. Назначается приказом.

2. Подготовка данных

Перед началом:

• Проверьте актуальность договоров и документов
• Проведите групповое перепроведение документов (см. п. 4.1)
• Сверьте остатки ОСВ с фактом

3. Создание документа «Акт инвентаризации расчетов»

Путь:

Раздел «Финансовый результат и контроллинг» → Документы → Инвентаризация расчетов с контрагентами → Создать

Основные вкладки:

• Контрагенты и договоры: выбор из справочника
• Суммы задолженности: в разрезе валют, договоров, документов
• Подтверждение или отказ: результат сверки
• Сроки исковой давности: позволяет сразу увидеть сомнительные долги

Совет: Используйте признак «Неподтвержденная задолженность» — в будущем это упростит её списание.

Формы отчетности: от экрана до печати

1С предоставляет готовую печатную форму ИНВ-17, соответствующую стандартам документооборота.

Настройка формы:

• Возможность добавить ответственных лиц
• Отображение расшифровки по счетам 60/62/76
• Отметка «Подтверждено» / «Не подтверждено»
• Простановка подписей членов комиссии

Полезный лайфхак: Настройте пользовательский шаблон с логотипом и печатями — это сэкономит 30-60 минут на каждом акте.

Чек-лист: готова ли ваша организация к инвентаризации?

Пример из внедрения (реальный кейс)

Компания: производственно-торговый холдинг, г. Казань

Проблема: На конец года в учете более 12 млн руб. зависшей дебиторки без подтверждения

Работа с просроченной задолженностью: от сверки к списанию

Контроль просроченной задолженности — это не просто бухгалтерская рутина. Это способ управления ликвидностью, оптимизации налогообложения и минимизации рисков. Каждый рубль просроченной дебиторки — это замороженные оборотные средства, которые могли бы работать на бизнес.

В 1С предусмотрены инструменты для поиска, подтверждения и корректного списания таких долгов — с учетом всех требований БУ и НУ.

Как выявить и подтвердить просрочку

Просроченной считается задолженность, по которой нарушен срок исполнения обязательств, установленный договором. В системе 1С срок отслеживается по дате документа, условиям оплаты в договоре и текущей дате.

Как найти просрочку в 1С:

1. Отчет "Анализ субконто"
Добавьте колонку «Срок задолженности» и отбор по количеству дней > 365.

2. ОСВ по счетам 60.01, 62.01
Сравните с графиками платежей и договорами.

3. Анализ договоров с истекшим сроком действия, по которым числится долг.

Формулы оценки риска:

• 90 дней = высокий риск
• 180 дней = сомнительная задолженность
• 3 лет = вероятное списание (по сроку исковой давности)

Подтверждение задолженности

Чтобы правильно списать долг или отразить резерв, нужны доказательства, что долг действительно просрочен и не может быть взыскан.

Источники подтверждения:

• Акт сверки расчетов с контрагентом (в т.ч. с разногласиями)
• Письмо или отказ от оплаты
• Информация из ЕГРЮЛ о ликвидации или банкротстве должника
• Судебное решение / постановление ФНС

Важно: Данные из переписки в 1С:Документооборот, СБИС, Контур или CRM тоже можно использовать как доказательную базу.

Списание задолженности: как правильно оформить в 1С

Просроченная задолженность может быть дебиторской (нам должны) или кредиторской (мы должны). В обоих случаях, по истечении сроков или при невозможности взыскания, она подлежит списанию.

Варианты списания:

Основание	Вид задолженности	Что делаем в 1С
Истек срок исковой давности (3 года)	Дебиторка / Кредиторка	Оформляем «Корректировку долга»
Ликвидация контрагента (банкротство)	Дебиторка	Списание по документам судебного решения
Ошибка учета (дубли, техдолг)	Обе	Корректировка с комментарием

Пошагово: как оформить списание

1. Перейдите: Раздел "Покупки" / "Продажи" → "Корректировка долга"

2. Нажмите "Создать", укажите:

• Контрагента
• Вид операции: Списание задолженности
• Счет учета: 91.01 / 91.02
• Счет списания НДС (если применимо)

3. Укажите причину списания — в комментарии или по ссылке на приказ

Совет: Добавьте гиперссылку на скан акта сверки, письмо от юриста или карточку судебного дела.

Бонус: Сценарий для списания "группой"

Если долгов много — используйте обработку группового создания документов списания (доступно в 1С:ERP, КА, Бухгалтерия 3.0 с доработкой).

Отражение в учете: БУ и НУ — не одно и то же

В бухгалтерском учете:

• Списание дебиторки → проводка:
  Дт 91.02 Кт 62.01 / 76.09 — признание прочего расхода
• Списание кредиторки (если истёк срок исковой давности) →
  Дт 60.01 / 76.09 Кт 91.01 — признание прочего дохода

Документ в 1С: «Корректировка долга»

В налоговом учете:

Вид задолженности	Отражение в НУ	Основание
Дебиторская, списанная по сроку	Не включается в расходы без резерва	ст. 265 НК РФ
Кредиторская, не востребована 3 года	Включается во внереализационные доходы	п. 18 ст. 250 НК РФ
Списанная с резервом по сомнительным долгам	Включается в расходы	п. 4 ст. 266 НК РФ

Совет бухгалтера: Чтобы не терять право на налоговые вычеты, вовремя создавайте резервы и оформляйте списания с первичными документами.

Практический кейс: до / после

Компания: Торговая сеть (B2B сектор)

До внедрения: 120 просроченных дебиторок, ~6,3 млн руб. "висят" более 2 лет

Проблема: учет не велся по сроку, списания не производились, кредиторы не закрыты

После внедрения нами механизма контроля:

• Внедрен отчет по сроку давности
• Настроен ежемесячный контроль через регламентное задание
• 53 договора списаны корректно, 11 — переданы в юротдел
• 1,9 млн руб. кредиторки списаны в доход (по сроку исковой давности)

Итог: оптимизация налоговой базы, разгрузка баланса, отчетность без «мусора»

Резюме: алгоритм работы с просроченной задолженностью

Пошаговый чек-лист:

• Сформировать отчет по сроку задолженности (60/62/76 счета)
• Подтвердить задолженность актом сверки
• Проверить срок давности (не менее 3 лет)
• Подготовить документы (отказ, письмо, решение суда)
• Создать документ «Корректировка долга»
• Провести документ и проверить проводки
• Отразить списание в НУ (если применимо)
• При необходимости — создать резерв по сомнительным долгам

Если вам необходимо организовать регулярный автоматический контроль просроченной задолженности, сформировать шаблоны внутренних приказов о списании или настроить регламентные задания в 1С, мы в «ВЕГА Центр проектных технологий» готовы помочь.

Запросите аудит — и получите рабочую схему, адаптированную под ваш учет.

Технология контроля: автоматизация на практике

Перепроведение документов

Перед формированием отчетов проведите перепроведение документов. Это устранит логические ошибки и расхождения между регистрами.

Оборотно-сальдовая ведомость

ОСВ — основа анализа.

Как построить:

• Раздел «Отчеты» → «Оборотно-сальдовая ведомость».
• Счета: 60.01, 62.01, 76.09
• Отборы по контрагентам и договорам

Совет: Обратите внимание на счета с остатками без оборотов — это "зависшие" суммы.

Комбинированный контроль: фильтры и аналитика

Комбинируйте отчеты:

• Анализ субконто + ОСВ
• Фильтр по сроку давности
• Группировка по сумме долга
• Отбор по менеджеру или подразделению

Чек-лист для контроля задолженности:

• Проведены все документы?
• Сформированы сверки?
• Подтверждены сомнительные долги?
• Проведена инвентаризация?
• Настроены фильтры по срокам?

Заключение: Учет — это не бумажки, а деньги

Финансовая устойчивость начинается с актуальной аналитики. Автоматизация учета в 1С не только экономит время, но и дает инструмент контроля, благодаря которому ваш баланс будет живым, а не архивным.

Помните:

• Не списывайте долги «вслепую»
• Используйте возможности 1С до предела
• Работайте с экспертами, которые понимают, что учет — это не про галочки, а про выживание бизнеса

Если вы хотите провести экспресс-аудит состояния расчетов — команда "ВЕГА Центр проектных технологий" проведет анализ и предложит оптимальные сценарии настройки учета задолженности именно под ваш бизнес.