Автоматизация оперативного учета — фундамент ежедневного управления

Оперативные данные движут бизнес решениями

Чем отличается оперативный учёт от бухгалтерского, налогового и статистического

Потери ручного учёта и «зоопарка» систем

Ключевые задачи, которые решает автоматизи­рованный оперативный учёт

Мгновенный учёт выпуска и отгрузки

Баркод или RFID метка фиксирует готовое изделие на линии, событие мгновенно попадает в 1С. Коммерческий отдел видит, какую часть заказа уже можно выписывать клиенту.

Прозрачное движение запасов

WMS модуль 1С хранит адрес × партию. Завскладом больше не ищет «таящее» молоко, а система сама предлагает FIFO/FEFO ячейку.

Контроль заказов и сроков

Закупщик получает push уведомление, если поставщик задержал критическую позицию, чтобы открыть резерв.

Динамический учет затрат

Себестоимость пересчитывается с каждой приходной накладной, а не раз в месяц. Вы видите маржу «живой», а не постфактум.

Управленческая отчётность из первички

Финдиректор формирует отчёт «Маржа по проектам» в два клика — без просьб «сведи таблицу до обеда».

Симптомы, сигнализирующие о необходимости автоматизации

В какой-то момент каждый бизнес сталкивается с ощущением: «Мы не контролируем происходящее». Это не обязательно кризис — чаще всего это кумулятивный эффект мелких нестыковок, который накапливается месяцами. Если вы замечаете хотя бы 2–3 признака из списка ниже — автоматизация уже не просто «хорошо бы», а необходимость

Двойной ввод данных и «учёт ради учёта»

Как это выглядит:

• Склад ведут в Excel, бухгалтерию — в 1С, производство — в блокноте.
• Заказ клиента вбивается сначала в CRM, потом вручную — в учетную систему.
• Данные «гуляют» между отделами, и никто не уверен, где правда.

Типичная ситуация:

Менеджер отгрузил товар, склад записал в тетрадь, в 1С внесли через два дня — но товар уже списан, а остаток числится. Отдел продаж продал то, чего на складе нет.

Что вы теряете:

• Время сотрудников
• Точность расчёта себестоимости
• Доверие между подразделениями

Отсутствие единого «источника правды» по остаткам и деньгам

Что это значит::

• Остатки на складе по системе ≠ остаткам по факту
• Нет одного отчёта, где можно увидеть точный статус заказов, дебиторки, запасов
• Руководители тратят часы на сведение данных из разных таблиц

Проверочный вопрос:

Можете ли вы за 3 минуты ответить, какие 10 товаров чаще всего «в минусе» на складе? Или по каким клиентам просрочена дебиторка более 14 дней?

Если нет — это сигнал.

Срывы сроков и потери маржи из за неточных данных

Почему это происходит:

• Производство не знает о срочности заказа — нет уведомлений
• Склад выдаёт не тот комплект — из за ручного учёта
• Закупки не видят в реальном времени изменение плана выпуска

Реальный кейс:

Компания по выпуску упаковки. До автоматизации 19% заказов срывались по сроку отгрузки. Причина — план производства и фактический выпуск расходились, а контроль был «на бумаге». После внедрения системы 1С:УНФ со связкой с линиями — доля просрочек снизилась до 3% за 2 месяца.

Прямая потеря:

• Упущенные клиенты
• Уценка «невостребованных» остатков
• Перерасход по доставке, закупкам, персоналу

«Слепые зоны» при планировании производства и закупок

Что происходит:

• Производство запускается без учёта реальных остатков
• Закупки делают «на глаз» — без точного прогноза потребления
• Нет понимания, сколько реально нужно и когда

Пример из практики:

В компании по производству модульной мебели часто не хватало крепежей. Программа не учитывала сезонность и остатки по складам филиалов. После автоматизации УТ + УНФ с модулем MRP II — запас нормализован, затраты на срочные закупки снизились на 47%.

Типовые следствия:

• Перепроизводство или недозакуп
• Блокировка «узких» мест на складе
• Снижение оборота из за просроченных заказов

Мини-чек-лист: как понять, что пора автоматизировать

Если вы отметили хотя бы 3 пункта — автоматизация нужна не «в будущем», а уже сейчас.

Симптомы не всегда кричат — чаще они тихо «тянут деньги» из бизнеса каждый день. Потеря 2–5% маржи ежемесячно может казаться незаметной, но за год это сотни тысяч или миллионы рублей.

Правильная автоматизация позволяет устранить причины, а не бороться со следствиями.

Дорожная карта проекта: от аудита до первых отчётов

Чек лист готовности к пилоту:

• Карта процессов заверена руководителем
• Нормативы времени и материалов актуальны
• Назначены владелец процесса и куратор от IT
• Подготовлен тестовый стенд 1С

Архитектура 1С:Предприятие для оперативного учёта

Автоматизация оперативного учета невозможна без правильно подобранной архитектуры системы. Платформа «1С:Предприятие» предлагает гибкий набор конфигураций, которые можно использовать как поодиночке, так и в связке, подстраивая решение под конкретную специфику бизнеса.

1С:Управление нашей фирмой (1С:УНФ) — единый центр управления для малого и среднего бизнеса

Идеально подходит для:

• Производственных компаний в среднем порядка до 300 сотрудников
• Малых производств с коротким производственным циклом
• Компаний, совмещающих услуги и торговлю

Функции 1С:УНФ, релевантные оперативному учету:

• Учет производственных заказов, полуфабрикатов, маршрутных карт
• Движение запасов, партия в партии
• Планирование закупок и контроль исполнения
• Онлайн-учет выработки сотрудников
• Автоматическое формирование себестоимости

Пример внедрения:

Компания по производству монтажных жгутов и их сборки:

• До: производство считали вручную в Excel, маржа не фиксировалась, сроки срывались.
• После: настроена сборка на заказ, учет остатков, расчет себестоимости по каждому заказу. Маржа выросла на 18%, просрочка упала на 72%.

Вывод: 1С:УНФ — оптимальный выбор для производств, которым важны гибкость, простота внедрения и контроль на уровне деталей.

1С:Управление торговлей (1С:УТ) — высокоскоростная цепочка «снабжение — склад — продажи»

Подходит для:

• Дистрибьюторов, оптовых поставщиков
• Складских комплексов с высокой оборачиваемостью
• Компаний с региональной или федеральной логистикой

Ключевые возможности для оперативного учёта:

• Онлайн-контроль заказов, поставок, логистики
• Резервирование товаров, ведение графиков отгрузок
• Управление ассортиментом по ABC/XYZ-анализу
• Интеграция с WMS, CRM, внешними порталами поставщиков
• Детальная аналитика по отказам, дефицитам и просрочкам

Реальный кейс:

Компания по поставке запчастей B2B:

• До: данные по поставкам приходили с задержкой 2–3 дня, 17% заказов срывались.
• После: автоматизирован контроль цепочки заказ – закупка – отгрузка. Срывы заказов снизились до 4%, оборачиваемость запасов выросла на 35%.

Вывод: 1С:УТ — платформа с высокой степенью готовности к быстрому росту и масштабируемости, особенно в логистике.

1С:Розница — витрина, склад, аналитика в реальном времени

Наилучший выбор для:

• Розничных сетей и интернет-магазинов
• Франчайзинговых моделей и маркетплейсов
• Компаний, где важен синхронный товарный учет

Сильные стороны в оперативном учете:

• Онлайн-инвентаризация, работа со сканерами и ТСД
• Складской учет по партиям, срокам годности, штрихкодам
• Механизмы переоценки и учета бонусов
• Интеграция с кассовым оборудованием, ОФД и ЕГАИС
• Аналитика по каждой точке продаж и каналу

Кейс:

Сеть магазинов экотоваров

• До: Розничные точки не были синхронизированы, остатки в 1С и на полке различались.
• После: Интеграция 1С:Розница с 1С:УТ, переход на адресный учет, подключение мобильных касс. Доля потерь по инвентаризации снизилась на 60%.

Вывод: 1С:Розница закрывает задачу управления точками продаж в режиме «онлайн», дает актуальные данные по остаткам, выручке, маржинальности — без ручного свода.

Сценарии совместного использования конфигураций

На практике одна конфигурация редко бывает универсальной. Особенно в компаниях, сочетающих производство, дистрибуцию и розницу. Вот как выглядят рабочие связки:

1С:УНФ + 1С:УТ

Производственная компания с оптовым направлением

• 1С:УНФ ведет производственные заказы, расчёт себестоимости
• 1С:УТ отвечает за логистику, закупки, отгрузки партнёрам
• Интеграция через стандартный механизм обмена 1С

1С:УТ + Розница

Дистрибьютор с собственными магазинами

• 1С:УТ — «мозг» логистики и закупок
• Розница — онлайн-учет продаж в торговых точках
• Совместно формируют сводную управленческую отчетность

1С:УНФ + 1С:УТ + WMS

Среднее производство с распределёнными складами

• 1С:УНФ: производственные процессы
• 1С:УТ: закупки и сбыт
• WMS: управление товарным потоком по ячейкам

Технические рекомендации по архитектуре:

1. Выбирайте ядро под основную функцию бизнеса.
   Если вы производите — в центр должна стать 1С:УНФ или 1С:ERP, если торгуете — 1С:УТ.

2. Не плодите «зоопарк».
   Работающие 1С-решения лучше объединять, чем дублировать функционал в разных системах.

3. Используйте типовые механизмы обмена и открытые API.
   Платформа 1С поддерживает REST, OData, SOAP — легко строить интеграции с внешними системами.

4. Подготовьте архитектурную схему заранее.
   Мы в «ВЕГА Центр проектных технологий» всегда рисуем её ещё до пилота. Это экономит до 20% бюджета проекта.

Правильная архитектура 1С — это не просто выбор конфигурации. Это стратегическое решение, определяющее, насколько гибко, масштабируемо и эффективно будет работать ваш бизнес в условиях высокой конкуренции и ускоряющихся процессов. Выигрывает тот, кто видит всю цепочку данных — от кнопки сканера до отчета по валовой прибыли.

Факторы успеха проекта: люди, данные, партнёр

Автоматизация оперативного учёта — это не просто установка программного продукта. Это командная трансформация, где успех на 50% зависит от технологий, а на 50% — от людей, данных и партнёрского взаимодействия.

Вовлечённость топ-менеджмента и внутренних экспертов

Что работает:

• Руководитель компании лично открывает проект.
• Назначаются кураторы в каждом подразделении (отдел продаж, склад, производство и т. д.).
• Ключевые пользователи включаются в обсуждение процессов и интерфейсов.

Что не работает:

• «Пусть IT всё настроит — потом покажете».
• «У нас и так нет времени — просто включите учёт».

Практический приём:

В начале каждого проекта мы проводим стратегическую сессию, где формулируется единая цель: например, «уменьшить запасы на 20% без риска срыва отгрузок». Эта цель становится критерием успеха для всех.

Качество исходных данных и регламент сверок

Оперативный учет не работает с «грязными» данными. Любая ошибка в нормативе, единице измерения или коде товара — и вы получаете искаженную себестоимость, неверный остаток или сбой в заказе.

Обязательные условия:

• Справочники очищены: нет дублей, устаревших записей
• Единые стандарты по Номенклатуре и складам
• Регламент сверок: кто, когда и что проверяет

Пример практики:

В одном проекте клиент имел 5 000 позиций с вручную введёнными наименованиями — 782 из них оказались дубликатами. После нормализации и классификации среднее время подбора номенклатуры в заказе снизилось с 3 минут до 20 секунд.

Настройка непрерывной поддержки и развития решения

Автоматизация — это не финал, а начало цифровой эволюции. После запуска пользователи учатся, процессы уточняются, появляются новые задачи — важно обеспечить их быструю реализацию.

Что мы рекомендуем:

• SLA-поддержка с фиксированными сроками реакции
• Назначенный координатор проекта со стороны подрядчика
• План развития решения на 6–12 месяцев
• Единый канал общения: Telegram-бот, Jira, ServiceDesk

Мы используем модель сопровождения 3 уровневой поддержки:

• 1 линия — оперативная помощь по инцидентам
• 2 линия — настройка бизнес-правил и отчётов
• 3 линия — развитие архитектуры и интеграций

Визуальный инструмент — модель ответственности RACI

Каждую задачу проекта нужно «прикрепить» к роли. Это снижает путаницу, ускоряет согласования и минимизирует риски «забытых» участков.

RACI-модель в проекте автоматизации:

Мини-чек-лист: 7 признаков готовности к успешному проекту

• Есть владелец проекта с полномочиями принимать решения
• Утверждена цель проекта в количественном выражении
• Назначены представители от ключевых отделов
• Проведена инвентаризация справочников
• Назначен ответственный за поддержку после запуска
• Подготовлен внутренний график коммуникации
• Партнёр по 1С прошёл верификацию и показал релевантные кейсы

Успех проекта автоматизации оперативного учёта — это не только про софт. Это про ответственность, качество данных и партнёрские отношения. Если эти три опоры надёжны — проект принесёт быстрый, измеримый и устойчивый эффект.

Экспертиза «ВЕГА Центра проектных технологий»

• Сертифицированная команда;
• Методология ТКВ, ТКС;
• Поствнедренческое сопровождение по SLA.

План календарь запуска проекта за 6 недель

Если вы готовы идти дальше — вот реалистичный план внедрения 1С:УНФ, проверенный в проектах «ВЕГА Центр проектных технологий».

Неделя 1. Аудит и цели

• Интервью с ключевыми пользователями (отделы: производство, склад, финансы)
• Фиксация текущих проблем, сбор первичных данных
• Формулировка целей проекта (например, «сократить остатки на 25% без потерь»)

Неделя 2. Карта процессов и архитектура решения

• Моделирование «как есть» и «как должно быть»
• Определение нужной конфигурации 1С
• Подбор модулей и точек интеграции

Неделя 3. Прототип

• Разворачиваем тестовый стенд
• Настраиваем ключевые функции: выпуск, склад, себестоимость
• Подгружаем образцы данных для демонстрации

Неделя 4. Тестирование и корректировка

• Проверка бизнес-логики на реальных кейсах
• Сбор обратной связи от пользователей
• Доработка интерфейсов, отчётов, прав доступа

Неделя 5. Обучение и подготовка к запуску

• Обучение пользователей по сценариям: склад, производство, финансы
• Инструкция по работе с новой системой
• Поддержка в «тест-драйве»

Неделя 6. Запуск решения и сопровождение

• Запуск решения в продуктив
• Перевод пользователей в рабочий режим
• Назначение ответственных и подключение службы поддержки

Итог: вы получаете рабочую систему, отчёты, обученных сотрудников и понятный план развития.

Контрольный список: готовы ли вы к проекту?

Перед стартом проверьте — всё ли на месте:

Если у вас хотя бы 3 положительных ответа - вы уже на полпути к запуску.

Автоматизация — это не про IT, а про контроль и деньги.

Сделайте первый шаг уже завтра: пройдите экспресс аудит, посмотрите, где вы теряете, и получите понятную карту улучшений. Мы поможем построить систему, где каждое движение товара, каждая копейка и каждый заказ — под контролем в реальном времени.