Кейс. «ЭЛКАТ»

Ситуация до старта проекта:

Сотрудники компании вели учет в конфигурациях «1С:Предприятие 7.7 Производство + Услуги + Бухгалтерия» и «1С: Зарплата и кадры 7.7». Развитие программного комплекса на базе платформы «1С:Предприятие 7.7» было завершено вендором, в связи с чем компания не могла пользоваться технологическими и функциональными преимуществами, которые появлялись в новых версиях программного комплекса «1С:Предприятие 8».Так как законодательная база постоянно развивалась, применялись новые практики ведения учета, старая система все меньше и меньше соответствовала потребностям предприятия. Сотрудникам бухгалтерии приходилось чаще применять ручные операции, что приводило к возникновению ошибок в учете и требовалось больше времени для контроля и проверки данных при закрытии периода.Отчетность частично выгружалась из старой системы, частично вносилась вручную в программу для сдачи электронной отчетности.Сотрудники коммерческого отдела дополнительно вели учет плановых и фактических операций (поставок и отгрузок готовой продукции и металлического сырья) в табличных формах Microsoft Excel.

Исполнение контрактов на реализацию готовой продукции и закупку металлического сырья контролировалось по таблице Microsoft Excel. Работа с таблицей ежедневно отнимала около 2 часов рабочего времени сотрудника, кроме этого, требовалось регулярно актуализировать данные в аналитических отчетах для предоставления руководству. При эксплуатации системы периодически возникали технические сложности, связанные с ограничениями архитектуры старой системы. Система накопила большое количество недоработок и ошибок. Все это совокупно повлияло на принятие решения о переходе на актуальную версию программного продукта «1С:ERP.Управление предприятием 2» на платформе «1С:Предприятие 8».

Цели и задачи проекта

В качестве основной цели проекта можно выделить перевод оперативного, управленческого и регламентированного учета из «морально» устаревшей старой системы, в новую современную систему «1С:ERP Управление предприятием 2».

При этом были поставлены задачи:

актуализировать и перенести доработки:

перенести ключевые доработки без потери функциональности, с приоритетом на использование типового функционала новой системы;
отказаться от устаревших и неактуальных доработок;

Оптимизировать ведение регламентированного и управленческого учета с применением инструментов новой системы (уменьшение количества ручных операций и расчетов, повышение качества отчетных данных).
Перенести процесс планирования поступлений и отгрузок из таблиц Microsoft Excel в новую систему, обеспечение инструментами контроля над исполнением планов.
Автоматизировать деятельность лаборатории, в рамках оперативного производственного учета.

Особености и результаты проекта

К особенностям проектам можно отнести следующую специфику бизнеса:

Контрактное ценообразование — определение стоимости металла и продукции из металла исходя из значений биржевых котировок за период/на дату определенных в контракте, в том числе в котировальный период могут включатся будущие периоды относительно периода отгрузки (фьючерсы).
Планирование отгрузок и поставок с учетом ценовых условий и премий. При переносе объема отгрузок/поставок металлического сырья и продукции на другой период выполняется автоматический сдвиг ценовых условий по периоду М, М-1, М-2 и т.д. Осуществление контроля объема отгрузок/поставок по ценовым условиям.
Корректировка стоимости отгруженного/поставленного металла или продукции по итогам учетного периода на момент, когда известны окончательные котировки и курс валюты (доллар). Разработаны специальные документы и отчеты, которые позволяют отразить необходимые корректировки, документы взаимосвязаны с типовыми документами «Корректировка реализации» и «Корректировка поступления».
Выпуск бухт (бобина с намотанной проволокой, катанкой). Первичная информация о выпуске бухт регистрируется лабораторией, при регистрации каждой бухты фиксируются результаты выполнения контрольных операций по замеру физико-химических свойств продукции. Информация хранится в системе и используется при отгрузке (на каждую бухту печатается сертификат качества с результатами контрольных замеров).
Параллельный учет бухт в независимых единицах измерения (бухты и тоннаж). Реализована на механизме учета серий номенклатуры. Доработаны печатные формы для отражения в них информации о бухтах.
Механизм пакетного формирования производственных документов. Разработан специальный документ «Регистрация бухт» и обработка «Распределение бухт». Документ «Регистрация бухт» предназначен для фиксации прохождения бухтами контрольных операций в лаборатории. На основании документа автоматически создается документ «Выпуск продукции», который наследует информацию об объеме продукции и серии бухты. Далее при помощи обработки «Распределение бухт» выполняется распределение выпущенной продукции по заказам на производство и автоматически создаются и проводятся промежуточные документы производственной цепочки. Механизм используется универсально как при выпуске собственной продукции, так и при выпуске давальческой продукции.

Чего мы добились

При этом были поставлены задачи:

персонал обучен и свободно ориентируется в системе;
значительно уменьшилось количество ошибок при отражении хозяйственных операций в учете, автоматизированы операции передачи в переработку, производства давальческой продукции, импортные и экспортные операции и др.
закрытие периода и выполнение регламентных операций ускорилось в несколько раз;
подготовка и сдача основных форм регламентированной отчетности автоматизировано и не требует ручного заполнения;
отражение производственных операций выполняется 1-2 сотрудниками производственного подразделения, ранее для отражения операций требовалось не менее 4 единиц;
осуществлен перевод отчетов по планированию отгрузок/поставок из Excel в систему, в результате чего не требуется дополнительных трудозатрат на ведение параллельного учета в таблицах Microsoft Excel;
автоматизирован процесс подготовки пакета отгрузочных документов, все необходимые печатные формы формируются из системы;
руководство в любой момент может получить оперативную информацию о продажах, остатках продукции, движении и остатках денежных средств, дебиторской и кредиторской задолженности, проанализировать показатели работы предприятия за текущий период и в динамике;
система регулярно обновляется, что позволяет своевременно и без дополнительных трудозатрат вести учет в соответствии с законодательными нормами, а также пользоваться сервисными возможностями, предоставляемыми продуктом.

Экономический эффект от внедрения

сокращение трудозатрат в подразделениях 20%,
ускорение получения управленческой отчетности 200%,
ускорение получения регламентированной отчетности 5%,
снижение объёмов материальных запасов 5%,
сокращение расходов на материальные ресурсы 5%,
сокращение производственных издержек 6%,

сокращение операционных и административных расходов 20%,
рост оборачиваемости складских запасов 6%,
снижение себестоимости продукции / услуг 4%,
рост прибыли 7%,
ускорение обработки заказов 15%,
сокращение дебиторской задолженности 12%.