Кейс по автоматизации внешнего документооборота для обмена с контрагентами

О клиенте

Компания оказывает услуги по передаче электрической энергии с использованием подстанций и магистральных линий электропередачи. Основная задача компании – транспортировка и распределение электрической энергии до практически 700 тысяч потребителей.

Цели и задачи проекта

Клиенту требовалось автоматизировать процессы внешнего электронного документооборота для обмена с контрагентами.

До реализации проекта обмен электронными документами с контрагентами в системах Контур.Диадок и 1С:ЭДО осуществлялся без интеграции и информационного обмена с модулями ERP-системы. Согласование и подписание документов, обмен файлами юридически значимых документов между системой ЭДО и КИС происходили вручную.

Сотрудникам приходилось осуществлять двойной ввод входящих документов с промежуточной выгрузкой из сервисов ЭДО и последующей загрузкой файлов формат*.pdf в модули ERP-системы. Дублирование ввода касалось и исходящих электронных документов.

Задачи:

Создать единый интерфейс автоматизирован­ной обработки электронных документов в 1С:Документооборот «Текущие дела ЭДО» для различных сервисов ЭДО.

Автоматизировать процессы подготовки файлов электронных документов для отправки в сервисы ЭДО и обработки полученных документов по ЭДО в 1С:Документо­оборот и ERP-системе.

Пользователи работают с электронными документами в едином интерфейсе по общим правилам вне зависимости от оператора ЭДО.

Особенности и результаты проекта

Интеграция систем 1С:Документооборот и Контур.Диадок была организована доработкой типовой подсистемы 1С:ЭДО таким образом, чтобы для пользователя обработка электронных документов от разных операторов ЭДО не отличалась. В качестве основной системы работы с ЭДО была принята конфигурация 1С:Документооборот, что позволило оптимально автоматизировать процессы согласования и подписания документов.

В результате проекта разработана централизованная автоматизированная система внешнего электронного документооборота для обмена с контрагентами с использованием технологии ЭДО в ERP-системе заказчика.

Чего мы добились
  • Отправка пользователем приглашения контрагенту к обмену электронными документами из типового функционала ЭДО 1С:Документооборот через механизмы Контур.Диадок.
  • Автоматическое получение по каналам ЭДО от контрагентов как новых документов/пакетов, так и ответ на отправленные документы.
  • Поддерживаются все операторы 1С-ЭДО и Контур.Диадок.
  • Автоматическое создание и обновление документов 1С:Документооборот. Заполнение документов по данным, полученным от контрагентов, а также значениями по умолчанию. Определяется ответственный и задача на исполнение документа. Связка документов, входящих в один пакет.
  • Процедура слияния нескольких файлов, прикреплённых к документу в один файл формата *.pdf. Позволяет пользователю выбрать, какие файлы необходимо объединить и в каком порядке.
  • Процедура определения файлов, подлежащих отправке контрагентам по каналам ЭДО. Доступна исполнителю в интерфейсах задачи и документа 1С:Документооборот. Если к задаче прикреплено несколько документов, позволяет выбрать по одному файлу в каждом документе.
  • Процедура подписания отправляемых по ЭДО документов. Доступна пользователю с соответствующими полномочиями и настройками из интерфейсов задачи и документа. Позволяет одним действием подписать все ранее отмеченные к отправке по ЭДО документы и файлы. При этом:
  • документы собираются в один пакет ЭДО;
  • подписываются только файлы, карточка документа не блокируется;
  • происходит автоматическая отправка подписанных документов и пакетов по ЭДО.
  • Процедура отражения в учете подписанных документов. При выполнении происходит автоматическая передача документа в ERP-системе и его проведение. Пользователю возвращается информация о сохраненном документе и итогах проведения. При возникновении ошибки проведения, ее текст передается пользователю, а документ сохраняется в УПП без проведения.
  • роцедура формирования заявки на добавление/изменение договора или доп. соглашения в МДМ. Доступна пользователю с соответствующими полномочиями из интерфейсов задачи и документа 1С:Документооборот после его подписания всеми сторонами. При ее выполнении пользователю предоставляется возможность заполнить недостающие поля, и происходит автоматическое формирование соответствующей заявки в системе МДМ.
Схемы отработки получаемых и отправляемых по ЭДО документов представлены на рис. 1 и рис. 2.
Рисунок 1. Схема обработки электронных документов, поступающих по ЭДО от контрагентов.
Рисунок 2. Схема обработки электронных документов, отправляемых по ЭДО контрагентам.