Электронный документооборот — не просто дань моде и разговорам о цифровой экономике. Это реальный инструмент, который снижает операционные расходы на печать, логистику и хранение документов, повышает прозрачность бизнес-процессов в компании и ускоряет принятие решений на всех уровнях — и в итоге позволяет увеличить маржинальность любого бизнеса, вне зависимости от масштаба и сферы, в которой он развивается.
Вывод однозначный – пришло время внедрять Систему электронного документооборота.
Если провести анализ рынка современных СЭД по совокупности следующих критериев:
То вы увидите, что 1С:Документооборот значительно опережает своих конкурентов.
В первую очередь необходимо провести внутренний аудит текущего состояния документооборота на своем предприятии. Самый простой способ – он же и самый эффективный – это всеобъемлющее анкетирование персонала. Основными вопросами анкеты могут быть:
В первую очередь необходимо разработать организационную структуру предприятия. Оргструктура – скорее всего будет отличаться от штатной. Основной смысл структуры предприятия в целях СЭД – это административная иерархия подразделений и сотрудников. Сформировать организационную структуру – поможет анализ анкет. Именно из анкет можно получить организационную структуру, которая отобразит предприятие как целостную систему, элементы которой тесно связаны между собой, что важно для построения маршрутов прохождения документов. Сформированная структура ляжет в основу справочника «Структура предприятия».
Внедрять 1С:Документооборот своими силами надо начинать с малого. Следующие шаги могут выглядеть так:
Страх перед новой системой, противодействие новому или тихий саботаж – неизбежные спутники любого внедрения. Самый простой способ решения этих препятствий – ввести обязательным согласование наиболее популярных процессов исключительно в СЭД. Например: согласование заявления на отпуск, согласование Заявок на оплату и пр. Высший пилотаж – обязательное использование в качестве почтового клиента – почтового клиента 1С:Документооборот. Столкнувшись с необходимостью ежедневно использовать новый инструмент для выполнения функциональных обязанностей – очень скоро повысит лояльность, а после приобретения навыков – и полюбить новую систему.
Эффект от внедрения СЭД - это в - первую очередь, повышение качества работы организации за счет выстраивания четкой иерархии подразделений, участвующих в документообороте, прозрачности их работы. Во-вторых, экономия финансовых и трудовых ресурсов в связи со снижением потребления бумаги и пр., перераспределением времени сотрудников на более востребованные работы.
Любой проект по внедрению корпоративной системы связан с рисками и проблемами. В работе с СЭД принимают участие сотрудники разных звеньев бизнес процессов и задача внедрения состоит в том, чтобы гармонизировать коллективную работу в СЭД всех отделов, служб, подразделений и филиалов. Основные источники проблем: персонал и воля руководства.
Персонал. Все люди разные — возраст, темперамент, способность осваивать новое. Кто-то из сотрудников бизнес-ориентирован, хочет развиваться в технологическом плане, а кто-то все новое воспринимает «в штыки». Требуется индивидуальный подход к каждому человеку, учет его особенностей — как возрастных, так и профессиональных и личных. Необходимо объяснение преимуществ от использования СЭД, которые, помогают людям понимать важность и ценность СЭД как для компании, так и для себя.
Воля руководства. Отсутствие воли руководителей организации может привести к последствиям разного уровня тяжести. Некоторые процессы вовсе не поддаются внедрению без воли руководства. Уровень лояльности определяется пониманием ценности процесса каждым пользователем.
Программа «1С:Документооборот 8» выпускается в четырех версиях.
Наименование | Цена, руб. |
1С:Документооборот 8 ПРОФ. Для малых и средних коммерческих предприятий и бюджетных учреждений с несложной организационной структурой и документооборотом | 33 000 |
1С:Документооборот 8 КОРП. Для предприятий со сложной организационной структурой и сложным документооборотом. Идеально подходит для средних, крупных организаций и холдингов | 187 000 |
1С:Документооборот государственного учреждения 8. Для государственных (муниципальных) учреждений со сложной организационной структурой и сложным документооборотом | 117 600 |
1С:Document Management. «1С:Документооборот КОРП» с двуязычным интерфейсом: английским и русским. Может использоваться на российских предприятиях с филиалами или дочерними предприятиями за рубежом, российских предприятиях со значительной долей сотрудников-иностранцев, а также в филиалах иностранных компаний в России | 300 000 |