Внедрение 1С:Документооборота своими руками? Это реально!

Электронный документооборот — не просто дань моде и разговорам о цифровой экономике. Это реальный инструмент, который снижает операционные расходы на печать, логистику и хранение документов, повышает прозрачность бизнес-процессов в компании и ускоряет принятие решений на всех уровнях — и в итоге позволяет увеличить маржинальность любого бизнеса, вне зависимости от масштаба и сферы, в которой он развивается.

Внедрять или не внедрять? А зачем мне нужна автоматизация документооборота?

• Если вы чувствуете, что в вашей компании зарождается или уже господствует хаос в работе с документами…
• Если на поиск определенных документов у вас уходит ХХ минут..
• Если на согласование документов требуется порядка недели (более 2-х дней).
• Если вы не можете себе ответить – сколько из ваших поручений выполнено, а сколько еще в работе и к какому сроку будут исполнены.

Вывод однозначный – пришло время внедрять Систему электронного документооборота.

Почему именно 1С:Документооборот? Или «При всем богатстве выбора другой альтернативы нет!»

Если провести анализ рынка современных СЭД по совокупности следующих критериев:

• Известность продукта, хорошее портфолио.
• Масштабируемость решения, богатая функциональность и открытость программного кода.
• Гибкость настройки условий маршрутами документов.
• Наличие удобного и мощного функционала поиска информации как за счет проработки и создания функциональной структуры и классификации информации, так и за счет полнотекстового поиска, в т.ч. по вложенным документам.
• Цена.

То вы увидите, что 1С:Документооборот значительно опережает своих конкурентов.

Осмотреться по отсекам! Или как навести порядок в своем хозяйстве.

В первую очередь необходимо провести внутренний аудит текущего состояния документооборота на своем предприятии. Самый простой способ – он же и самый эффективный – это всеобъемлющее анкетирование персонала. Основными вопросами анкеты могут быть:

• Рабочее место
• Перечень документов, с которыми приходится работать
• Проблемы и потребности, которые возникают при работе с документами.

С чего начать внедрение

В первую очередь необходимо разработать организационную структуру предприятия. Оргструктура – скорее всего будет отличаться от штатной. Основной смысл структуры предприятия в целях СЭД – это административная иерархия подразделений и сотрудников. Сформировать организационную структуру – поможет анализ анкет. Именно из анкет можно получить организационную структуру, которая отобразит предприятие как целостную систему, элементы которой тесно связаны между собой, что важно для построения маршрутов прохождения документов. Сформированная структура ляжет в основу справочника «Структура предприятия».

Внедрять 1С:Документооборот своими силами надо начинать с малого. Следующие шаги могут выглядеть так:

• Выбрать один или несколько самых наболевших процессов.
• Определить владельца и ключевых лиц процессов — т.е. определить ролевую структуру процессов.
• Провести анализ регламента процессов.
• Провести цикл совещаний для формирования описаний процессов и согласований процессов.
• Разработать матрицу прав.
• Провести тестовый запуск: определить группу обучаемых и грамотных пользователей, получить обратную связь, внести поправки в настройки процесса и разработать инструкции.
• Запустить систему в промышленную эксплуатацию.

Как перебороть страх пользователей перед неизведанным

Страх перед новой системой, противодействие новому или тихий саботаж – неизбежные спутники любого внедрения. Самый простой способ решения этих препятствий – ввести обязательным согласование наиболее популярных процессов исключительно в СЭД. Например: согласование заявления на отпуск, согласование Заявок на оплату и пр. Высший пилотаж – обязательное использование в качестве почтового клиента – почтового клиента 1С:Документооборот. Столкнувшись с необходимостью ежедневно использовать новый инструмент для выполнения функциональных обязанностей – очень скоро повысит лояльность, а после приобретения навыков – и полюбить новую систему.

Анализ эффективности внедрения

Эффект от внедрения СЭД - это в - первую очередь, повышение качества работы организации за счет выстраивания четкой иерархии подразделений, участвующих в документообороте, прозрачности их работы. Во-вторых, экономия финансовых и трудовых ресурсов в связи со снижением потребления бумаги и пр., перераспределением времени сотрудников на более востребованные работы.

Проблемные аспекты

Любой проект по внедрению корпоративной системы связан с рисками и проблемами. В работе с СЭД принимают участие сотрудники разных звеньев бизнес процессов и задача внедрения состоит в том, чтобы гармонизировать коллективную работу в СЭД всех отделов, служб, подразделений и филиалов. Основные источники проблем: персонал и воля руководства.

Персонал. Все люди разные — возраст, темперамент, способность осваивать новое. Кто-то из сотрудников бизнес-ориентирован, хочет развиваться в технологическом плане, а кто-то все новое воспринимает «в штыки». Требуется индивидуальный подход к каждому человеку, учет его особенностей — как возрастных, так и профессиональных и личных. Необходимо объяснение преимуществ от использования СЭД, которые, помогают людям понимать важность и ценность СЭД как для компании, так и для себя.

Воля руководства. Отсутствие воли руководителей организации может привести к последствиям разного уровня тяжести. Некоторые процессы вовсе не поддаются внедрению без воли руководства. Уровень лояльности определяется пониманием ценности процесса каждым пользователем.

Стоимость и функциональность версий 1С:Документооборота

Программа «1С:Документооборот 8» выпускается в четырех версиях.