История и перспективы электронного документооборота

Цель нашей компании – предложение широкого спектра услуг на постоянно высоком уровне качества обслуживания

01.11.2018

История и перспективы электронного документооборота

Первые системы электронного документооборота (СЭД) появились в середине 1990-х. Тогда они по существу представляли собой электронные журналы регистрации бумажных документов и предназначались канцеляриям крупных предприятий и организаций госсектора. Долгое время считалось, что сфера применения СЭД исчерпывается вопросами организационно-распорядительного документооборота, т.е. делопроизводства. Службы документационного обеспечения организаций требовали предоставления документов в соответствии с установленными правилами и заполнения всех необходимых атрибутов, не особо вникая, что за документы им передаются и в каком объеме. И по сей день применение электронных документов во многих организациях реализуется как дополнение к традиционному бумажному документообороту, а СЭД выполняет функции учета бумажных документов, электронными же являются лишь учетные карточки документов.

В последующие годы в электронный вид переводится всё больше делопроизводственных функций. Понятие СЭД стало охватывать не только задачи регистрации бумажных документов, но и электронное согласование, электронные резолюции, электронные копии бумажных документов, контроль исполнительской дисциплины; появляются электронные регламенты. В поле деятельности СЭД попадают договоры, заседания коллегиальных органов, кадровое делопроизводство. Появляются попытки перехода на полностью электронный документооборот для отдельных видов внутренних документов, создаются предпосылки для организации сквозного электронного документооборота между структурами территориально распределенных организаций. В связи с этим расширяется круг пользователей таких систем. Из инструмента работников канцелярий и архивов они превращаются в необходимый атрибут рабочего места специалистов, занимающихся коллективной работой с содержанием документов, использованием структурированных библиотек электронных документов. Важную категорию потребителей составляют бизнес-аналитики и руководители, принимающие управляющие решения.

В отличие от отечественной практики, ориентирующей СЭД на поддержку процессов документационного обеспечения и на учет документов (своего рода «автоматизацию бюрократии»), западный путь развития систем управления документами и контентом был изначально нацелен на поиск, интеграцию и максимально продуктивное использование знаний и ценностей, содержащихся в корпоративной информации и распределенных по различным информационным массивам. Это находит отражение и в названии таких систем: Enterprise Content Management Systems – ECM (системы управления корпоративным контентом). Сейчас практически все ведущие СЭД-продукты (как российские, так и зарубежные) уже по своим возможностям могут рассматриваться как инструменты или платформы класса ECM.

В последние годы наблюдается стремление государственного аппарата повысить эффективность своей работы за счет широкого использования информационных технологий. Круг потребителей СЭД расширяется за счет федеральных и муниципальных органов власти и управления, которые должны обеспечить предоставление электронных госуслуг и организацию межведомственного взаимодействия. 

С 2011 г. Появились единые требования к СЭД федеральных органов исполнительной власти. Активность государства как регулятора СЭД рано или поздно должна обрести организационные формы, хочется надеяться, уже в ближайшие год-два появится уполномоченный федеральный орган, отвечающий за политику государства в этой области. 

Главным технологическим ограничением для внедрения современных ИТ становится даже не транспортная недоступность, а наличие и пропускная способность каналов связи. Центром СЭД становится не контент, а человек - пользователь системы. А самое важное обеспечение взаимодействия с коллегами, членами рабочих и проектных групп, сотрудниками смежных отделов и удаленных офисов, а также внешними кругами общения госорганами, потенциальными партнерами и клиентами. СЭД из архива документов преобразуется в систему организации взаимодействия, единое информационное пространство.

Вообще диапазон применения термина «работа с документами» за последние несколько лет существенно расширился: на смену привычному «получил зарегистрировал расписал исполнил сдал в архив – забыл» пришла деятельность по типу работы со знаниями (Knowledge Work), когда документы являются не способом общения сотрудников друг с другом, а имеют ценное в контексте работы компании содержание. И на смену функционалу по атрибуции и маршрутизации приходят совсем другие запросы полнотекстовый поиск, организация хранения и разделения доступа (причем в сторону упрощения процедур получения доступа), способы совместной работы над документами, вовлечение экспертов по предметным областям в работу и т.д. Системы становятся комплексными, полнофункциональными, происходит «ECM'зация СЭД»

У рынка СЭД/ECM отличные перспективы. Растет число пользователей, к бизнесу добавляются госорганы. СЭД получили официальный статус; федеральные органы исполнительной власти должны иметь системы электронного взаимодействия. На рынке действуют мощные разработчики (и не только отечественные). Это означает, что нас ожидает новый уровень автоматизации государственных и муниципальных услуг, улучшение юзабилити и пользовательского интерфейса продуктов. Новые разработки будет отличать кроссплатформенность, возможность интеграции с различными информационными системами и, конечно, известная триада: «мобилизация, социализация и виртуализация» – активное развитие мобильных решений, взаимодействие сотрудников между собой, миграция документооборота в «облака». Использование электронной подписи сделает документооборот юридически значимым, а бизнес-процессы более эффективными. Будущее индустрии и рынка СЭД за мобильными технологиями, средствами совместной работы и большей ориентированностью на контент, а не на процессы документооборота.

___
Журнал «ИНФОРМАЦИОННЫЕ РЕСУРСЫ РОССИИ», Поляк Ю.Е.



Возврат к списку